Организация деятельности кафе (создание организационной структуры управления)

Цель организационной структуры состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач.

Согласно классической теории организации, с выводами которой по данному вопросу согласно большинство менеджеров, структура организации должна разрабатываться сверху вниз.

Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи — подобно тому, как в планировании сначала формулируются общие задачи, а потом составить конкретные правила.

При разработке структуры кафе «Кают компания» было осуществлено деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности: главный инженер, начальник производства, зам. по снабжению и транспорту, зам. по персоналу, менеджер отдела рекламы, менеджер коммерческого отдела.

Определены должностные обязанности как совокупность определённых задач и функций и поручено их выполнение конкретным лицам. В некоторых случаях, связанных с производственной необходимостью, руководство разрабатывает конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворительное выполнение.

Во всех отделах разработаны положения, в которых определены взаимоотношения подразделений друг с другом.

Появившаяся в итоге разработки организационная структура кафе «Кают компания» – это не застывшая форма, подобная каркасу здания. Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре. В настоящее время успешно функционирующие организации регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют условия.

Организационную структуру кафе «Кают компания» можно изобразить следующим образом.

Организационная структура кафе «Кают компания» включает следующие отделы

• Отдел маркетинга

• Торговый отдел

• Бухгалтерия

•АХО

Деятельность отдела маркетинга заключается в организации процесса организации торговли конкурентоспособной продукции, организации эффек­тивной системы сбыта, проведении гибкой ценовой политики, управлении про­движения товаров.

Задачами отдела маркетинга в области стимулирования продаж являет­ся создание у потребителей мощных эмоциональных стимулов к покупке Их решение направлено на то, чтобы:

1. Дать необходимую информацию потенциальным потребителям о но­вых товарах через средства массовой информации и рекламу.

2. Использовать разнообразные средства стимулирования объемов и кратности покупок.

3. Повышать имидж предприятия.

Торговый отдел занимается непосредственно процессом торговли то­варами. Он состоит из заведующих отделами, продавцов и кассиров-контролеров.

В обязанности заведующих отделов входит контроль за соблюдением правил торговли, а также за культурой обслуживания покупателей.

Заведующие отделами являются, материально ответственными лицами за прием, учет и сохранность товаров.

Продавцы осуществляют непосредственно отпуск товаров покупате­лям.

На предприятии разработаны должностные инструкции и положения об отделах, которые являются важнейшими элементами системы менеджмента, регламентирующие права, обязанности, правила взаимодействия органов управления.

Содержание должностной инструкции менеджера включает:

1. Общие положения.

2. Объем работы и ее качество.

3. Принципы, которыми должен руководствоваться менеджер, методы решения задач.

4. Права и ответственность.

5. Взаимодействие с другими подразделениями, руководством, подчи­ненными.

6. Требуемое образование, квалификация, опыт работы, навыки

Поскольку одна из главных целей любого коммерческого предприятия - получение максимально возможной прибыли, оно должно планировать и управлять процессом маркетинга. Маркетинг - специфический элемент системы управления предприятием.

             Маркетинговый отдел имеет следующую структуру:

Его главные задачи:

• - получение необходимой информации о рынке и его участниках,

• - планирование выпуска и реализации продукции,

• - разработка системы ценообразования;

• - организация поставок и распределения готовой продукции;

• - составление прогноза расширения сбыта и увеличения сферы охвата рынка.

Управление маркетингом на кафе «Кают компания» осуществляет отдел мар­кетинга. В его состав входят два специалиста и руководитель отдела . Структура отдела по существу еще не сложилась. Он занимается планированием и осуществлением сбыта, разработкой наиболее эффективной сбытовой политики, важным составным элементом которой является ценовая стратегия, включающая методы и формы расчетов с потребителями, условия платежей, разрабатывает меры по совершенствованию управления и организации производства. Два специалиста работающих в отделе отвечают за следующие направления :

Организация спроса и сбыта продукции;

Организация рекламы.

Отдел маркетинга выполняет весьма ограниченный круг маркетинговых функций:

· изучение товарного рынка,

· реклама,

· сервисное обслуживание покупателей;

· гибкая ценовая политика.

