Контроль исполнения бюджета и бюджетный анализ                             в бюджетном цикле

Бюджетный процесс в организации имеет циклический харак­тер с периодом, равным временному интервалу, на котором осу­ществляется бюджетирование и для которого разрабатывается бюджет. Этот интервал называется бюджетным периодом. В боль­шинстве случаев он составляет один год. В течение бюджетного периода основные вопросы планирования решаются бюджетным комитетом на своих регулярных совещаниях.

Бюджетирование, касается не только периода, к которому от­носится план. Очевидно, что разработка плана должна начаться еще до начала бюджетного периода, а процедуры контроля долж­ны завершиться после него. Все эти составляющие формируют бюджетный цикл, который включает следующие этапы:

1. постановка целей на бюджетный период;

2. сбор информации для разработки проекта бюджета;

3. анализ и обобщение собранной информации, формирова­ние проекта бюджета;

4. оценка проекта бюджета и корректировка его при необхо­димости;

5. утверждение бюджета;

6. исполнение бюджета и текущая корректировка показателей;

7. текущий и итоговый анализ отклонений;

8. представление отчета о выполнении бюджета и анализ дос­тижения целей организации за отчетный период;

9. выработка рекомендаций для корректировки бюджета те­кущего периода и разработки будущих бюджетов.

Все эти этапы объединяются в три основных фазы, четко раз­граниченные по времени. До начала бюджетного периода этапы подготовки бюджета объединены в фазу планирования. С началом бюджетного периода начинается фаза реализации, которая вклю­чает помимо исполнения бюджета все текущие аналитические про­цедуры. Подготовка итоговых отчетов и анализ ex-post формиру­ют завершающую фазу бюджетного цикла. Таким образом, бюд­жетный цикл, соответствующий одному бюджетному периоду, длится гораздо дольше, чем сам бюджетный период, поскольку начинается задолго до его начала и заканчивается уже после его завершения, когда уже длится фаза реализации следующего цик­ла. На практике получается, что через небольшой промежуток времени после завершения отчета об исполнении бюджета целе­сообразно начинать готовить следующий бюджет.

Функции бюджета как средства контроля и оценки деятельности предприятия раскрываются только тогда, когда прогнозируемые показатели сравниваются с фактическими. Иными словами по завершении планового периода необходимо составить отчет о деятельности предприятия, в котором будут сравниваться прогнозируемые и фактические показатели.

Контроль за исполнением бюджета базируется на следующих основополагающих принципах:

темпоральность - контроль за исполнением бюджета осуществляется множественно и параллельно во времени на базе соответствующего отчетным интервалам информационного обеспечения. Предварительный и текущий контроль возможен при совершенствовании электронно-документированного управленческого (оперативного) учета, контроль по завершению отчетного периода базируется на данных бухгалтерского учета;

объективность - к информационному обеспечению, на базе которого выполняется контроль за исполнением бюджета, предъявляются требования системности и целостности. Объективности предварительного и текущего контроля можно достичь при гармонизации данного учета с бухгалтерской отчетностью;

сравнимость - необходима однозначная идентификация хозяйственных операций и их параметров, что, естественно, обусловливает требование о наличии единого бюджетного классификатора, таблиц соответствия регистров бухгалтерского и бюджетного учета, а также системы согласования информации в параллельных контурах учета;

ответственность - руководители структурных подразделений ответственны за формирование, утверждение и последующее исполнение бюджета в рамках их компетенций, определенных регламентом.

На рисунке 1 представлены основные этапы бюджетирования и соответствующие им виды контроля:

· Предварительный контроль (контроль с прямой связью)

· Текущий контроль (контроль с обратной связью)

· Заключительный контроль (контроль с обратной связью)

Рис.1 Контроль с прямой и обратной связью в системе бюджетирования

Предварительный контроль проводится до начала выполнения действий по претворению намеченных целей предприятия. Его задача – установить, могут ли возникнуть какие-либо трудности, препятствующие выполнению этих планов. Данный вид контроля осуществляется в процессе формирования бюджетов: когда предполагаемые результаты могут быть далеки от требуемых, когда рассматриваются различные варианты действий до тех пор, пока составленный бюджет не будет соответствовать установленным критериям. В ходе предварительного контроля.

