Аудит расходования денежных средств

Расход средств из кассы производится:

— на выдачу средств в подотчет;

— выплату заработной платы;

— выплату депонированной заработной платы;

— оплату контрагентам по договорам.

Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам по подотчетным суммам.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства из кассы на предстоящие командировочные, представительские и хозяйственные расходы (покупку канцелярских принадлежностей, оплату почтово-телеграфных услуг, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и др.). В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, предусмотренных для этих целей. Получение денег подотчетным лицом возможно только при условии его полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 разд. I Порядка ведения кассовых операций). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 9 разд. I Порядка ведения кассовых операций). При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы (п. 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций).

Документами для проведения проверки служат приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Устанавливая, является ли дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки) рабочим днем для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета с номером приходного ордера, указанным в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, и с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность еда-чи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работник должен погашать свою задолженность. В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимся сотрудником, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если во время проверки будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и рас-четно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Выдача денег возможна по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей и карточек лицевых счетов. Особое внимание обращают на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), а также на период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно установить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, журналы-ордера (по кредиту счетов 70 и 50), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.д.

Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей осуществляется с целью выявления таких злоупотреблений.

В соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и социально-трудовые льготы, кассир должен:

— в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;

— составить реестр депонированных сумм;

— в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Кредитовый оборот по указанному субсчету за период — невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот — погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет таких сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.

Правила осуществления расчетов в России определяет ЦБР. Он устанавливает предельные размеры расчетов наличными деньгами. Так, в соответствии с указанием ЦБР от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке должен составлять в сумме 60 тыс. руб.

Установление предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами является одним из инструментов, обеспечивающих организацию наличного обращения денег, защиту и устойчивость рубля и не лишает юридических лиц возможности производить расчеты между собой в безналичном порядке без ограничения суммы и в любой форме, предусмотренной законом.

В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.

Следовательно, данная часть проверки проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину по одной сделке. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.

51. Аудиторская проверка правильности отражения кассовых операций в учете. Инвентаризация кассы при проверке.

Целью аудиторской проверки является формирование мнения о достоверности показателей БО, отраженных состояние и движение денежных средств нормативным актам РФ.

Основные нормативно-законодательные акты, регулирующие аудит: порядок ведения кассовых операций в РФ; закон РФ №5215-1 от 18.06.1993 г. «О применении ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением»; методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств; порядок регистрации ККМ в налоговых органах; типовые правила эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением; об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке; альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету налоговых операций и по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ.

Первичные документы: приходные и расходные кассовые ордера; кассовая книга; отчеты кассира; журнал регистрации выданных доверенностей; оборотно-сальдовая ведомость по сч.50, форма №2.

Аудиторская проверка кассовых операций осуществляется в последовательности:

1. определение цели и задачи аудита.

2. подборка нормативных документов.

3. составление аудиторской программы и тестов контроля.

4. установление соответствия данным БУ, данным БО.

5. проверка организации материальной ответственности.

6. проверка документального оформления движения денежных средств.

7. выявление существенных нарушений ведения учета, подготовка отчетности, соблюдение законодательства.

8. выражение мнения о достоверности кассовых операций.

Аудит кассовых операций проводится сплошным методом. С кассиром должен быть заключен договор полной материальной ответственности. Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. О приеме денег выдается квитан­ция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кас­сового аппарата. Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам или другим документам. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководите­лем и главным бухгалтером.

Аудиторская проверка кассовых операций, как правило, начинает­ся с инвентаризации денежных средств в кассе предприятия. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы пре­дотвратить возможность доступа к ним. Кассир в присутствии аудито­ра составляет кассовый отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге на день проверки. Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные до­кументы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных в расход денег не имеется. Затем начинается полистный пересчет денег. Если во время инвента­ризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную сумму, принимает к зачету, о чем делается пометка в акте. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, по­лученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге. Результаты проверки оформляются составлением акта, который подписывается аудитором, главным бухгалтером и кассиром. В случае выявления излишков или недостач денежных средств или денежных документов и других ценностей необходимо взять письмен­ное объяснение у кассира. При выявлении крупных злоупотреблений аудитор может потребовать у руководителя предприятия отстранить кассира от своих обязанностей до окончания проверки. При инвентаризации кассы проверяется: заключен ли с кассиром и раздатчиками договор о полной индивидуальной ответственности ус­тановленной формы; имеется ли приказ о назначении кассира, соот­ветствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению со­хранности денежных средств, по технической укрепленности и осна­щенности средствами охранно-пожарной сигнализации. Вся ответственность по оснащению помещения кассы ложится на руководителя предприятия. При проверке кассы наиболее важно проверить:

• полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных по чекам из банка. Сверка производится с выписками банка. Проводится встречная проверка в банке в случае обнаружения исправлений, подчисток и т.п.;

• правильность оформления приходных и расходных кассовых ор­деров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

• правильность ведения кассовой книги и выведенных в ней остат­ков денег на конец дня;

• правильность выведения итогов в платежных ведомостях;

• правильность оформления документов при депонировании за­работной платы;   

• правильность выдачи денег по доверенности;

• соблюдение лимитов хранения денежных средств в кассе и поря­док расчетов наличными деньгами с юридическими лицами;

•  хранение ключей от сейфа и их дубликатов. Последние должны храниться в опечатанном виде у руководителя предприятия;

• правильность составления бухгалтерских проводок. Особое вни­мание обращается на операции, которые по бухгалтерскому учету списаны (минуя счета расчетов) на затраты производства (20, 23, 25, 26) или издержки обращения (44);

Проводится также инвентаризация денежных документов, находя­щихся в кассе, и иностранной валюты.

Выдача денежных средств из кассы в пототчет производится на основании служебной записки, подписанной главным бухгалтером и не выше суммы, указанной в приказе руководителя о выдаче подотчетных сумм на хоз.расходы. Если подтчетное лицо не отчиталось за предыдущие суммы – деньги не выдаются. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней с момента получения аванса, если не преду­смотрены другие сроки, на которые они выданы, или со дня возвра­щения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсхо­дованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.