Порядок проведения инвентаризации

К началу инвентаризации должна быть закончена обработка приходных - расходных первичных документов, сделаны все записи в аналитическом, синтетическом учёте и выведены остатки. Все материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправных весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу, обязательно в присутствии материально ответственного лица.

Для проведения инвентаризации создаётся специальная инвентаризационная комиссия. Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Состав инвентаризационных комиссий и групп утверждается приказом руководителя предприятия.

В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии), главные бухгалтера, начальники структурных подразделений (служб), представители общественности.

Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции: заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей, организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий, производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации, рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, в состав которых входят: представитель руководителя предприятия (председатель комиссии). специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист).

В некоторых случаях (например, после краж и ограблений) в состав комиссий включают представителей: управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов; службы внутреннего аудита организации; независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Последовательность выполнения работ при инвентаризации примерно следующая:

1. Издаётся приказ о проведении инвентаризации (Приложение Г), в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, что конкретно подлежит инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию.

2. Делается запись в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (Приложение Д) о начале проведения инвентаризации. При этом заполняются графы: дата и номер приказа, состав инвентаризационной комиссии, расписка в получении приказа (согласно приказу и фактически). Все последующие графы книги о результатах проведения инвентаризации заполняются после её завершения.

3. Проводится инвентаризация, и составляются соответствующие инвентаризационные описи и акты по каждому виду инвентаризуемого имущества и обязательств.

4. По отдельным объектам имущества и обязательств при необходимости делаются контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, и составляется акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей. В акте отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения (плюсовые и минусовые).

5. О выявленных результатах контрольных проверок делаются записи в книге учёте контрольных проверок правильности проведения инвентаризации по форме 4 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В книге фиксируются все выявленные отклонения при контрольных проверках и принятые решения администрации по результатам контрольных проверок.

6. Составляются сличительные ведомости результатов инвентаризации (Приложение Е), в которые заносятся, развёрнуто выявленные результаты инвентаризации: суммы излишков и недостач.

7. Делаются итоговые записи в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации: заполняются графы 11-22 книги (дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам - погашение недостач либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков).

8. Подводятся итоги инвентаризации, и составляется сводная ведомость результатов (Приложение Ж), в которой указываются: наименования и номер счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, фиксируются суммы недостач и излишков и суммы, установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь (зачёт по пересортице, списание в пределах норм убыли, отнесение на виновных лиц, списание на убытки).