Перечень подсистем АС с указанием функций и (или) задач, реализуемых в каждой подсистеме показаны на рисунке 2.5.
Рисунок 2.5 - Функциональная структура АИС “Управление персоналом”
Процесс управления персоналом включает таки функции как:
- функцию планирования и учета помогают выполнять такие документы, как “Штатное расписание” (планирование потребностей в персонале), “Аттестация” (учет проведения аттестаций), “Затраты” (учет затрат), “Сдача экзаменов” (учет проведения экзаменов). Справочник “Сотрудники” – ведение картотеки сотрудников. Отчеты – “Потребность в кадрах”, “Экстренная подмена";
- при выполнении функции анализа и развития задействованы такие отчеты, как “Результаты аттестаций сотрудников и стажеров”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек” и документы – “Группы обучения”, “Сдача экзаменов”;
- функцию контроля выполняют такие отчеты, как “Контроль посещаемости”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек”.
Описание постановки задачи (комплекса задач)
Характеристики комплекса задач представлены в таблице 2.3.
Таблица 2.3 - Характеристики комплекса задач
Комплекс задач
| Периодич-ность и продолжи-тельность решения
| Исполни-тель
| Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
|
Внесение данных о кандидатах
| По мере поступления анкет
| Менеджер по персоналу
| Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в справочник "Анкет".
|
Выбор по заданным параметрам всех подходящих для той или иной должности кандидатов
| При появлении потребностей в кадрах
| Менеджер по персоналу
| Отчет "Наиболее подходящие кандидаты" позволяет выбрать все анкеты, соответствующие заданным параметрам. С выбранными кандидатами менеджер назначает собеседование.
|
Формирование статистики граждан, обратившихся по вопросу трудоустройства
| Один раз в месяц
| Менеджер по персоналу
| Данную задачу решает отчет "Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства", где исполнитель задает интересующий его период.
|
Комплекс задач
| Периодич-ность и продолжи-тельность решения
| Исполни-тель
| Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
|
Хранение информацию о всех сотрудниках когда-либо работавших в компании и информацию о кандидатах
| Постоянно
| Менеджер по персоналу
| Информацию о сотрудниках хранит такой справочник, как "Сотрудники", о кандидатах - "Анкеты".
|
Формирование групп на обучение
| При приеме сотрудников на работу, а для работающих сотрудников в зависимости от периодичнос-ти курса.
| Менеджер по персоналу
| Документ "Группы обучения" позволяет формировать группы, учитывая график работы сотрудников и периодичность курса.
|
Контроль успеваемость
| При сдаче экзаменов
| Тренинг-менеджер
| Отчет "Успеваемость" позволяет выводить данные об успешной/неуспешной сдаче экзаменов, эти данные предварительно вносятся в документ "Сдача экзаменов".
|
Контроль посещаемость учащимися занятий и стажировки
| Во время обучения.
| Тренинг-менеджер
| На основании данных, входящих в документы "Группы обучения" и "Посещаемость" формируется отчет "Контроль посещаемости".
|
Комплекс задач
| Периодич-ность и продолжи-тельность решения
| Исполни-тель
| Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
|
Отслеживание окончаний стажировок и перевод стажера в статус продавца-консультанта со всеми последующими процедурами
| По мере окончания стажировок.
| Менеджер по персоналу
| При входе в программу, если на данную дату заканчивается стажировка у сотрудника, то выходит соответствующее сообщение. Далее исполнитель создает документ "Окончание стажировки", который автоматически заполняется нужными данными, менеджеру необходимо внести только сумму оклада и статус сотрудника.
|
Внесение данных о контроле торговых точек, формирование отчетов по результатам контроля
| Один раз в неделю
| Менеджер по персоналу
| Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в документ "Лист контроля". Отчет "Результаты контроля точек" выводит данные за определенный период по выбранному продавцу и торговой точке.
|
Отслеживание процесса и причин текучести кадров среди продавцов-консультантов, подсчет процента текучести
| Один раз в месяц
| Менеджер по персоналу
| При увольнении сотрудника исполнителю необходимо внести в справочник причину увольнения. На основании этих данных можно сформировать отчет за выбранный период.
|
Комплекс задач
| Периодич-ность и продолжи-тельность решения
| Исполни-тель
| Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
|
Учет затрат на персонал в различных аналитических разрезах: обучение, мотивация и т. д.
| Один раз в месяц
| Начальник отдела персонала
| Если имели место затраты на персонал, то менеджеру необходимо внести эти данные с помощью документа "Затраты".
|
Планирование и учет проведения аттестаций
| По мере необходимости
| Начальник отдела персонала
| При проведении аттестации менеджеру необходимо внести итоги проведения в документ "Аттестация". На основании этих данных можно сформировать отчет "Результаты аттестаций сотрудников и стажеров" за интересующий период.
|
Ведение развернутого штатного расписания и работа со штатной расстановкой сотрудников
| При штатных изменениях
| Начальник отдела персонала
| Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа документа "Штатное расписание"
|
Выходная информация представлена в таблице 2.4, входная в таблице 2.5.
Таблица 2.4 - Выходная информация
Выходная информация
| Идентификатор
| Форма представления сообщения
| Периодичность выдачи
| Получатели выходной информа-ции
|
Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства
| Статист
| Документ
| 1 раз в месяц
| Менеджер по персоналу
|
Успеваемость
| Успеваемость
| Документ
| 1 раз в месяц
| Тренинг-менеджер
|
Результаты контроля точек
| КонтрольТочек
| Документ
| 1 раз в неделю
| Менеджер по персоналу
|
Контроль посещаемости занятий
| КонтрольПосещаемости
| Документ
| каждый день
| Тренинг-менеджер
|
Текучесть кадров
| Текучесть
| Документ
| 1 раз в месяц
| Тренинг-менеджер
|
Затраты по статьям
| Затраты
| Документ
| 1 раз в месяц
| Начальник отдела персонала
|
Результаты аттестаций сотрудников и стажеров
| РезультатыАттестации
| Документ
| по мере необходимости
| Начальник отдела персонала
|
Потребность в кадрах
| ПотребностьВКадрах
| Документ
| по мере необходимости
| Менеджер по персоналу
|
Наиболее подходящие кандидаты
| ОтборКандидатов
| Документ
| по мере необходимости
| Менеджер по персоналу
|
Таблица 2.5 - Входная информация
Входная информация
| Идентификатор
| Форма представления сообщения
| Периодичность выдачи
|
Лист контроля
| ЛистКонтроля
| Документ
| 1 раз в месяц
|
Окончание стажировки
| ОконСтажир
| Документ
| По мере окончания стажировки у сотрудников
|
Сдача экзаменов
| СдачаЭк
| Документ
| По мере необходимости
|
Найм
| Найм
| Документ
| По мере необходимости
|
Группы обучения
| ГруппыОбучения
| Документ
| По мере необходимости
|
Штатное расписание
| ШтатноеРасписание
| Документ
| 1 раз в месяц
|
Увольнение
| Увольнение
| Документ
| По мере необходимости
|
Затраты
| Затраты
| Документ
| 1 раз в месяц
|
Аттестация
| Аттестация
| Документ
| По мере необходимости
|
График работы
| График работы
| Документ
| 1 раз в месяц
|