Руководство пользователя

 

Главное меню системы содержит (рис.3.1):

- справочники;

- документы;

- отчеты;

- журналы.

 

Рисунок 3.1 - Главное меню АИС “Управление персоналом”

 

Справочник Сотрудники двухуровневый и содержит две группы: Работающие и Уволенные (рис.3.2).

 

Рисунок 3.2 - Экранная форма списка справочника "Сотрудники"

Кнопка "Экзамены" вызывает форму списка подчиненного справочника "Экзамены", который содержит все учебные курсы, которые сдал выбранный сотрудник и дату сдачи (рис.3.3).

 

Рисунок 3.3 - Экранная форма списка справочника “Экзамены”

 

Справочник учебных курсов представлен на рисунке 3.4.

 

Рисунок 3.4 - Экранная форма списка справочника “Учебные курсы”

 

Экранная форма элемента справочника “Учебные курсы” показана на рисунке 3.5. Менеджеру по персоналу для более продуктивной работы помимо наименования курса необходимо внести длительность курса для всех категорий сотрудников и частоту сдачи экзамена.

Рисунок 3.5 - Экранная форма элемента справочника “Учебные курсы”

 

На рисунке 3.6 изображена экранная форма списка справочника “Анкеты”.

 

Рисунок 3.6 - Экранная форма списка справочника “Анкеты”

 

Для того, чтобы выбрать наиболее подходящего кандидата на вакантную должность предварительно необходимо внести данные о кандидате в систему в справочник “Анкеты” (рис.3.7).

Рисунок 3.7 - Экранная форма элемента справочника “Анкеты”

 

Основная задача справочника “Штатное расписание” (рис. 3.8) выявить имеющуюся потребность в персонале. По кнопке “Структура” появляется структура организации (рис.3.9), где обозначено количество ставок, занятых ставок и вакансии. Чтобы видеть только количество вакантных мест, можно воспользоваться кнопкой “Вакансии”. Результат представлен на рисунке 3.10.

Рисунок 3.8 - Экранная форма списка справочника “Штатное расписание”

 

Рисунок 3.9 - Печатная форма при нажатии кнопки “Структура” в списке справочника “Штатное расписание”

Рисунок 3.10 - Печатная форма при нажатии кнопки “Вакансии” в списке справочника “Штатное расписание”

 

Также для работы отдела персонала необходим справочник “Должности” (рис.3.11), “Статьи затрат” (рис.3.12), “Торговые точки” (рис.3.13).

 

Рисунок 3.11 - Экранная форма списка справочника “Должности”

Рисунок 3.12 - Экранная форма списка справочника “Статьи затрат”

 

Рисунок 3.13 - Экранная форма списка справочника “Торговые точки”

 

При создании данного документа “Лист контроля” (рис.3.14) поле “Параметры” заполняются автоматически из справочника “Параметры” (рис.3.15). При позиционировании на каком-либо параметре, выше указывается группа справочника, к которой он принадлежит.

 

Рисунок 3.14 - Экранная форма документа “Лист контроля”

Рисунок 3.15 - Экранная форма списка справочника “Параметры листа контроля”

 

Для задания параметров при формировании отчета “Результаты контроля торговых точек” используется диалоговое окно отчета (рис.3.16).

 

Рисунок 3.16 - Диалоговое окно отчета “Результаты контроля торговых точек”

 

Отчет по результатам контроля точек показан на рисунке 3.17.

Рисунок 3.17 – Печатная форма отчета “Результаты контроля торговых точек”

 

Документ “Наем” (рис.3.18) вносит изменения в справочнике “Штатное расписание” - добавляется соответствующее количество занятых ставок, а также создает новый элемент в справочнике “Сотрудники”. Если имеет место ошибочное проведение документа с уже принятым сотрудником, системы выводит соответствующее сообщение. При удалении документа, удаляется соответствующий элемент в справочнике “Сотрудники” и изменяется количество занятых ставок в справочнике “Штатное расписание”.

 

Рисунок 3.18 – Форма документа “Наем”

При увольнении сотрудника создается документ “Увольнение”. При проведении документа соответствующий элемент справочника “Сотрудники” переносится в группу “Уволенные” и изменяется количество занятых ставок в справочнике “Штатное расписание”.

При входе в систему в случае, если на текущую дату у какого-либо стажера заканчивается испытательный срок, выходит сообщение об этом (рис.3.19).

 

Рисунок 3.19 - Экранная форма сообщения об окончании стажировки при входе в систему

В результате менеджер по персоналу экономит время на ежедневном просмотре дат окончания стажировок и создает документ об окончании стажировки, только когда система подскажет ему, что это необходимо. После этого менеджеру необходимо создать новый документ “Окончание стажировки” (рис.3.20). Данный документ заполняется автоматически теми сотрудниками, у которых на текущую дату заканчивается стажировка.

Рисунок 3.20 - Экранная форма документа “Окончание стажировки”

 

Менеджеру необходимо заполнить поле “Оклад”, после проведения документа “Окончание стажировки” это поле автоматически изменяется и в справочнике “Сотрудники”.

На рисунке 3.21 показана форма документа “Сдача экзаменов”. При проведении документа, данные о сдаче экзамена записываются в подчиненном для справочника “Сотрудники” справочнике “Экзамены”.

 

Рисунок 3.21 - Экранная форма документа “Сдача экзаменов”

 

Для фиксирования затрат на персонал служит документ “Затраты” (рис.3.22).

Рисунок 3.22 - Экранная форма документа “Затраты”

 

По данным, внесенным в документ “Затраты”, можно сформировать отчет “Затраты на персонал” (рис.3.23).

