Порядок составления и обработки документов
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Оформляется документ, как правило, в нескольких экземплярах, свободные строки в нем обязательно прочеркиваются. Записи в первичных документах могут производиться чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин, средств компьютеризации, что должно обеспечить сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей в документе простой карандаш. Текст документа должен быть конкретным и четким, не допускать возможности его двойного чтения и каких-либо неясностей. Итоговые данные в первичных документах указывают цифрами и прописью, причем суммы прописью пишут с заглавной буквы, чтобы исключить возможность подделки документа. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть обязательно пронумерованы. Порядок составления первичных документов, отражения в них информации о хозяйственных операциях, их хранения и движения регламентирует Федеральный закон от 23 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете». Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку). Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при компьютерной обработке – отметку исполнителя о вводе информации в компьютер. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). «Типичные ошибки при работе с первичными документами: - использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике; - отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов; - отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов; - не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; - наличие подчисток и помарок в документах; - нарушение правила исправления ошибок в документах; - исправления в кассовых документах; - записи простым карандашом; - отсутствие прочерков в свободных строках; - отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам; - арифметические ошибки при таксировке документов.»[4] Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: 1) зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное; 2) надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма; 3) на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления. В данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности. Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. После обработки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см. При формировании дел необходимо соблюдать следующие условия: 1) Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно; 2) Подлинники отделяют от копий, а годовые отчеты – от квартальных и месячных; 3) В дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. В дело группируют документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев их помесячно разделяют листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяют к документам, к которым они относятся. Папки с документами заключаются в переплет. На титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.
Популярное: Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (244)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |