Как отразить в учете деньги в кассе

На начало дня в кассе компании нет денег. С утра директор Васильев Н.Б. снял с расчетного счета компании 90 250 руб. на зарплату и 3000 руб. на хозяйственные нужды, привез их в офис и внес в кассу. После этого кассир выдал директору 3000 руб. на канцтовары и 60 000 руб. зарплаты. Затем зарплату в размере 30 250 руб. получил кассир Ларина К.С. Позже директор купил канцтовары и привез их в офис. Он сразу же оформил и сдал авансовый отчет с чеками на сумму 2750 руб. и вернул остаток денег (250 руб.) в кассу. Все это произошло в течение одного дня. Составьте проводки, укажите, какие кассовые документы нужно оформить по каждой операции, и заполните кассовую книгу за день. Проверьте свой ответ

По дебету отражайте наличные, которые поступили в кассу

Наличные, которые попадают в кассу, учитывайте по дебету счета 50. Какой счет кредитовать, зависит от того, откуда деньги пришли:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 (52) поступили деньги в кассу с расчетного (валютного) счета;

 

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62 (76) поступили деньги в кассу от покупателей (заказчиков);

 

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 работник вернул в кассу деньги, которые до этого получил под отчет.

Еще по теме

При расчетах между компаниями и предпринимателями соблюдайте лимит расчетов наличными — 100 000 руб. по одному договору.

В кассе и на счете 50 не может быть минусовый остаток. Деньги либо есть, либо их нет. Остаток если не нулевой, то дебетовый. Можно провести аналогию с кошельком. Ведь в нем не может быть суммы меньше нуля. Поэтому счет 50 называют активным, как и, например, счет 51 «Расчетный счет»

По кредиту покажите деньги, которые выдал кассир

Суммы, которые ушли из кассы, показывайте по кредиту счета 50. Счет по дебету выбирайте в зависимости от того, кому кассир выдал деньги:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 выдали из кассы деньги сотруднику под отчет на хозяйственные нужды (командировку);

 

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50 внесли деньги из кассы на расчетный счет;

 

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 выдали работникам зарплату.

На каждую операцию — свой кассовый документ

Как и на любом другом участке учета, каждую кассовую операцию нужно оформить первичным документом. Шесть основных документов вы найдете в таблице. Оформляйте их по унифицированным формам. Исключение — авансовый отчет. Его можно оформлять как по унифицированной форме, так и по форме, которую компания разработала сама и утвердила в учетной политике.

Следите за лимитом

Компании имеют право хранить в кассе наличные в пределах определенной суммы. Этот лимит они рассчитывают сами по одной из двух формул: либо исходя из поступлений в кассу, либо исходя из расхода наличных. Формулы есть в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Кассир следит за тем, чтобы в конце любого дня в кассе была сумма в пределах лимита. Все что свыше надо сдавать в банк. Хранить наличные в кассе сверх лимита можно лишь в дни, когда компания выдает зарплату, но не более пяти рабочих дней.

Из этого правила есть два исключения — предприниматели и малые компании. Они имеют право не устанавливать и не соблюдать лимит остатка наличных в кассе, то есть хранить в ней сколько угодно наличных.

Хранить в кассе сверхлимитные суммы опасно. За такое нарушение налоговики вправе оштрафовать организацию на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Какой первичкой оформлять кассовые операции

Операция	Документ	Форма
Деньги поступили в кассу	Приходный кассовый ордер	КО-1
Выдали деньги из кассы	Расходный кассовый ордер	КО-2
Старший кассир в течение рабочего дня выдает деньги кассирам или они передают деньги старшему кассиру	Книга учета поступивших и выданных денежных средств	КО-5
Сотрудник отчитывается за деньги, которые взял под отчет и потратил на нужды компании	Авансовый отчет	АО-1 или свободная форма
Выдали зарплату из кассы	Расходный кассовый ордер, расчетно-платежная, платежная ведомости	КО-2, Т-49, Т-53
Кассир зарегистрировал кассовые операции за день и вывел остаток на конец дня	Кассовая книга	КО-4

Что компания хранит в кассе кроме наличных

Кроме наличности компания хранит в кассе денежные документы. Это векселя, марки, проездные билеты, путевки, карты оплаты связи. Их учитывают по сумме, за которую купили. Примеры проводок:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 60 (76) поступил в кассу билет;

 

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы» выдали билет командированному сотруднику.

