Организация документального оформления аналитического учета  оплаты труда и расчетов с персоналом на предприятии

Все финансово-хозяйственные операции организации, в том числе и начисление заработной платы, должны быть докумен­тально оформлены и обоснованы. Перечень первичных доку­ментов по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом (оплате труда) и формы этих документов утвержде­ны постановлением Госкомстата России.

Первичный учет численности персонала в ООО «Траст» осуществляется на основании следующих документов:

―приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. № Т-1), кото­рый является основанием для приема на работу. Лицо, ответственное за учет личного состава работников организации, в соответствии с приказом о приеме на работу заполняет на каж­дого вновь принятого личную карточку, делает запись в трудо­вой книжке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет;

―личная карточка (ф. № Т-2) заполняется на каждого работ­ника; в ней содержатся общие сведения о работнике (фами­лия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемеще­нии, повышении квалификации, переподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения;

―приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое;

―приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов от­пусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ РФ, действующими законодательными актами и положе­ниями, коллективными договорами и графиками отпусков;

―приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф. № Т-8) издается при оформлении увольнения работников. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с работником;

―табель учета использования рабочего времени и расчета за­работной платы (ф. № Т-12), табель учета использования ра­бочего времени (ф. № Т-13) фиксируют использование рабо­чего времени всех работающих в данной организации. Табель по ф. № Т-13 используется в условиях автоматизированной обработки данных. Табель ф. № Т-12 заполняется вручную работником бухгалтерии. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе ф. № Т-12, применяются и при заполне­нии ф. № Т-13.

Эти табели составляются в одном экземпляре и передаются в бухгалтерию. Они позволяют не только учитывать время, отра­ботанное всеми категориями служащих, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табелей рассчитывается заработная пла­та, составляется статистическая отчетность по труду.

Учет использования рабочего времени ведется в табелях или методом сплошной (каждодневной) регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы должны вно­ситься в табель только на основании документов (листки нетру­доспособности, справки, приказы о выполнении государствен­ных или общественных обязанностей и т.п.).

Учет времени, потраченного на сверхурочные работы, мо­жет осуществляться и на основании списков лиц, выполняв­ших эти работы. Списки составляются и подписываются на­чальником структурного подразделения; руководитель сверх­урочных работ делает отметку о количестве фактически проработанных сверхурочных часов. На основании списков с такой отметкой вносятся данные в табель.

Время простоев также может учитываться в табеле. Соот­ветствующие данные вносятся в табель на основании листков о простое, выписанных руководителем структурного подразде­ления;

―расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49) применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям рабо­тающих. Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять дру­гие расчетные и платежные ведомости;

―расчетная ведомость (ф. № Т-51) используется при расчете заработной платы всем категориям работающих. Рекомен­дована для применения в крупных организациях;

―платежная ведомость (ф. № Т-53) применяется для учета выплат заработной платы;

―лицевой счет (ф. № Т-54 и № Т-54а) — бухгалтер на основа­нии первичных документов о приеме на работу заполняет на каждого работника лицевой счет, в котором указывается не­обходимая информация: фамилия, имя, отчество; цех, от­дел организации; категория персонала; табельный номер работника; количество детей (для определения льгот при расчете налога на доходы физических лиц); дата поступле­ния на работу. Лицевой счет заполняется в течение года; в нем помесячно отражаются все виды начислений и удержа­ний, которые произведены. Данные, содержащиеся в лице­вом счете, являются основанием для расчета среднего зара­ботка при оплате отпуска, начислений по больничным листкам и т.д. На следующий год на каждого работника от­крывается новый лицевой счет.

Важнейшими показателями, отражающими затраты труда, являются нормы труда, которые устанавливаются для работни­ков в соответствии с достигнутым уровнем техники, техноло­гии, организации производства и труда.

Законодательством о труде предусмотрены следующие виды норм труда:

―норма выработки — количество продукции, которое работ­ник (группа работников) определенной квалификации должен произвести в единицу рабочего времени;

―норма времени — количество рабочего времени (в часах, ми­нутах), которое должен затратить работник (группа работни­ков) определенной квалификации на производство единицы продукции (работ, услуг);

―норма обслуживания — количество объектов (единиц оборудо­вания, производственных площадей, рабочих мест и т.д.), кото­рые работник (группа работников) должен обслужить в единицу времени (за час, рабочий день, рабочую смену, рабочий месяц);

―норма численности — количество работников соответствую­щей квалификации для выполнения определенного объема ра­бот (производственной, управленческой функции).

В зависимости от характера производства для учета выра­ботки продукции применяются различные первичные доку­менты: наряд на сдельную работу, маршрутный лист, рапорт о выработке и др.

На ООО «Траст» для учета выработки применяется наряд на сдельную работу.

В условиях массово-поточного производства выработка учи­тывается по приемке готовой продукции. Выработка каждого члена бригады устанавливается на основании рапортов о выра­ботке, заполняемых мастером.

При серийном производстве выработка учитывается при по­мощи маршрутных листов в сочетании с рапортом бригадира или мастера, где фиксируется приемка работ (их объем) за сме­ну. При индивидуальном или мелкосерийном характере произ­водства выработка учитывается, как правило, при помощи на­рядов на сдельную работу Их выписывают на основании техно­логических карт. Наряды могут выписываться на одну смену или на более продолжительный срок (до одного месяца) в зави­симости от времени, необходимого для выполнения производ­ственного задания.

После приемки продукции от рабочих мастер подписывает наряд и передает его в бухгалтерию.

В организациях, различных отраслей материального произ­водства применяются различные специфические системы уче­та использованного времени.

К документам аналитического учета заработной платы от­носятся: лицевой счет работника, налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц, расчетно-платежные ведомости и др.

На каждого работника в начале года или при приеме на рабо­ту бухгалтерия организации открывает лицевой счет. Кроме того, каждому работнику присваивается табельный номер, ко­торый в дальнейшем проставляется на всех документах по уче­ту личного состава организации.

Чтобы выяснить сумму заработной платы, подлежащую вы­даче на руки работнику, необходимо определить сумму заработ­ка работника за месяц и произвести из нее необходимые удер­жания. Эти расчеты ведутся в лицевых счетах работников, а затем их результаты переносятся в расчетно-платежную ведо­мость и в налоговую карточку.

В расчетно-платежную ведомость заносят суммы начислен­ной заработной платы по ее видам, суммы удержаний по их ви­дам и суммы к выдаче. Для каждого работника в ведомости от­водится одна строка. Расчетно-платежная ведомость не только является регистром аналитического учета расчетов с работни­ками по заработной плате, но и выполняет функции расчетного и платежного документа.