Анализ затрат на закупку и хранение материальных ресурсов

 

Логистическая система управления запасами проектируется в целях непрерывного обеспечения потребителя каким-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели достигается решением следующих задач:

- учет текущего уровня запаса на складах различных уровней;

- определение размера гарантийного (страхового) запаса;

- расчет размера заказа;

- определение интервала времени между заказами.

Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами являются:

1) система управления запасами с фиксированным размером заказа;

2) система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами [1, с. 236].

Учет текущего уровня запаса в каждой системе происходит по-разному. Система с фиксированным размером заказа требует непрерывного учета текущего запаса на складе, и это можно рассматривать как основной ее недостаток. Напротив, система с фиксированным интервалом времени между заказами требует лишь периодического контроля за количеством запаса, и в этом заключается ее основное преимущество перед первой системой.

Прежде чем приступить к определению размера гарантийного (страхового) запаса, дадим определение запаса. Запасы сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции представляют собой материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления. Все запасы производства определены как совокупные, которые подразделяются на два вида: производственные и товарные. По исполняемой функции все совокупные запасы производства подразделяются на текущие, подготовительные, гарантийные (или страховые), сезонные, переходящие.

Данные для каждой графы предлагаем сформировать следующим образом.

Графа 1 "Номенклатурный номер" - указывается номенклатурный номер базы данных программного обеспечения предприятия.

Графа 2 "Наименование"; графа 3 "Единица измерения"; графа 4 "Потребность материалов на месяц, ед. изм.", далее - ПМ; графа 5 "Цена за единицу измерения, руб." - переносятся из базы данных предприятия на основе утвержденной плановой потребности.

Графа 6 "Суточная потребность, ед. изм.", далее - СП, рассчитывается делением ПМ (гр. 4) на число рабочих суток в текущем месяце.

Графа 7 "Остаток на текущий момент, ед. изм.", далее - ОТМ, формируется из оборотной ведомости на дату формирования отчета. Данный показатель будет правильным только при условии оперативного учета движения материалов.

Графа 8 "Число суток, на которое рассчитан страховой запас, сутки", далее - X, определяется на основе "предположений" менеджера по закупкам или руководства, если используется метод определения объема страхового запаса на основе суточного потребления. Значение X зависит от таких факторов, как важность этого материала для производственного процесса и общая доступность. Может колебаться для различных материалов от 0 до 15 дней.

Графа 9 "Время для выполнения заказа, сутки", далее - ВЗ, определяется для каждой номенклатурной позиции отдельно и может быть рассчитана как средневзвешенная величина нескольких периодов поставки от одного поставщика. Также ВЗ может определяться менеджером по закупкам, но следует помнить, что время выполнения заказа в базе данных описывается одним параметром, а на самом деле складывается из нескольких компонентов:

- время, необходимое поставщику для производства, упаковки и отгрузки товара;

- время транспортировки от поставщика до склада покупателя;

- время, необходимое для приемки товара, распаковки и подготовки к использованию.

Планируемое ВЗ заносится в карточку товара, находится в базе данных с возможностью корректировать данный показатель при необходимости.

Графа 10 "Точка заказа, ед. изм.", далее - ТЗ. Точка заказа (ТЗ) - это то количество материалов, при котором покупатель должен подавать поставщику заказ на пополнение. Расчет производится так:

ТЗ = СП(X + ВЗ), или гр. 10 = гр. 6(гр. 8 + гр. 9).

Графа 11 "Количество суток до точки заказа, сутки", далее - Сут. ТЗ, рассчитывается так:

Сут. ТЗ = (ОТМ - ТЗ) / СП, или гр. 11 = (гр. 7 - гр. 10) / гр. 6.

Графа 12 "Количество материалов, необходимое к закупке, ед. изм", далее - ЗМ, рассчитывается так:

ЗМ = ПМ - ОТМ + ТМ, или гр. 12 = гр. 4 - гр. 7 + гр. 10.

Графа 13 "Заключение", сравниваются гр. 11 и сумма (гр. 8 + гр. 9).

Если СутВЗ > (X + ВЗ), или гр. 11 > (гр. 8 + гр. 9), то на дату формирования отчета заказ к поставщику не размещается.

Если СутВЗ <= (X + ВЗ), или гр. 11 > (гр. 8 + гр. 9), то на дату формирования отчета заказ к поставщику размещается в объеме, равном ЗМ (гр. 12), с округлением до объема тарного места.

Схема оперативного отчета остатков материалов (товаров) опробована на данных предприятия ООО «Эльдорадо».

 

 

Таблица 3.1. Схема оперативного отчета остатков материалов (товаров)

 

Номенклатурный номер

Наименование

Ед. изм.

Потребность в материале на месяц, ед. изм. (ПМ)

Цена за ед. изм., руб.