Текущий бюджетный контроль осуществляется непосредственно в ходе исполнения бюджета. Его задача заключается в сопоставлении фактических и бюджетных показателей, выявлении отклонений и осуществлении корректирующих действий. Текущий контроль базируется на обратной связи через систему учета, которая по своему характеру может быть непрерывной и периодической.

Обратная связь в системе текущего бюджетного контроля осуществляется в виде отчетов, периодичность подготовки которых зависит от уровня менеджмента, для которого они предназначены, вида центра ответственности и ситуационных потребностей управления.

Бюджетный текущий контроль может осуществляться путем наблюдения и на основе документальной первичной информации.

Контроль через наблюдение за исполнением бюджетов осуществляется путем общения менеджера со всеми участниками хозяйственной деятельности. Этот вид контроля более оперативен и действенен, он позволяет выявить многие отклонения , не поддающиеся учету.

Контроль на основе документальной первичной информации позволяет точнее определить разрыв между бюджетными и фактическими показателями, этот способ более объективен к причинам возникновения отклонений.

Необходимо отметить, что эти две формы текущего контроля взаимно дополняют друг друга, и служат одной цели – осуществлению корректировки корректирующего действия на показатели исполнения бюджета до их окончательного формирования.

Заключительный бюджетный контроль осуществляется либо сразу по окончании периода, для которого осуществлялось планирование, либо по истечении заранее установленного периода времени. Данный контроль осуществляется путем сопоставления фактических результатов и бюджетных показателей. Выполняет следующие функции:

· Способствует получению целостной информации, на основе которой формируются последующие бюджеты, с учетом реалий прошлого.

· Позволяет производить более точный расчет фактических показателей бюджетов с учетом временных факторов.

Управленческий учет и контроль всегда сопровождает анализ. В зависимости от видов бюджетного контроля различают три вида бюджетного анализа: перспективный, оперативный и ретроспективный.

Перспективный бюджетный анализ изучает экономические явления и процессы с позиции перспективы их развития и использования при формировании бюджетов.

Основные цели данного анализа – изучение способов и возможностей достижения стратегических и тактических целей организации, реальность исполнения, составляемых бюджетов.

Оперативный бюджетный анализ используется непосредственно при формировании бюджетов. Основные цели – оценка отклонений исполнения фактических показателей от намеченных бюджетом.

Оперативность в анализе бюджетов означает прежде всего своевременность выявления и исследования краткосрочных изменений деятельности отдела, которые либо могут вывести его из заданного бюджетом направления развития, либо сигнализируют о появившейся возможности перейти на более эффективный режим функционирования. При этом всегда необходимо учитывать время, в течение которого действуют причины, порождающие отклонения от бюджета.

Ретроспективный анализ проводится на основе итоговых результатов деятельности подразделения за период, установленный бюджетом. Ретроспективный анализ проводится по документированным источникам информации на базе бухгалтерской и статистической отчетности, что позволяет типизировать процедуры анализа. Компьютерная техника позволяет существенно сокращать сроки проведения анализа, более полно учитывать влияние выявленных факторов на результаты производственно-хозяйственной деятельности.

Целью ретроспективного анализа является оценка напряженности и обоснованности бюджетных показателей, установление причины отклонения от бюджетных показателей и проведена оценка деятельности менеджеров, структурных подразделений и по предприятию в целом. 

Таким образом бюджетирование обеспечивает лучшую координацию хозяйственной деятельности, повышает управляемость и адаптивность предприятия к изменениям во внутренней (оргструктура, ресурсы, потенциал предприятия) и внешней среде (рыночной конъюнктуре), снижает возможность злоупотреблений и ошибок в управлении, обеспечивает взаимосвязь различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности, формирует единое видение планов предприятия и возникающих в процессе их осуществления проблем всеми ответственными работниками, обеспечивает более ответственный подход специалистов к принятию решений, лучшую мотивацию их деятельности и ее оценку.