Командировки по территории Российской Федерации

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Только штатные работники, находящиеся в подчинении у руководителя, могут быть отправлены им в служебную командировку.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением работников некоторых специальностей - ст. 259, 268 ТК РФ), женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, и работников, имеющих детей-инвалидов, или осуществляющих уход за больными по медицинскому заключению, направить в командировку можно только с их письменного согласия. Сказанное относится и к отцам, воспитывающим детей без матери, и к опекунам несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Кроме письменного согласия работников этой категории на приказе о командировке, необходимо также получить их подпись дополнительно под текстом о том, что такой работник знал о своем праве отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК РФ).

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным.

В тех случаях, когда в связи с производственной необходимостью командируются граждане, работающие по договорам подряда, поручения, комиссии и т.д., действия которых регулируются нормами гражданского, а не трудового законодательства (см. гл. 39 ГК РФ), порядок компенсации дополнительных расходов, понесенных подрядчиком в связи с перемещением и выполнением работ в другой местности, должен быть оговорен дополнительно, так как такая поездка не будет считаться командировкой.

Эти дополнительные расходы могут быть оплачены подрядчику на основе подтверждающих документов или изначально учтены при определении цены договора. Размеры таких компенсаций не зависят от минимального уровня возмещения расходов, гарантированных работникам при направлении в служебные командировки. При этом выплачиваемые гражданину средства в счет понесенных расходов включаются в облагаемый налогом доход работника.

Кроме того, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг в соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ, являются объектом обложения ЕСН.

Определение понятия "вознаграждения по договору гражданско-правового характера" НК РФ не содержит. Поэтому в соответствии с п. 1 ст. 11 НК РФ это понятие для целей налогообложения должно применяться в том значении, в каком оно используется в ГК РФ. Статья 709 ГК РФ определяет, что вознаграждение не включает компенсацию издержек подрядчика, предусмотренных договором. Поэтому объектом обложения ЕСН будет являться только сумма вознаграждения. При наличии документов, подтверждающих фактически произведенные затраты по договору, суммы их возмещения, ЕСН облагаться не должны.

Загранкомандировки

Согласно общим правилам, установленным Трудовым кодексом РФ, порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

При этом с 1 января 2005 г. из ст. 168 ТК РФ исключено положение о том, что размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Следовательно, действующее трудовое законодательство не ограничивает возможности работодателя устанавливать собственные размеры (как выше, так и ниже норм, определенных Правительством РФ) возмещения работнику расходов, связанных со служебными командировками. Однако следует помнить, что при установлении организацией собственных норм командировочных расходов в целях налогообложения прибыли таковые расходы нормируются постановлением Правительства РФ N 93 (редакцией постановления Правительства от 13 мая 2005 г. N 299 установлены нормы расходов организаций на выплату суточных, которые начинают применяться в целях налогообложения прибыли с 1 января 2006 г.); во всех остальных случаях могут использоваться размеры выплаты суточных, установленные приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н на основании постановления Совета Министров - Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств".

Командировка работника за границу обязательно оформляется приказом руководителя с указанием места командирования, цели и предполагаемой ее продолжительности. Формы приказа и служебного задания при оформлении работника в заграничную командировку совпадают с применяемыми для поездок в пределах Российской Федерации и оформляются согласно утвержденному Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Командировочное удостоверение при загранкомандировках (страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские государства) не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения границы, проставляемые в заграничном паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию приказа на загранкомандировку и копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с пограничными отметками.

Предельная длительность загранкомандировок не установлена, но при этом командировка, продолжающаяся свыше 60 дней, считается долгосрочной и оплачивается (начиная с 61-го дня) в размерах, предусмотренных для оплаты работников загранучреждений (представительств) (п. 5 постановления Совета Министров - Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261). Срок краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней, не считая времени нахождения в пути.

Командированному за рубеж работнику, кроме предусмотренных для командировок на территории РФ компенсаций расходов по проезду (в том числе по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, из аэропорта, с пристани в пункт назначения), по найму жилого помещения и суточных, - также возмещаются следующие фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

- сборы за услуги аэропортов,

- комиссионные сборы,

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,

- на провоз багажа,

- оплате услуг связи,

- получению и регистрации служебного заграничного паспорта,

- получению виз,

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Следует обратить внимание, что действующие в настоящий момент правила бухгалтерского и налогового учета предполагают возможность отражения тех или иных сумм в регистрах учета только на основании первичных учетных документов, что может быть подтверждено документально извещением об уплате государственной пошлины, кассовыми ордерами или чеками, квитанциями, выдаваемые при расчетах за получение визы, и т.п.

Таким образом, для того, чтобы возмещаемые работнику суммы (кроме суточных в пределах норм) были включены в состав затрат и не попали в налогооблагаемый доход подотчетного лица, командированный обязательно должен иметь документальное подтверждение всех фактически произведенных затрат.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, рассчитанный исходя из реальных потребностей в стране пребывания (суточных, оплаты жилья, возможных непредвиденных расходов и др.). Для выдачи аванса с текущего валютного счета предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный чек (платежный документ в валюте).