 

Основание	Дебет	Кредит	Сумма, µ	Документ
Поступили в кассу деньги с расчетного счета	50	51	93 250,00	Приходный кассовый ордер
Выданы из кассы деньги директору под отчет	71	50	3000,00	Расходный кассовый ордер
Выдана из кассы зарплата директору	70	50	60 000,00	Расходный кассовый ордер
Выдана из кассы зарплата кассиру	70	50	30 250,00	Расходный кассовый ордер
Директор отчитался по авансу	10	71	2750,00	Авансовый отчет
Директор вернул в кассу остаток аванса	50	71	250,00	Приходный кассовый ордер

 

Важно
Сведения о движении наличных денег отражайте в кассовой книге на основании приходных и расходных кассовых ордеров.Внимание
На листах кассовой книги есть линия отреза. Отрезанную часть подшивают в отчет кассира вместе с приходниками и расходниками.

 

 

Документ предоставлен КонсультантПлюс

 

 

"Главная книга", 2016, N 24

 

КАССОВЫЕ ВОПРОСЫ

 

N 267. Проследите, чтобы приказ о лимите кассы был подписан либо директором организации, либо лицом, у которого есть доверенность директора на утверждение лимита <1> . Это касается и приказа о лимите обособленного подразделения. Иначе ваш лимит будет считаться неустановленным и деньги в кассе вам оставлять нельзя <2> (правда, если у вас малое предприятие, вам лимит вообще не нужен <3>).

 

N 268. Пересчитайте лимит кассы, сменив способ расчета, если у вас кардинально изменилось соотношение между объемами наличной выручки и расходов из кассы. Например, лимит был установлен исходя из наличных поступлений от реализации, а теперь организация отказывается от продаж за наличные. Тогда лучше установить новый лимит, рассчитав его по наличным расходам. Иначе налоговики могут решить, что лимит завышен. Ведь его расчет должен учитывать характер деятельности организации <4>, под которым можно понимать преобладание наличной выручки над наличными расходами и наоборот.

 

N 269. Когда расчет лимита кассы по формуле дает ноль, а деньги в кассе нужны, можно создать необходимый для установления ненулевого лимита объем выдач наличных. Для этого покупают что-нибудь нужное (канцелярские товары, инструменты, расходные материалы и т.п.) за наличные, разово сняв деньги в банке и выдав их подотчетнику. Исходя из выданной суммы и делают расчет. Необходимое для расчета количество дней между снятиями наличных в банке устанавливают равным 7.

 

N 270. Если у вас малое предприятие и вы хотите оставлять в кассе любую сумму, не сдавая ее в банк, издайте приказ директора о том, что с такого-то числа организация пользуется правом не устанавливать лимит остатка кассы. Тогда вам не предъявят претензии по несоблюдению кассового лимита.

 

N 271. При существенном падении объема наличной выручки/наличных расходов вы не обязаны уменьшать лимит кассы. У вас есть право продолжать пользоваться лимитом, установленным исходя из прежних, больших, объемов <5>.

 

N 272. На директора, который предоставил своей организации заем и зачислил наличные напрямую на счет организации, составьте тем же днем два кассовых ордера. ПКО - на получение займа в кассу и РКО - на сдачу денег из кассы в банк. Иначе инспекция может оштрафовать за неоприходование наличных <6>. Ведь наличные должны были быть оприходованы, то есть записаны в кассовой книге на основании ПКО и РКО <7>.

 

N 273. Сводить в головном подразделении кассовые книги всех обособленных подразделений в одну общую по организации вы не обязаны. Для выполнения кассовых правил достаточно того, что копии листов кассовых книг ОП хранятся в головном подразделении <4>. Срок их передачи - к моменту составления бухотчетности.

 

N 274. Строка "Принято от _____" в ПКО на снятые с расчетного счета наличные может оставаться пустой в одном-единственном случае: за деньгами в банк ездил сам кассир. Он материально ответственное за кассу лицо, поэтому можно считать, что снятая сумма сразу оказывается в кассе. В остальных случаях указывайте в этой строке того, кто привез деньги из банка.

 

N 275. Принимая в кассу розничную выручку, обязательно выдавайте работнику, который ее вносит, квитанцию к ПКО <4> . Квитанция - это доказательство того, что всю выручку работник сдал.

 

N 276. На арендную плату, ежемесячно выдаваемую наличными работнику, составляйте РКО - включать ее в зарплатную ведомость нельзя. По ведомости можно выдать только то, что входит в фонд зарплаты и социальные выплаты <4>.

 

N 277. На обнаруженный в кассе излишек/недостачу не нужно составлять ПКО/РКО. Для отражения их в кассовой книге достаточно акта инвентаризации наличных (можно использовать форму N ИНВ-15 <8>).

 

N 278. Будьте осторожны с расчетом лимита, если в вашем населенном пункте нет банка. Формально в этом случае кассовые правила разрешают определить лимит кассы исходя из "льготного" 14-дневного интервала между сдачей наличных в банк/снятия их со счета <9>. Однако если от вас до вашего банка всего несколько километров и есть регулярный общественный транспорт, безопаснее рассчитать лимит исходя из максимального интервала 7, а не 14 рабочих дней <10>.

