Сбор и анализ информации

Управленческий цикл и его стадии

С позиции науки управления всякая управленческая деятельность слагается из циклов, которым присущи определенные стадии. Управленческий цикл представляет собой повторяющуюся совокупность последовательно осуществляемых управленческих стадий, по мере и в ходе реализации которых субъект управления достигает желаемых результатов.

Для каждой стадии характерны конкретные формы и методы решения задач управления. Естественно, что каждый цикл управленческой деятельности начинается с постановки определенных задач, определения целей и завершается решением этих задач и достижением этих целей. Затем на основе анализа и критической оценки достигнутых результатов ставятся новые задачи и цели, т.е. начинается следующий управленческий цикл. В практике управленческой деятельности все стадии управленческого цикла неразрывно связаны между собой, одна проникает в другую, определяет ее содержание. Кроме того, одновременно решаются различные задачи, а значит, реализуются стадии нескольких циклов. Поэтому разделение управленческой деятельности на циклы и стадии носит условный характер и обеспечивает более глубокое и четкое представление о содержании управленческой деятельности вообще и в органах внутренних дел вчастности.

В управленческом цикле принято выделять четыре основных стадии, которые чередуются в следующей последовательности:

Сбор и анализ информации необходимой и достаточной для выполнения конкретной задачи;

Принятие управленческих решений, в том числе планов работы, обеспечивающих реализацию задач и достижения определенных целей;

Организация исполнения управленческих решений путем реализации различных форм организационной работы: четкого распределения полномочий и ответственности, проведения совещаний, организации служебных командировок, работы с документами, взаимодействия, контроля и др.

Критический анализ достигнутых результатов, своевременная и объективная оценка проделанной работы, обобщение передового опыта. Важное значение имеет выявление допущенных ошибок, причин невыполнения или неполного выполнения стоящих задач, в целях их учета в следующих управленческих циклах и стадиях.

Рассмотрим содержание стадий управленческих циклов в органах внутренних дел.

Сбор и анализ информации

управленческий цикл решение контроль

Управление невозможно без информации, под которой понимается совокупность различных данных о состоянии и изменениях, происходящих внутри и вне системы управления. Именно информационная осведомленность дает возможность субъекту управления определить свои цели и задачи, условия, силы и средства их осуществления. Благодаря обратной информационной связи субъект управления может оценить эффективность управленческого воздействия и в случаях необходимости корректировать его.

К информации предъявляются следующие основные требования:

минимум объема информации при максимуме содержания, необходимого для решения задач управления;

четкое функционирование каналов движения информации, обеспечивающих оперативность и достоверность ее обработки;

максимальная унификация носителей информации в цепях механизации и автоматизации работы с ней.

В МВД действует отраслевая информационная система, обслуживающая органы, службы и подразделения. Она включает в себя основные виды информации, информационные массивы на всех уровнях управления, информационные связи и каналы движения информации, средства и формы организации информационных процессов, систему сбора, фиксации, хранения, переработки и выдачи информации, основные носители информации (документы, перфокарты, магнитные ленты, память ЭВМ), технические средства передачи, приема, переработки информации, службы и персонал, обеспечивающий функционирование информационной системы.

Основной носитель информации - это документ, поэтому до 80% рабочего времени у аппарата управления занимает работа с документами. В процессе управления документы выполняют целый ряд функций. Они могут быть основанием для принятия управленческих решений, доказательством его существования и выполнения. В то же время документ обеспечивает закрепление во времени, передачу в пространстве определенных фактов, служит источником для справок и оценки работы.

Процесс информационной работы включает целый ряд стадий: получение, фиксирование и хранение, размножение, передача и прием, обработка, анализ. Получение информации связано со сбором определенных сведений и фактов для включения их в различные учеты и другие накопители, в том числе машинные. В этой работе важное значение имеют средства и каналы связи, четкость их использования и техническое состояние.

Отображается информация прежде всего в различных управленческих документах. Кроме того, в этих целях используются планшеты, карты, графики, перфокарты, магнитные ленты, ЭВМ и т.п. Передача и прием информации составляет основное содержание управленческого процесса и осуществляется с помощью организации документооборота, телефонной, телетайпной и радио связи.

В органах внутренних дед функционируют четыре основные системы информации: статистическая, справочная, оперативная и нормативная.

Статистическая информация представляется в заранее установленные государственные сроки и по установленной форме. Статотчетность отражает как оперативную обстановку, так и деятельность органов внутренних дел по выполнению основных задач. Обработка статистической информации централизована и автоматизирована, ибо ее носители унифицированы и подготовлены к машинной обработке.

Справочная информация накапливается постепенно по определенным критериям и используется по мере необходимости для нужд управления или оперативно-служебных задач. Есть централизованная справочная информация, массивы которой, в основном, создаются в Главном информационном центре МВД России (дактилоскопическая, кадровая, особо опасные рецидивисты и др.). Однако большая часть справочной информации пока имеет лишь местное значение, автоматизирована частично путем создания региональных автоматизированных справочных систем.

Оперативная информация поступает в органы внутренних дел непрерывно, как в письменной, так и в устной форме: сообщения по телефонам 02 жалобы и заявления граждан, рапорта и докладные записки сотрудников, переписка с государственными и общественными организациями. Это наиболее важная для деятельности органов внутренних дел информация. Вместе с тем она наиболее сложна для упорядочения и автоматизации, так как представляет огромный, постоянно изменяющийся массив многочисленных и неформализованных носителей информации.