 

Рисунок 3.23 - Печатная форма отчета “Затраты на персонал”

 

Ежемесячно менеджер по персоналу должен предоставлять директору организации статистику граждан, обратившихся по вопросу трудоустройства. Данный отчет показан на рисунке 3.24.

 

Рисунок 3.24 - Печатная форма отчета “Статистика граждан, обратившихся по вопросу трудоустройства”

Расчет эффективности

 

Эффективность проектирования рассчитывается при помощи определенных системных показателей.

Одни из них характеризуют так называемую прямую эффективность, другие - косвенную (качественную).

Если говорить о российском опыте, то, как правило, заказчиков интересует не количественная, а качественная оценка эффективности внедрения ERP-системы, результаты которой нельзя формализовать. Именно поэтому результаты чаще всего описываются словами «улучшение», «структуризация» и «оптимизация».

Косвенная эффективность отражается на результатах производственно-хозяйственной деятельности за счет оперативности действий, совершенствования всей информационной системы объекта, т.е. косвенным путем.

К показателям, характеризующим косвенную эффективность, относятся: повышение качества информации, ее достоверность, точность, объективность, сокращение сроков получения отчетности.

Таким образом, качественная оценка экономической эффективности от внедрения автоматизированной информационной системы управления персоналом определяется следующими факторами:

- полнота сведений в анкетах и быстрый доступ к ним приведет к найму наиболее подходящих сотрудников, а соответственно к уменьшению числа уволенных;

- отслеживание периодичности учебных курсов, вследствие чего своевременной сдачи экзаменов, также приведет к уменьшению числа уволенных. Также это приведет к повышению качества обслуживания на торговых точках, вследствие чего процент продаж может возрасти, и к уменьшению налагаемых штрафов за некомпетентность персонала при проверки торговых точек дилерами;

- при снижении количества уволенных сотрудников, число вновь принятых на работу также будет низким, таким образом, уменьшатся затраты на командировки менеджеров по персоналу в регионы для формирования штата, а соответственно и на командировки вновь принятых сотрудников для прохождения обучения.

Следовательно, косвенная или качественная эффективность предопределяет повышение уровня управления путем улучшения качества экономической информации. Косвенная эффективность может характеризоваться как совокупность качественных показателей применения средств вычислительной техники в сфере управления предприятием в целом.

В конечном итоге косвенная эффективность будет реализована в виде повышения различных экономических показателей деятельности предприятия, снижения затрат, повышение рентабельности.

Однако определение точных размеров улучшения показателей производства за счет косвенной эффективности затрудняется тем, что уровень экономических показателей производства складывается под влиянием многочисленных факторов, включая и совершенствование управления.

К основным обобщающим показателям прямой экономической эффективности относятся:

- годовой экономический эффект от разработки и внедрения автоматизированной системы;

- срок окупаемости автоматизированной системы;

- расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат.

Годовой экономический эффект определяется как разность между годовой экономией (или годовым приростом) и нормативной прибылью.

 

Э = П – К * Ен,

 

где Э - годовой экономический эффект (руб.);

П - годовая экономия (или годовой прирост) (руб.);

К - единовременные затраты (руб.).

Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений (Ен - представляет собой минимальную норму эффективности капитальных вложений, ниже которой они не целесообразны. Значение Ен принимается равным 0.2). Произведение К * Ен следует рассматривать как нормативную прибыль, которая должна быть получена от внедрения системы.

При внедрении автоматизированной информационной системы управления персоналом, приведет к уменьшению количества менеджеров на 1 человека, таким образом, годовая экономия будет равна заработной плате за год одного сотрудника:

П = 8000руб.*12мес. = 96000руб.

Единовременные затраты будут равны только множеству заработной платы программиста на срок реализации проекта.

К = 20000руб.*3мес. = 60000руб.

Следовательно,

Э = 96000 – 60000*0,2 = 84000руб.

Коэффициент эффективности капитальных затрат – представляет собой отношение годовой экономии (годового прироста прибыли) к капитальным затратам на разработку и внедрение автоматизированной системы.

 

Ер = П / К,

 

где Ер - коэффициент эффективности капитальных затрат.

Ер = 96000/60000 = 1,6

Срок окупаемости затрат на внедрение модернизируемого проекта машинной обработки информации представляет собой отношение капитальных затрат на разработку и внедрение автоматизированной системы к годовой экономии (годовому приросту прибыли).

Т = К / П,

 

где Т - срок окупаемости капитальных затрат на внедрение автоматизированной системы (мес.).

Т = 60000 / 96000 = 0,625 года (7,5мес.)

 

Заключение

 

В результате выполнения дипломного проекта была спроектирована, разработана и внедрена в деятельность отдела персонала ООО Цифроград АИС «Управление персоналом», отвечающая требованиям, описанным в Техническом задании на создание системы (Акт о внедрении приведен в Приложении Б).

Были решены следующие задачи:

- построена модель бизнес-процессов деятельности отдела;

- разработано Техническое задание на создание АИС;

- разработан Технический проект на создание АИС;

- разработана АИС «Управление персоналом»;

- написано руководство пользователя системы;

- посчитан качественный и прямой экономический эффект от внедрения АИС «Управление персоналом» в отделе персонала ООО Цифроград;

- осуществлено внедрение программного модуля “Управление персоналом”.

Внедрение единой информационной системы отдела управления персоналом значительно улучшило качество хранимой информации. Однократный ввод сведений в единую базу данных, а так же использование справочников, позволило работникам отдела правильно распределить обязанности и ответственность за правильное и своевременное обновление сведений о персонале. Это позволило осуществлять контроль деятельности каждого работника отдела и высвободить рабочее время, что исключило сверхурочную работу