 

N 279. Если подотчетные суммы вы перечисляете на банковскую карту, то вы не обязаны соблюдать кассовые "подотчетные" формальности. То есть не нужно:

- брать с работника заявление на выдачу денег под отчет. Подтверждением того, что это именно подотчетные деньги, будет документ, на основании которого происходит их перечисление, - например, распоряжение руководителя о выдаче этой суммы на определенные цели;

- соблюдать запрет на выдачу нового подотчета при просрочке отчета по ранее выданному (в том числе и выданному наличными из кассы).

И то и другое - требование кассовых правил, а они не распространяются на безналичные операции <4>.

 

N 280. Строчку "Получил _____" в РКО можно заполнять на компьютере, но иногда лучше потребовать собственноручного заполнения. Так, при выдаче существенной для вашей организации суммы настаивайте, чтобы получатель сам вписал сумму. Проще будет доказать подлинность его подписи, если потом он вдруг заявит, что деньги не получал, а подпись не его.

 

N 281. Если директор не хочет тратить время на подписание "подотчетных" заявлений, он может дать доверенность на это другому человеку (начальнику отдела, руководителю ОП и т.д.) <4>.

 

N 282. Полученный наличными заем не обязательно вносить на расчетный счет - можно сразу расходовать эти деньги из кассы. Ограничения установлены лишь для случая, когда сама организация расплачивается наличными по договору займа, - на это разрешено расходовать только те деньги, которые ранее были сняты со счета <11>.

 

N 283. Есть разные способы выдать наличные физлицу-подрядчику, который не является ИП и должен приобрести что-то от имени вашей организации. Можно выдать деньги из кассы:

(или) под отчет <4>. Тогда нужно заявление и авансовый отчет;

(или) на исполнение договора (указав это в строке "Основание" РКО). О расходовании денег физлицо должно будет представить отчет.

 

N 284. Помните, что в расходных кассовых ордерах и приходных ордерах исправления не допускаются. Если вы сделали ошибку, выпишите новый ордер.

 

N 285. Если к вам пришли с проверкой ККТ и/или полноты оприходования выручки, посмотрите поручение на проверку. Его налоговики должны предъявить вместе со служебными удостоверениями. Убедитесь, что <12>:

- указаны Ф.И.О. инспекторов, которым поручено провести проверку, и они совпадают с Ф.И.О. пришедших к вам инспекторов;

- поручение подписано руководителем инспекции или его заместителем.

В ином случае вы можете не пускать таких проверяющих и ничего им не представлять, если проверка еще не начата. А если вы обнаружили "дефекты" в поручении, когда проверка уже идет, то есть шансы оспорить штраф <13>.

 

N 286. В РКО , составляемом на общую сумму выданных по зарплатной ведомости денег в день ее закрытия, не нужно заполнять строки "Выдать _____" и "По _____". Этот РКО - технический документ, он необходим только для записи выданной по ведомости суммы в кассовую книгу. Подтверждением передачи денег работникам он не является <4>.

 

N 287. Печать (штамп) на ПКО нужно ставить так, чтобы она полностью помещалась на отрывной квитанции <4> . Ведь печать нужна прежде всего вносителю денег как доказательство того, что он их вам передал.

 

N 288. Вы обязаны сдать депонированную зарплату на расчетный счет, только если остаток в кассе на конец рабочего дня, следующего за днем депонирования, не укладывается в лимит. Депонирование делают в последний день срока выдачи зарплаты - он должен быть указан в расчетно-платежной/платежной ведомости и не может превышать 5 рабочих дней <4>.

Если же у вас малое предприятие или вы ИП, вам можно хранить деньги в кассе без ограничений <4>.

--------------------------------

<1> Пункт 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У; п. п. 1, 3 ст. 53, ст. 185 ГК РФ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ; п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ.

<2> Постановление ВС РФ от 12.09.2014 N 11-АД14-21.

<3> Статья 4 Закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ; п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

<4> Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

<5> Письмо Банка России от 15.02.2012 N 36-3/25 (п. п. 8, 9).

<6> Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

<7> Абзац 3 п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

<8> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

<9> Приложение к Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

<10> Решение АС Калининградской области от 03.10.2014 N А21-4264/2014.

<11> Пункт 4 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У; Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

<12> Пункты 27, 28, 19 Регламента, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 132н; п. п. 22, 23, 19 Регламента, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н.

<13> Постановление 3 ААС от 06.11.2014 N А69-1173/2014.

 

Подписано в печать

02.12.2016