Таким образом, на предприятии имеются несколько отделов. Например, торговый отдел, руководит всеми продавцами и товароведами предприятия; отдел маркетинга руководит всеми консультантами предприятия и т.д. Такая структура является функциональной. 

Как было отмечено выше в контрольной работе, она имеет ряд достоинств и недостатков.

Достоинства:

o высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функ­ций. Это говорит о том, что на предприятии имеется четкое разделение труда. Каждый работник имеет свои обязанности и функции, которые выполняет непосредственно он. Это повышает качество управления и результатов деятельности.

o  освобождение линейных ме­неджеров от решения некоторых специальных вопросов. Данный пункт вытекает из вышеизложенного. 

o уменьшение потребности в специалистах широкого профиля. Опять же это связано, с тем, что на предприятии каждый работник выполняет небольшое количество операций, что снижает возможности ошибок работников. 

Одной из самых значимых внутренних проблем является недостаточная заинтересованность сотрудников различных отделов в совершенствовании и доведении продукта. Взаимоотношения между рядовыми сотрудниками тесно взаимодействующих между собой отделов зачастую слишком формализованы, и, несмотря на бюрократичность, система взаимодействия отделов нечетко работает, когда дело касается конкретного продукта, отсюда сложности с контролем за выполнением мероприятий, связанных с продуктом.

Каждый участник процесса «проектирования - сбыт» по-своему воспринимает проблемы, и по-своему пытается их решать( хорошо если пытается). Проблемные задачи формируются не «от потребителя», и это обуславливает проблемы с конструкцией, технологией, контролем качества, а значит и со сбытом.

Рассмотрим подробнее схему взаимодействия служб по звеньям.

1. «Маркетолог - конструктор». Конструктор является «творцом и создателем» продукта, опирается исключительно на свой жизненный опыт при проектировании новой и совершенствовании серийной продукции, не получает поддержки со стороны специалиста по изучению рынка.

2. «Конструктор - технолог». Отношения характеризуются слабой взаимосвязью, при решении спорных вопросов однозначно превалирует мнение технолога, а отсюда незаинтересованность технологической службы в точном исполнении конструкции (подразумевает стремление к работе «под себя», а не в соответствии с требованиями конструктора).

3. «Технолог - производственник». Просматривается ориентация на максимальное упрощение технологии без какого-либо экономического обоснования, а значит, зачастую потери от ухудшения эксплуатационных свойств товара начинают превалировать над выгодой от удешевления производства.

4. «Производство - сбыт». Очень громоздкий и инертный односторонний канал передачи информации, данные из отдела сбыта проходят длинную цепочку вплоть до высшего руководства, чтобы спуститься на ту же горизонталь, но уже в производственные отделы.

5. «Сбыт - клиент». Сложная цепочка взаимоотношений, требующая значительных затрат времени и энергии.

6.  «Клиент - маркетолог». Отношения характеризуются слабой взаимосвязью. 

Следовательно, на предприятии необходимо четкое определение характера соподчиненности между звеньями организации. На данную задачу проектирования организационной структуры управления предприятия необходимо обратить наибольшее внимание. Именно здесь будет проведено кардинальное изменение подчиненности всех звеньев управленческой структуры.

Для того чтобы организация смогла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством «вертикального» разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет часто работу, не связанную с координированием работы других.

Руководители высшего звена, сами иногда звонят клиентам или выходят в зал, для того чтобы сохранить связь с клиентами, ощутить их потребности. Однако во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять его мимоходом.

По мере разрастания организации людям сложнее ориентироваться, от кого они должны непосредственно принимать указания. На этом уровне, для того чтобы организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности. Именно укрупнение кафе «Кают компания» потребовало изменений в структуре управления. На принципе разделения управленческой работы и неуправленческой, а также принципе делегирования полномочий строится работа кафе «Кают компания». В схему управления было введено дополнительное звено – начальники отделов, которые теперь координируют работу. С директора были сняты решение несущественных вопросов, которые не влияют на стратегию корпорации, что позволило сосредоточить и активизировать действия по реализации миссии кафе «Кают компания».