Документальное оформление расчетов по оплате труда

В связи с разнообразием форм оплаты труда, применяемых на предприятии, особую актуальность приобретают аспекты документального оформления учета рабочего времени.

Проанализируем учет рабочего времени и начисление заработной платы.

Для учёта личного состава, начисления и выплаты заработной платы на ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» используются унифицированные формы первичных документов.

Первичными документами и источником информации о приёме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности на другую, о предоставлении отпуска, об использовании рабочего времени на ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» являются:

1. «Приказ (распоряжение) о приёме на работу» форма № Т-1 (Приложение 3), на бланке приказа указывается:

- в какое структурное подразделение (цех, отдел, участок) направляется данное лицо;

- на какую должность рассматриваемое лицо может быть принято;

- когда заключён письменный трудовой договор (контракт) и основные условия договора (контракта), по которому работник обязуется выполнять определённую этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определённой должности, специальности), а предприятие обязуется предоставить работнику обусловленную договором работу; обеспечивать условия труда, предусмотренные законами, иными нормативными правовыми актами, соглашением, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Приказ (распоряжение) объявляются работнику под роспись.

2. «Личная карточка работника» форма № Т-2 (Приложение 4) - заполняется на каждого работника организации в единственном экземпляре отделом кадров, на основании приказа (распоряжения) о приёме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщённых о себе работником. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

3. «Штатное расписание» форма № Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом.

4.  «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» форма № Т-6 (Приложение 5) - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов (ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, отпуск без сохранения заработной платы), составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчёт заработной платы, причитающейся за отпуск.

5.  «Табель учёта использования рабочего времени» форма № Т-13 - применяется для учёта рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени. Составляется в одном экземпляре табельщиком, подписывается руководителем структурного подразделения, передаётся в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности и т.п.).

Учёт использования рабочего времени на ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

6. «Расчётно-платежная ведомость» форма № Т-49 - применяется для расчёта и выплаты заработной платы работникам организации, составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учёту выработки, фактически отработанного времени. В графах «начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счёт прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчёт всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате. На титульном листе указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. По истечении срока выплаты против фамилии работников, у которых заработная плата (выплата) не получена делается отметка «Депонировано».

7. Вся информация о начисленных и удержанных суммах собирается в ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» в других документах - лицевых счетах работников (форма № Т-54). Лицевые счета открываются в бухгалтерии расчётного отдела на каждого отдельного работника и ведутся нарастающим итогом в течение каждого календарного года. В лицевом счёте содержится информация о работнике и накапливаются все сведения о начисленных суммах и удержаний из заработной платы за каждый месяц. Срок хранения лицевых счетов 75 лет.

8. «Записка - расчёт о предоставлении отпуска работнику» форма № Т-60 (Приложение 6) - применяется для расчёта причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. При расчёте среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчётный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов приходящихся на отработанное время в расчётном периоде. Графа «Количество часов расчётного периода» заполняется при расчёте оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учёт рабочего времени.

На основании заполненной формы табеля можно определить списочную и среднесписочную численность работников.

Списочной численностью на ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» является численность на определённый момент времени. В списочную численность работников включаются работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную работу.

Не включаются в списочную численность работники:

- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения администрации; они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;

- неработающие собственники изучаемой организации.

На изучаемом предприятии применяется пропускная система. Каждому работнику выдаётся постоянный пропуск, который он обязан забирать на проходной, явившись на работу, и сдавать, уходя с неё. На основании сданных или не сданных пропусков и осуществляется табельный учёт. Результатом табельного учёта является составление табеля. Табель представляет собой именной список работников бригады, смены, цеха, отдела.

Включение работника в табель или исключение из него производится на основании первичных документов по учёту движения рабочей силы (приказов или распоряжений о принятии на работу или переводе с должности на должность). Отметки о неявке делаются в табеле на основании данных контроля пропускной системы. Кроме того, основанием для составления табеля служат листки временной нетрудоспособности, приказы о служебных командировках совместно с командировочными удостоверениями, приказы об установлении сокращённого рабочего дня по той или иной причине (льготные часы подростков, перерывы в работе кормящих матерей и т.п.). Учёт выходных и праздничных дней осуществляется в табеле на основании графика и режима работы предприятия. Случай - отступление от нормальных условий работы также фиксируется в табеле. Основанием для их отражения в учёте служат те же документы, которыми эти работы оформляются.

Учёт потерь рабочего времени (простоев) на ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» также ведётся в табеле. Основанием для отражения их в учёте служат листки о простое или накопительные ведомости простоев.

