Особенности организации бюджетирования в Торговом Доме

Бюджет является высокоэффективным инструментом внутрифирменного финансового планирования и позволяет оперативно коор­динировать и оценивать деятельность структурных подразделении предприятия.

 С бюджета начинается процесс постановки конкрет­ных задач коммерческой деятельности. Отклонения от плановых показателей в процессе исполнения краткосрочных бюджетов служат сигналом руководителям для принятия действенных мер по устране­нию негативных отклонений. В состав процедур финансового управ­ления включают: бюджетирование, привлечение заемных средств и размещение временно свободных денежных ресурсов на финансовом рынке. По отношению к бюджетированию две последние процедуры занимают подчиненное положение. Это вызвано тем, что без четкого управления и контроля за денежными потоками внутри предприятия действия по привлечению и размещению денежных средств могут ока­заться неэффективными, и не приведут к укреплению финансовой ус­тойчивости и платежеспособности субъекта хозяйствования. Процесс бюджетирования должен быть стандартизирован с помощью бюджет­ных форм, инструкций и процедур, разработанных самим предприя­тием.

 В Торговом Доме основным бюджетным нормативным актом является распоряжение по бюджету (Приложение), оно отражает политику, организационную структуру предприятия, распределение прав, обязанностей и ответственности исполнителей. Эти инструкции выполняет роль свода правил и реко­мендаций для разработки бюджетных программ.

На этапе первоначальной подготовки бюджета управление процес­сом бюджетирования начинается с назначения ответственного лица за весь бюджетный процесс, в торговом доме им является Генеральный директор. Генеральный директор Торгового Дома является ответственным за предоставление всей информации, необходимой для подготовки планового и фактического бюджета в Финансово-экономический отдел Корпорации «АГРО-ТРАСТ».

Обязанности по организации сбора информации необходимой для подготовки пла­нового бюджета, ее первичному анализу, проверке достоверности и передаче сведений Генеральному директору Торгового Дома возлагается на руководителей направлений Торгового Дома «АГРО-ТРАСТ». Процесс подготовки бюджета осуще­ствляется снизу вверх. Бюджет начинают составлять на низшем уровне руководства, а совершенствовать и координировать на более высоком уровне.

Подобный подход помогает руководителям подразделений принимать участие в под­готовке своих бюджетов.

Следующим шагом в бюджетном процессе является предоставление руководителями всех направлений планов реализаций товаров в натуральных и стоимостных показателях. На основе данного плана строится бюджет продаж. Цель данного бюджета – рассчитать объем продаж в целом и по всем видам товаров. Исходя из стратегии развития компании, и прогнозов в отношении емкости рынка определяется количество потенциально реализуемых товаров (в натуральных единицах). Прогнозные отпускные цены используются для оценки объема продаж в стоимостном выражении.

На согласование Генеральному директору Торгового Дома должна быть представлена следующая информация:

· Плановые расходы каждого из направлений деятельности Торгового Дома;

· Расходы на ГСМ в разрезе каждого транспортного средства (Приложение);

· Планируемые расходы, носящие капитальный характер;

Генеральный директор Торгового Дома осуществляет проверку достоверности, обоснованности информации. В случае возникновения замечаний Генеральный директор совместно с руководителями направлений устраняет возникшие замечания, корректи­рует планы и утверждает всю представленную информацию своей подписью. После этого вся перечисленная выше ин­формация (план реализации и план расходов), а так же сведения об остатках товаров на складах, предоставляется в Финансово-экономический отдел Корпорации, где составляется предварительный бюджет доходов и расходов (Приложение), бюджет движения денежных средств (Приложение) и прогнозный баланс.

Бюджет доходов и расходов – определяет экономическую эффективность деятельности предприятия. Данный бюджет формирует основной финансовый результат деятельности предприятия, т.е. его прибыльность.

Однако надо иметь в виду, что на значения статей БДР и его итоговый результат непосредственным образом влияют положения внутренней учетной политики в части момента признания и правил соотнесения доходов и расходов.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) носит более очевидный характер, он непосредственно планирует и фиксирует реальные потоки денежных средств и сравнительно прост для составления. БДДС определяет «платежеспособность» предприятия как разницу поступлений и «выбытий» денежных средств за период.

И, наконец, последний из финансовых бюджетов – Бюджет по балансовому листу (ББЛ), который определяет экономический потенциал и финансовое состояние предприятия. ББЛ является результирующим бюджетом, он формируется на основе БДР и БДДС.

 Предварительно бюджеты обсуждаются на совещании Генерального директора с руководителями всех направлений  и после снятия спорных вопросов должны быть утверждены Генеральным директором. Следовательно, включенные в бюджет показатели являются результатом обсуждения между лицами, ответственными за данный бюджет, и его руководителем.

Плановые бюджеты по каждому направлению деятельности Торгового Дома «АГРО-ТРАСТ» рассматриваются и утверждаются на очередном Бюджетном Комитете. Бюд­жетный Комитет проводится 25-го числа месяца, предшествующего плановому.

Бюджетный комитет — это составленная из руководителей верхнего звена консультативная группа, которая может вклю­чать и внешних консультантов. Данный комитет — постоянно дей­ствующий орган, который занимается тщательной проверкой страте­гических и финансовых планов, дает рекомендации, разрешает разногласия и оперативно вносит коррективы в деятельность пред­приятия.

Следующим этапом бюджетирования является сбор фактических данных и сопоставление их с плановыми показателями. Для этого в Финансово-экономический отдел Корпорации предоставляется следующая информация:

· Производственные отчеты о выпуске продукции, расходовании сырья и вспомогательных материалов;

· Данные о заработной плате, начисленной за месяц предшествующий плановому;

· Расшифровка фактического расхода ГСМ, где находят свое отражение фактический пробег, расход ГСМ каждой единицы транспорта. Данная расшифровка должна быть подготовлена в разрезе каждого из направлений деятельности Торгового Дома.

Бухгалтерский учет ведется с применением интегрированного программного продукта 1С, поэтому за доставку бухгалтерских баз за отчетный период в офис Корпорации и организацию своевременного доступа к базам специалистов Финансово-экономическо­го отдела отвечает начальник ОАСУ.

Фактические бюджеты должны предоставляются Генеральному Директору Торго­вого Дома для ознакомления и предварительного рассмотрения.

Генеральный директор совместно с руководителями всех направлений деятельности Торгового Дома рассматривают результаты деятельности каждого из подразделений Торгового Дома за истекший период. В результате рассмотрения фактических бюдже­тов на предварительном совещании Генеральный Директор Торгового Дома может вы­ступить с предложениями по корректировке фактических бюджетов в соответствии с информацией, которая не нашла своего отражения в регистрах бухгалтерского учета.

Фактические бюджеты каждого направления Торгового Дома «Агро-Траст» рассматриваются и утверждаются на очередном Бюджетном Комитете. Бюджетный Комитет проводится 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Таким образом, окончательным резуль­татом процесса бюджетирования является разработка трех ключевых бюджетов: бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств и прогнозного баланса. Все бюджеты составляются на 1 месяц. 

Составляются бюджеты снизу вверх, т.е. бюджеты начинают составлять на низшем уровне руководства, а совершенствовать и координировать на более высоком уровне, при этом плановые показатели поднимаются только вверх к руководству, не спускаюсь до уровня рабочих, которые непосредственно участвуют в выполнении данных плановых показателей.