Выдача подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.

Примечание

Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя <1> .

Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам <2>. Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет <3>.

Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо - сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операций <4>.

К сведению

Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти на нашем сайте: glavkniga.ru -> Формы.

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую <5>) устанавливает сама организация.

Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.

Примечание

Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т.п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.

Совет

При перечислении подотчетных сумм на карту работника не забудьте в платежном поручении в поле о назначении платежа указать, что они являются именно подотчетными. Иначе есть риск, что налоговики при проверке посчитают их зарплатой и обложат НДФЛ. Кроме того, от назначения платежа часто зависит размер банковской комиссии, взимаемой за перевод.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                                                           УТВЕРЖДАЮ│

│                                                  Директор ООО "Луч"│

│                                                    Светлов        │

│                                                ------- В.А. Светлов│

│                                                          22.03.2016│

│                                                                    │

│                 Инструкция для подотчетных лиц                │

│                                                                    │

│ 1. Общие требования к выдаче и расходованию подотчетных сумм.   │

│ 1.1. Деньги могут выдаваться под отчет на любые цели, связанные с│

│деятельностью организации, и должны тратиться исключительно на те цели,│

│на которые они были выданы.                                         │

│ 1.2. Все расходы за счет подотчетных средств должны быть подтверждены│

│надлежаще оформленными документами в соответствии с п. 4.           │

│ 1.3. Максимальная сумма покупки за наличные средства у организации│

│или предпринимателя не должна превышать 100 000 руб. по одному договору│

│<6>.                                                                │

│ 1.4. Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы:              │

│ - при командировке - на время командировки, указанное в приказе о│

│командировке;                                                       │

│ - на хозяйственные и иные нужды - на срок, утвержденный│

│руководителем.                                                      │

│ По истечении этих сроков работник должен отчитаться по потраченным│

│суммам и при наличии неиспользованного остатка подотчетных средств│

│вернуть его организации в соответствии с п. 3.                      │

│ 1.5. В случае нецелевого расходования подотчетных средств, отсутствия│

│подтверждающих документов или их несоответствия требованиям, указанным в│

│п. 4, авансовый отчет работника может быть не утвержден руководителем. │

│ 1.6. При получении подотчетных средств на банковскую карту работник│

│вправе использовать при расчетах как карту, так и предварительно снятые с│

│нее наличные.                                                       │

│ 1.7. При необходимости работник с разрешения руководителя может│

│использовать при расчетах в интересах организации собственные средства,│

│которые возмещаются ему после утверждения авансового отчета.        │

│ 2. Порядок получения денег под отчет.                           │

│ 2.1. Работник передает в бухгалтерию заявление (см. Приложение N 1)│

│на имя руководителя с просьбой выдать ему деньги. В заявлении должны быть│

│указаны сумма, цель расходования и срок, на который они необходимы, а при│

│получении средств на банковскую карту - еще и платежные реквизиты, на│

│которые нужно перечислить деньги.                                   │

│ 2.2. Сотрудник бухгалтерии проверяет, нет ли у работника│

│задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. При ее отсутствии│

│ставит на заявлении отметку об этом и передает заявление руководителю.│

│Руководитель, в свою очередь, пишет на нем свое решение о выдаче денег (с│

│указанием, на какой срок) или об отказе в выдаче.                   │

│ 2.3. При положительном решении руководителя деньги работнику│

│выплачиваются способом, указанным в заявлении.                      │

│ 2.4. Если работник должен действовать от имени организации (в│

│частности, это случаи, указанные в пп. 4, 5, 8 п. 4.2), то ему выдается│

│доверенность (на получение ТМЦ - см. Приложение N 2, на иные полномочия -│

│см. Приложение N  3). Работник должен предъявить ее при расчетах с│

│третьими лицами, чтобы подтверждающие документы были оформлены на│

│организацию и он как ее представитель смог забрать причитающиеся ей│

│документы и ТМЦ.                                                    │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если работник оплатит покупку для организации чужой банковской картой, то вы все равно сможете учесть такие траты в расходах для целей налогообложения. Но для этого понадобится расписка владельца карты о том, что работник вернул ему потраченные с карты деньги <7>. Но если вы не хотите сталкиваться с такими сложностями, то прямо пропишите в инструкции запрет оплаты покупок с использованием банковских карт других лиц.

--------------------------------

<1> Постановления АС ВСО от 05.09.2014 N А69-3114/2013, от 02.09.2014 N А69-3118/2013.

<2> Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У).

<3> Постановление ВС РФ от 30.09.2015 N 307-АД15-11670.

<4> Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

<5> Письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288.

<6> Пункт 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У.

<7> Письма Минфина России от 11.10.2012 N 03-03-07/46; ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876.