Определенная работа по формализации фиксирования оперативной информации проводится за счет внедрения бланков протоколов, сообщений о правонарушениях, журналов, государственных стандартов на управленческие документы и т.д. Особое значение сейчас придается созданию автоматизированных систем на базе ИВЦ МВД, УВД.

Нормативная информация имеет особое значение в управленческой деятельности, так как содержит команды управления, носит правовой характер. Это приказы, распоряжения, инструкции, постановления, решения как органов государственной власти и управления, так и руководителей органов, служб и подразделений. Нормативная информация также требует к себе серьезного внимания. Она должна быть четко упорядочена, своевременно обновлена.

В органах внутренних дел можно выделить три основных канала движения информации /схема 4/:

. Каналы прямой связи (от субъекта к объекту управления) содержат управляющую информацию, которая идет от МВД России через МВД республик и УВД в горрайотделы, службы и подразделения, учреждения МВД в виде приказов, инструкций, указаний, запросов и т.д. Это команды управления.

. Каналы обратной связи (от объекта управления к субъектам). Это информация, идущая от служб, подразделений ГОРОВД в вышестоящие органы в виде отчетов, сообщений, докладных записок, ответов на запросы и характеризующая состояние объекта и выполнения им команд управления.

. Каналы горизонтальной связи действуют между различными субъектами и объектами управления, не связанными между собой отношениями руководства и подчинения). Это справочная и оперативная информация, которой обмениваются между собой как органы, службы и подразделения МВД, так и другие государственные и общественные организации в виде ориентировок, обзоров передового опыта, информационных сообщений, ответов на запросы и т.д.

Информационная работа тесно связана с аналитической, которая состоит в обработке информации в целях определения состояния оперативной обстановки, эффективности деятельности ОВД, обоснования управленческих решений, подведения итогов и оценки деятельности.

По целям и методам в органах внутренних дел различают несколько видов анализов. Во-первых, прогностические анализы развития оперативной обстановки в целях выработки перспективных мероприятий на длительный период. Во-вторых, комплексные анализы состояния преступности и результатов борьбы с ней за определенный период (квартал, полугодие, год), которые составляют базу планирования работы. В-третьих, текущий (непрерывный) анализ оперативной обстановки на основе суточной информации. Он служит потребностям оперативного управления, позволяет вносить коррективы в планы работы, расстановку сил.

По объему анализ может охватывать всю территорию обслуживания, отдельные регионы, организации или отдельные правонарушения.

Конкретные аналитические исследования включают несколько этапов:

определение его цели, составление программы исследования;

выбор методики, составление рабочего плана исследования;

сбор материала и его анализ, обобщение и изложение материала;

формулировка итогов и выводов, разработка предложений.

В аналитических исследованиях применяются различные методы: изучение документов, анкетирование, наблюдение, экспериментирование, моделирование и др.

Информационно-аналитической работой в том или ином объеме занимаются все руководители, службы и сотрудники, но в интересах всего органа, служб и подразделений (в том числе и следственных) - это обязанности штабов, дежурной службы, информационных центров, секретариата или канцелярии. Ведь основным носителем информации пока являются документы.

Основное содержание аналитической работы, в органах внутренних дел - это изучение и анализ оперативной обстановки.

С оценки оперативной обстановки за прошедшие сутки начинается рабочий день руководителей органов и служб, ее изучением и оценкой завершаются отчетные периоды. Проведению различных комплексных мероприятий предшествует анализ обстановки. С такого же анализа начинается планирование работы.

Текущий анализ оперативной обстановки и результатов служебной деятельности осуществляется дежурной службой, а также руководителями служб и подразделений. Отчетные, перспективные анализы ведут сотрудники штабных подразделении, руководители или специально выделенные сотрудники. Например, в СУ/СО этим занимаются следователи-методисты.

Обеспечение органов, служб и подразделении своевременной информацией для выполнения оперативно-служебных и управленческих задач является основной обязанностью информационных центров МВД, УВД.

Информационные центры контролируют и осуществляют организационно-методическое руководство процессом регистрации, оформления и передачи первичной информации всеми органами и службами. Оснащенные средствами вычислительной техники, ИЦ обязаны решать задачи автоматизации информационных систем, создания единых информационно-справочных систем, информационно-поисковых автоматизированных систем.

Методическое руководство и контроль за деятельностью информационных центров МВД, УВД возложено на Главный информационный центр (ГИЦ) МВД России.

Кроме того, его задачами являются: обеспечение органов внутренних дел оперативно-справочной, статистической, производственно-экономической научно-технической и другой информацией; внедрение средств вычислительной техники в деятельность органов внутренних дел и контроль за ее использованием; организация научных исследований и разработок по комплексной автоматизации информации.

В органах внутренних дел проводится определенная работа по упорядочению организации информационно-аналитической работы, в первую очередь в направлении сокращения переписки и отчетности, установления объективно необходимого объема информации на каждом уровне управления, разработка и внедрение автоматизированных оперативно-розыскных и поисковых систем на базе АБД /центр/, АБД /субъект федерации/, формирования массивов законодательных актов и нормативных документов МВД, информации об отечественной и зарубежном опыте борьбы с преступностью и главная подготовка и переподготовка личного состава (особенно руководителей) для эффективного использования компьютерной техники.