Описание организационной структуры объекта

ООО «КамЭнергоРемонт» (ООО «КЭР») - ведущая фирма в городе Нижнекамске по ремонту основного и вспомогательного оборудования на предприятиях энергосистемы, объектах нефтепереработки и нефтехимической промышленности Татарстана. Производственные участки (ПУ) ООО «КЭР» расположены на основных энергопредприятиях Республики Татарстан (ПУ при Казанской ТЭЦ, ПУ при Заинской ГРЭС, Управление при Набережночелнинской ТЭЦ, ПУ при Уруссинской ГРЭС), а в Нижнекамске находится производственная база с широкой инфраструктурой и укомплектованным современным оборудованием, не имеющего аналогов в регионе.

    Деятельность ООО «КЭР» направлена на удовлетворение потребностей заказчиков в решении задач снижения энергопотребления, уменьшения платы за энергоресурсы, продление срока службы оборудования. Отличительная особенность предприятия – комплексный подход в решении вопросов Заказчиков: подготовка Технического задания, проектирование объектов, комплектация оборудования, производство работ, гарантийное и сервисное обслуживание.

Предприятие осуществляет следующие виды работ в России и за рубежом:

 1) Строительно-монтажные;

 2) ремонтно-восстановительные;

 3) теплоизоляционные;

 4) энергообеспечивающие;

5) грузоподъемные;

 6) диагностика и наладка производственного оборудования;

 7) строительство теплотрасс;

8) строительство магистральных трубопроводов;

    9) испытание и анализ основного и вспомогательного оборудования;

    10)сервисное обслуживание  химических, нефтехимических и нефтеперерабатывающих производств;

    11) изготовление нестандартного оборудования.

ООО «КЭР» - крупное предприятие, структура которого (Приложение 1) содержит большое количество уровней управления, должностей, подразделений.

Уровни управления:

1-генеральный директор;

2-исполнительный директор;

3-директоры (по экономике и финансам, по производству, по УКиС и т.д.);

4- главные специалисты по ремонту парогазотурбинного оборудования, главный энергетик, главный механик;

5-начальники отделов;

6-участки, управления (начальники производственных баз);

7-вспомогательные производственные подразделения (например, транспортный цех);

8-здравпункт, административно-хозяйственный отдел, столовая, т. е. обслуживающие производственно-бытовые подразделения.

К данным уровням относятся следующие звенья:

-заместители директора по производству и другим направлениям;

-заместители начальников отделов;

-отделы/службы.

    Так как предприятие крупное и предоставляет различные виды услуг в области энергетики, то соответственно документация обладает определенной спецификой, особое значение имеет информация о научно-технических, конструкторских разработках, которые позволяют совершенствовать производство и выдерживать конкуренцию с более развитыми предприятиями России.

1.2.Анализ функций и организации ДОУ объекта⁵

Функции службы ДОУ

    Организация работ по документационному обеспечению осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть структурные подразделения.

    Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты, стандарты предприятия и структурных подразделений. Их разрабатывает и внедряет отдел управления качеством и стандартизацией.

    Служба ДОУ включает в себя самостоятельные структурные подразделения, которые  подчиняется генеральному директору ООО «КЭР». В состав службы ДОУ входит:

· приемная генерального директора (секретарь, делопроизводитель, экспедитор),

· отдел управления качеством и стандартизацией (начальник отдела, инженеры по стандартизации, техник по работе с документацией),

·  архив находится на стадии формирования,

· копировально-множительный отдел (операторы).

Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.

Функции службы ДОУ:⁶

1) Регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;

2) предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотрение руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь;

⁵Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991.

⁶Должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт». Должностная инструкция делопроизводителя ООО «КамЭнергоРемонт».

3) справочно-информационные работы по зарегистрированным документам осуществляют секретарь и делопроизводитель;

4) учет документов выполняет делопроизводитель;

5) работу по контролю исполнения документов (получение сведений о ходе исполнения, напоминание о сроках исполнения) осуществляет секретарь;

6) регистрацию командировочных документов работников предприятия и лиц, командированных на предприятие, выполняют секретарь и делопроизводитель;

7) проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях, управлениях, участках, производственных базах осуществляют специалисты отдела управления качеством и стандартизацией;

8) составление и ведение номенклатуры дел выполняет делопроизводитель;

9)  формирование и оформление дел осуществляет делопроизводитель;

10) обеспечение хранения документов выполняют секретарь и делопроизводитель;

11) тиражирование документов выполняет оператор копировально- множительного отдела;

12) прием, экспедиционную обработку, отправку  документов осуществляет экспедитор (проверка целостности конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки документов и т. д.);

13) секретарь принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

    1.2.2.Виды документации, существующей в ООО «КЭР»

В ООО «КЭР» используются следующие виды документации:

1. Организационно - распорядительная, в которую входят следующие группы документов:

- нормативные документы: стандарты предприятия, руководство, методики;

- учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в государственных органах;

- распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

- организационные документы: структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

- информационно – справочная документация: акты, письма, справки, служебные и докладные записки, протоколы, выписки из документов.

2. Плановая документация: сметы, планы работ, закупок.

3. Отчетная документация: отчеты по выполненным работам.

4. Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки, дела, трудовые книжки.

5. Документы по снабжению и сбыту: накладные, договоры поставки, заявки на транспорт, акты.

6. Документы по материально-техническому обеспечению: требования, заявки.

7. Финансово-бухгалтерские документы: бухгалтерские балансы, отчеты, сметы, планы.

8. Договорная документация: договоры, протоколы согласования, письма к договорам, дополнительные соглашения.