С 18 июня 2004 г., даты вступления в силу Федерального закона от 10 декабря 2006 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" это Положение, регулирующее порядок документооборота между клиентом и банком по расходам валюты на загранкомандировки, было отменено. Общий порядок снятия денег с валютных счетов в уполномоченных банках и приобретения иностранной валюты в настоящее время определен Законом о валютном регулировании.

Возникающие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с п. 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы" в корреспонденции со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Дебет 91/2 Кредит 71 - Отражены отрицательные курсовые разницы;

Дебет 71 Кредит 91/1 - Отражены положительные курсовые разницы.

Денежные средства в иностранной валюте, выданные под отчет сотруднику необходимо учитывать в валютной и рублевой оценки на счете 71 субсчете "Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным в иностранной валюте", а денежные средства в иностранной валюте находящиеся в кассе предприятия - на счете 50 субсчете "Валютная касса предприятия". Согласно п. 7 ПБУ 3/2000 пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, средств на счетах в кредитных организациях, денежных и платежных документов, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности.

В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время нахождения средств либо активов, выраженных в иностранной валюте, также возникают курсовые разницы, которые отражаются в учете в конце отчетного периода следующими проводками:

Дебет 91/2 Кредит 50 - отражены отрицательные курсовые разницы по остаткам средств в валютной кассе;

Дебет 50 Кредит 91/1 - отражены положительные курсовые разницы по остаткам средств в валютной кассе.

Дебет 91/2 Кредит 71 - отражены отрицательные курсовые разницы по остаткам подотчетных средств;

Дебет 71 Кредит 91/1 - отражены положительные курсовые разницы по остаткам подотчетных средств.

Учет операций по покупке валюты, согласно Плану счетов, отражается на счете 57 "Переводы в пути", на котором целесообразно выделение отдельных субсчетов для рублевых и валютных перечислений в соответствии с требованиями инструкции по применению Плана счетов.

Корреспонденция счетов по учету операций покупки иностранной валюты можно представить в следующем виде:

Дебет 57 Кредит 51 - перечислены с расчетного счета средства для покупки валюты;

Дебет 52 Кредит 57 - отражено зачисление валюты на счет по курсу ЦБ РФ на день совершения операции;

Дебет 91/2 Кредит 57 - отражена разница между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ на день совершения операции;

Дебет 91/2 Кредит 51 - отражена комиссия уполномоченного банка, оплаченная с расчетного счета.

При приобретении иностранной валюты по курсу, превышающему курс, установленный ЦБ РФ, в бухгалтерском учете возникает убыток от операции по приобретению валюты. Сумма такого убытка отражается как прочие внереализационные расходы и учитывается для целей налогообложения прибыли, согласно п. 1 ст. 265 НК РФ.

Комиссионные банка при покупке валюты для целей налогообложения учитываются как операционные расходы.

При пересечении границы Российской Федерации граждане имеют право вывозить сумму, эквивалентную 3000 долл. США, не предъявляя на таможне оправдательных документов согласно Федеральному закону N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

Если сумма к вывозу превышает эквивалентную 3000 долл., но менее 10 000 долл. США, вывозимая наличная иностранная валюта подлежит декларированию таможенному органу Российской Федерации путем подачи письменной таможенной декларации.

Единовременный вывоз из Российской Федерации физическими лицами (резидентами и нерезидентами) наличной иностранной валюты в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 долл. США, не допускается. Исключение составляют случаи вывоза ранее ввезенной в Российскую Федерацию иностранной валюты в пределах суммы, указанной в таможенной декларации, подтверждающей ее ввоз в Российскую Федерацию.

По возвращении из загранкомандировки работник обязан представить отчет о результатах командировки, форма которого (Т-10а) не отличается от отчета по командировкам на территории РФ.

Документ, регламентирующий сроки предоставления отчета о зарубежной командировке - Положение N 62, согласно которому этот срок составлял 10 календарных дней после возвращения работника из-за границы, в настоящее время не действует.

Единственный нормативный акт, где еще прописан срок отчета по командировочным расходам, - это п. 11 Порядка ведения кассовых операций, причем в нем не уточняется, какого рода командировкам (внутри страны или зарубежным) данный срок относится. Согласно названному пункту работник должен представить авансовый отчет с оправдательными первичными документами спустя три рабочих дня после возвращения из командировки. Получается, что этот срок распространяется на все командировки.

К авансовому отчету о заграничной командировке (в страны дальнего зарубежья, включая государства Прибалтики) обязательно прилагается ксерокопия загранпаспорта, в том числе страниц, подтверждающих даты пересечения границы. В случае командирования работника в страны СНГ вместо ксерокопии загранпаспорта для подтверждения факта пребывания в месте командировки используется командировочное удостоверения, которое прикладывается к авансовому отчету вместе с другими документами, подтверждающими произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки).

В бухгалтерии проверяются законность и целевое использование средств путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов и т.д., подтверждающих произведенные расходы.

В случае неполного использования командируемым лицом полученного аванса для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается путем внесения в кассу эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности либо возврату в кассу организации корпоративной банковской карты. Возникшая курсовая разница по этим операциям также отражается по счету 91 "Прочие доходы и расходы".

Для целей налогообложения, по аналогии с командировками по территории РФ, не принимаются сверхнормативные расходы (для заграничных командировок нормируются только суточные), а также все затраты, понесенные подотчетным лицом по командировкам, носящим непроизводственный характер.