По окончании месяца табель закрывается, то есть в нём подсчитывается по каждому работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, количество неотработанных часов (опоздания, преждевременный уход с работы, простои), общее количество отработанных часов, в том числе ночные, сдельные, переработка. Табель подписывается табельщиком, начальником цеха (отдела) и передаются в бухгалтерию расчётного отдела.

При повременной оплате труда табель является основным документом для определения причитающейся каждому работнику заработной платы. При сдельной оплате наряду с табельным учётом важное значение имеет учёт выработки.

Организация учёта выработки необходима при сдельной форме оплаты труда.

В зависимости от характера производства для учёта выработки продукции на ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» применяются различные первичные документы (наряд на сдельную работу, маршрутный лист и др.).

При производстве корпусной мебели «Элит-70Ф», спального гарнитура «Нимфа» на изучаемом предприятии выработка учитывается при помощи маршрутного листа, где фиксируется приёмка работ (их объём) за смену. Маршрутные листы на партии деталей, заполняемые на основе технологических карт, заранее выписывают работники планового отдела ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец». В этих листах мастер отмечает количество материалов, деталей выданных работнику.

При индивидуальном характере производства на ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» выработка учитывается при помощи нарядов на сдельную работу. Их выписывают до начала работ на основании технологических карт.

В зависимости от времени, необходимого для выполнения производственного задания, наряды выписываются на одну смену или на более продолжительный срок до одного месяца.

После приёмки продукции от рабочих мастер подписывает наряд и передает в бухгалтерию расчётного отдела для расчёта заработной платы.

ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» может также заключить с работником трудовой договор на время выполнения определенной работы.

После того как работа будет выполнена, представитель ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» должен принять ее результат. После этого с работником производят расчет.

Прием работы, выполненной по трудовому договору, оформляют специальным актом (форма № Т-73). Этот акт можно применять при приемке работ как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или поручения).

Для акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. № 1.

Акт составляет сотрудник, ответственный за приемку выполненных работ, в 2 экземплярах:

· первый экземпляр передают сотруднику, выполнившему работу;

· второй экземпляр - в бухгалтерию ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец».

В строке «Срок действия договора (контракта)» указывают даты заключения и окончания действия договора. При заполнении этих граф необходимо обратить внимание на то, что эти данные будут учитываться при исчислении среднесписочной численности работников.

Заполняя графу 2 «Наименование работы», необходимо обратить внимание, как распределяются суммы, выплачиваемые работнику на основании акта о приемке работ. В некоторых случаях это поможет сэкономить на уплате единого социального налога.

Так, например, в рамках одного договора подряда работнику может быть оплачен как его труд, так и расходы по покупке тех или иных материалов, необходимых для выполнения работ. В этом случае все суммы, выплаченные работнику, будут облагаться ЕСН.

Если в этой ситуации заключить два договора (первый - купли-продажи материалов, второй - на выполнение работ), то средства, выданные в оплату материалов, ЕСН облагаться не будут. Это позволит вывести значительные суммы из-под налогообложения.

Акт подписывают сотрудник, выполнивший работу, и руководитель структурного подразделения ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец», который принял ее результат. Генеральный директор ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» должен утвердить акт. После оформления акта его передают в бухгалтерию ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» для расчета и выплаты исполнителю причитающейся суммы. Акт хранят в архиве предприятия 5 лет. Образец подобного акта представлен в приложении 7 к настоящей работе.

Сведения о заработной плате работникам вдаются в виде «расчетных листков» рассмотренные в приложение 8.

Денежные средства, причитающиеся работникам ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» выплачиваются в единственной форме: выдаются наличными из кассы организации. Денежные средства на выплату заработной платы могут быть получены в результате продажи товаров (работ, услуг) за наличный расчет или сняты с расчетного счета ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» в банке. Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку без согласования с банком. Только после такого согласования организация может расходовать поступившие деньги на выплату заработной платы (п. 7 Порядка ведения кассовых операций в РФ). Однако никакой ответственности за нарушение этого требования законодательство не предусматривает.

Когда деньги на выплату заработной платы снимаются ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» с расчетного счета, то оформляется чек с указанием в нем целей, на которые будут использоваться денежные средства.

При получении наличных денежных средств в банке они приходуются в кассу ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец». Для этого оформляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 «Приходный кассовый ордер» рассмотренный в приложение 9 настоящей работы.

Фактическую выдачу заработной платы осуществляет кассир ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» (должность предусмотрена штатным расписанием), с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Платежная или расчетно-платежная ведомость по ЗАО «Мебельная фабрика «Нижегородец» должна быть подписана генеральным директором и главным бухгалтером. Без этих подписей денежные средства по ведомости выданы быть не могут. Ведомости по форме Т-53 регистрируются в специальном журнале. Журнал составляется по форме № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей».