Ознакомление с основными правовыми положениями, относящиеся к работе департамента управления персоналом

В своей работе отдел кадров руководствуется:

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Законодательными, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства РФ;

- Пенсионным законодательством;

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;

- Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления;

- Основами делопроизводства;

- Правилами и нормами охраны труда;

- Правилами внутреннего трудового распорядка;

- Уставом и иными организационными документами организации;

- Приказами и распоряжениями организации;

- Положением об отделе кадров;

- Методическими материалами по оформлению, ведению и хранению документации, связанной с кадрами и их движением;

- Порядком формирования и ведения банка данных о персонале организации;

- Порядком составления отчетности по кадрам;

- Инструкцией о порядке учета личного состава в организации;

Положение о кадровой службе (рис 2.1) - документ, который помогает определить место кадровой службы в структуре организации, дает возможность обозначить ее цели и задачи [5]. Для подготовки Положения о кадровой службе в организации создается специальная группа, состоящая из штатных сотрудников. Ее состав определяет руководитель организации. Как правило, в группу входит начальник отдела кадров, юрисконсульт и специалист-делопроизводитель.

Рис. 2.1

Делопроизводство в кадровой службе

Делопроизводство в кадровой службе выделено в самостоятельное подразделение. Связано это с тем, что в кадровой службе делопроизводство подразумевает специфический документооборот, и сотрудники отдела кадров специально обучаются работе с кадровыми документами. В первую очередь это трудовые книжки и личные дела работников, затем – штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка [23]. Именно эти документы имеют наибольший удельный вес в делопроизводстве в кадровой службе. Остановимся подробнее на ведении трудовых книжек. Делопроизводство в кадровой службе делит этот процесс на следующие этапы:

- правила заполнения трудовой книжки;

- занесение сведений о работе;

- занесение сведений о награждениях и поощрениях;

- вкладыш в трудовую книжку;

- выдача трудовой книжки при увольнении;

- дубликат трудовой книжки;

- расчеты за трудовые книжки и их хранение;

- учет, хранение и списание трудовых книжек.

Из вышеперечисленного можно сделать вывод: ведение трудовых книжек – один из основных видов работ в делопроизводстве в кадровой службе.

Следующий большой раздел – должностные инструкции. Они либо составляются кадровиками самостоятельно, либо предоставляются программой отдела кадров. Делопроизводство в кадровой службе подразумевает стандартную схему должностной инструкции:

Общие положения (кто назначает и увольняет на эту должность; кто может занять эту должность; какими ЗУН должен обладать человек на этой должности; кто заменяет этого человека в его отсутствие и др.).

Функциональные обязанности.

- права;

- ответственность;

- условия работы.

Обязательное условие – подпись сотрудника и дата.

Следующий большой раздел в делопроизводстве в кадровой службе – документы, регламентирующие управление персоналом, движение кадров и хранение дел. Всю информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить на специализированных семинарах, курсах, сайтах, и, естественно, в специальной литературе. Так как информация по кадровому делопроизводству часто обновляется, разрабатываются новые положения, издаются указы, пересматриваются инструкции, надо своевременно знакомится с изменениями в кадровом делопроизводстве.

Техническое задание и проектирование автоматизированной информационной системы отдел кадров