Суточная потребность, ед. изм. (СП)

Остаток на текущий момент, ед. изм. (ОТМ)

Число суток, на которое рассчитан СЗ, сутки (X)

Время для выполнения заказа, сутки (ВЗ)

Точка заказа, ед. изм. (ТЗ)

Число суток, до ТЗ (Сут. ТЗ)

Количество материалов, необходимое к закупке (ЗМ)

Заключение

Гр. 1

Гр. 2

Гр. 3

Гр. 4

Гр. 5

Гр. 6

Гр. 7

Гр. 8

Гр. 9

Гр. 10

Гр. 11

Гр. 12

Гр. 13

Из плановой потребности на месяц

Из плановой потребности

Из плановой потребности

ПМ/число рабочих суток

Из  оборотной ведомости

Определяется руководителем

Из   карточки товара

СП(X + ВЗ), или гр. 6 (гр. 8 + гр. 9)

(ОТМ - ТЗ) / СП, или (гр. 7 - гр. 10) / гр. 6

ПМ - ОТМ + ТЗ, или гр. 4 - гр. 7 + гр. 10

 

Таблица 3.2. Пример оперативного отчета остатков материалов предприятия ООО «Эльдорадо» на 04.05.2009

 

Номенклатурный номер	Наименование	Ед. изм.	Потребность в материале на месяц, ед. изм. (ПМ)	Цена за ед. изм., руб.	Суточная потребность, ед. изм. (СП)	Остаток на текущий момент, ед. изм. (ОТМ)	Число суток, на которое рассчитан СЗ, сутки (X)	Время для выполнения заказа, сутки (ВЗ)	Точка заказа, ед. изм. (ТЗ)	Число суток, до ТЗ (Сут. ТЗ)	Количество материалов, необходимое к закупке (ЗМ)	Заключение
Гр. 1	Гр. 2	Гр. 3	Гр. 4	Гр. 5	Гр. 6	Гр. 7	Гр. 8	Гр. 9	Гр. 10	Гр. 11	Гр. 12	Гр. 13
М003181	1	кг	27 000	13,04	900	73 300	0	25	22 500	56	-	56 > 25 не требует
М003194	2	кг	41 523	10,06	1 384	53 800	0	25	34 600	14	22 323	14 < 25 заказ!
М003177	3	кг	3 545	23,00	118,2	3 900	2	10	1 418	21	-	21 > 12 не требует
М010131	4	шт.	25	59,0	0,83	15	6	3	8	8	18	8 < 9 заказ!
М000406	5	м	500	25	16,7	10	0	7	117	7	607	7 = 7 заказ!
М002001	6	шт.	630 500	0,22	21 017	320 000	1	5	126 102	9	-	9 > 6 не требует

 

 

Использование в программном обеспечении любого производственного предприятия данного оперативного отчета позволит:

- обеспечить ритмичные поставки, исключив человеческий фактор;

- исключить возможность образования простоев оборудования;

- минимизировать запасы;

- оптимизировать затраты на транспорт.

В ходе исследования и оценки ООО «Эльдорадо» были выявлены типичные проблемы в процессе управления многономенклатурными товарными запасами. Анализ показал слабую интеграцию между подразделениями предприятия, что позволило сделать вывод о наличии ограниченной функциональной интеграции между структурными подразделениями ООО «Эльдорадо». Это не позволяет обеспечить оптимальное выполнение единых целей, стоящих перед и предприятием в целом.

Выявлены факторы слабой интеграции, среди которых можно определить: информационная разобщенность служб предприятия; длительность процесса принятия решений, затрагивающих интересы различных служб; отсутствие достаточного уровня контроля за материальными потоками; и др.

Несовершенство ООО «Эльдорадо» ведет к значительным затратам, связанным с управлением товарными запасами, например, связанным с хранением больших запасов, величина которых превышает 6 млрд. руб. Это обуславливает ежегодные затраты только на их хранение в размере 900 млн. руб.

При этом, в силу указанных недостатков в управлении товарными запасами, на ООО «Эльдорадо» не удается избежать в структуре запасов неликвидов, доля которых в общей величине товарных запасов составляет 7%.

В рамках ООО «Эльдорадо» не удается избежать дефицита, либо избытка запасов. Так, только по центральным складам предприятия сверхнормативные запасы превышают 400 млн. руб., хотя на этом фоне по некоторым позициям наблюдается дефицит.

Дополнительные издержки на управление товарными запасами ООО «Эльдорадо» ведут к увеличению материалоемкости производства, и соответственно, к увеличению материальных затрат (таблица 3.3).

Таблица 3.3. Оценка общей материалоемкости и материалоотдачи ООО «Эльдорадо»

Показатели	2006	2007	2008	Отклонения показателей 2008 к
				2006		2007
				абс.	%	абс.	%
Объем продукции, млн.руб.	107381	125930	132531	+25150	+23,4	+6601	+5,2
Себестоимость продукции, млн. руб.	93724	108270	119523	+25799	+27,5	+11253	+10,4
Материальные затраты, млн. руб.	68432	83471	91629	+23197	+33,9	+8158	+9,8
Доля материальных затрат в себестоимости, %	73,0	77,1	76,7	+3,7	—	-0,4	—
Материалоемкость, коп.	63,73	66,28	69,14	+5,41	+8,5	+2,86	+4,3
Материалоотдача, руб.	1,569	1,509	1,446	-0,123	-7,8	-0,062	-4,1

 

Однако следует заметить, что на центральных складах предприятия приемлемый уровень контроля и эффективности управления товарными запасами, что выражается в ускорении оборачиваемости товарных запасов (таблица 3.4).

Таблица 3.4. Оборачиваемость товарных запасов на центральных складах ООО «Эльдорадо»

Год	Показатель	Закупающее подразделение				Средняя величина
		УСМм	УСМт	УВК	УЗРПи
2007	Оборачиваемость, раз	17	22	113	74	38
	Среднее время хранения, дн.	22,1	16,2	3,2	5,0	79,5
2008	Оборачиваемость, раз	18	25	107	72	40
	Среднее время хранения, дн.	20,2	14,6	3,4	5,0	9,0

 

Указанные недостатки ведут к снижению не только рентабельности , но и снижению конкурентоспособности продукции предприятия, что подтверждает необходимость разработки механизмов рационального управления товарными запасами.

В рамках предложенного подхода необходимо учитывать взаимосвязи между стратегическими и оперативными задачами. Рассмотрение вопроса повышения эффективности управления товарными запасами необходимо начинать именно с построения стратегии управления товарными запасами, находящейся в прямой связи со стратегическими задачами предприятия.

Построение политики управления товарными запасами на основе учета стратегических задач должно позволить сформировать единую политику управления предприятием и цели, стоящие перед различными подсистемами предприятиями, в т.ч. .

Учитывая взаимосвязь между стратегическими и оперативными задачами, предложена обобщенная модель рационального управления товарными запасами, которая представлена на рис. 3.1.

Данная модель направлена на решение многокритериальной задачи по снижению затрат в минимизации величины товарных запасов при одновременном повышении уровня обслуживания потребителей материальных ресурсов.

Общую методику формирования модели рационального управления товарными запасами с учетом взаимосвязи стратегических и оперативных задач можно представить следующим образом:

1) построение стратегии предприятия, определение ее влияния на управление товарными запасами;

2) на основе определенных взаимосвязей, осуществление стратегического выбора при построении (выбор между собственным выполнением функций и выполнением их сторонней компанией);

3) формирование стратегии взаимоотношений с контрагентами;

4) формирование стратегических параметров внутренних элементов;

5) определение связи между стратегическим и оперативным уровнем задач;

6) построение задач управления и совершенствования на оперативном уровне;

7) реализация методик, технологий для решения поставленных задач;

8) внесение изменений в существующую политику управления товарными запасами под воздействием внутренних и внешних факторов.

 

Рис. 3.1. Модель рационального управления товарными запасами

 

При этом после постановки стратегии предприятия одной из важнейших задач стратегического характера, решаемых на первых этапах совершенствования (построения), является задача «производить или покупать» для выбора направлений совершенствования («внутреннего» или «внешнего»).

В ходе стратегического выбора должен решаться вопрос совершенствовать элементы в рамках предприятия («внутреннее» совершенствование) или за его пределами («внешнее» совершенствование).

На стратегический выбор влияет большое количество факторов, среди которых можно выделить: стратегическая важность элемента , преимущество в издержках, вклад элемента в создание ценности продукта, наличие прочих конкурентных преимуществ.

После осуществления выбора между «внутренним» и «внешним» улучшением процесса управления товарными запасами строится стратегия по этим двум составляющим. В рамках организации взаимоотношений с внешними поставщиками (внешнее улучшение) необходимо определить следующие стратегические параметры:

– оптимальное количество поставщиков (один, два, несколько);

– критерии выбора поставщиков (качество, затраты, уровень технологий);

– территориальное распределение поставщиков (удаленные, близкие и т.п.);

– критерии и порядок интеграции поставщиков в цепь поставок;

– уровень обслуживания и др.

В рамках внутренних элементов необходимо решить ряд стратегических задач:

– определить оптимальное количество и расположение складов, оборудования на них, и зон ими обслуживаемых;

– определить оптимальные способы складирования, минимизирующие затраты по хранение и поиску необходимых материальных ресурсов;

– определить необходимый вид транспорта для каждого вида перевозок в зависимости от срочности поставок, количества перевозимого груза и др.;

– определить оптимальную структуру товарных запасов;

– выбрать способ (систему) контроля, планирования и пополнения товарных запасов и др.

Список стратегических задач может быть значительно расширен и может определять другие соотношения между элементами .

При этом, на наш взгляд, целесообразно закрепить указанные параметры в рамках разрабатываемых стандартов предприятий.