Наименование и адрес получателя письма.

Перевод дипломатической документации с английского языка на русский язык .

 

 

           Данная работа посвящена написанию и переводу дипломатической документации, в частности деловой и коммерческой корреспонденции. Подробно описаны основные виды документации: заказы, запросы, контракты, рекламации и т.д. К каждому из видов документации приведены примеры на английском языке с переводом на русский язык, а так же предоставлены самые распространенные выражения и слова, используемые в ходе написания документов.

          В конце работы дается подробное описание одного из основных видов дипломатической документации - договор о покупке товара у зарубежного предприятия. К тексту прилагается словарь минимум и соответствующие пояснения.

 

    Деловые связи немыслимы без обмена деловой корреспонденцией. Веками складывающийся письменный деловой этикет все прочнее завоевывает свои позиции, несмотря на то, что у него появились такие набирающие силу соперники, как телефон, телекс, факс, спутниковая и компьютерная связь, видеотелефон. Кроме того, все меньше и меньше проблем составляет перелет из одной страны в другую для личных контактов. Тем не менее, помимо преимуществ устных переговоров, скажем, оперативность обмена информацией при переговорах по телефону, существуют и свои недостатки – высокая стоимость переговоров и, что самое главное, довольно частое элементарное непонимание.

    Иное дело изложение своих мыслей на бумаге, когда есть время подумать, заглянуть в справочник, в словарь.

    Составление деловых писем – труд поначалу непростой, но при некотором навыке уже можно будет с легкостью оперировать богатым арсеналом письменного делового этикета и соблюдать давно сложившееся вполне четкие критерии качества делового письма: стиль, тон,. Клише, структуру.

    Разумеется, перед составлением делового письма вы должны четко уяснить, что именно вы хотите сообщить в своем послании, что узнать. Не лишним иногда бывает набросать черновик письма и попытаться изложить свои мысли по возможности кратко, но и не в ущерб смыслу.

   Избыточная информация в деловом письме не приветствуется. Конкретное письмо должно быть посвящено конкретному вопросу. Не следует пользоваться замысловатыми выражениями и сложными грамматическими конструкциями. Постоянно помните, что читать ваше письмо будут деловые люди, которых не интересуют не ваши писательские способности, а четко изложенная информация, суть дела.

   Иногда получается так, что в деловом письме трудно обойтись без постоянного повторения одних и тех же слов. По этому поводу не стоит особо беспокоиться. В деловых письмах тавтология вполне уместна и тщательно подбирать синонимы здесь нет нужды.

    Еще одно существенное замечание. В английском письменном деловом этикете не принято употреблять просторечные слова и жаргоны,.. потому что наличие их в письме может сформировать негативное отношение к отправителю как к некультурному человеку. Однако отметим, что в коммерческом виде делового письма, особенно если дело касается рекламной направленности послания, часто можно встретить и разговорные формулы, и сленг.

Аккуратность оформления письма, отсутствие ошибок, красота расположения материала – все это располагает к вам адресата, вызывает его уважение. Деловое письмо, как впрочем и любое другое, должно быть тщательно и аккуратно оформлено, без опечаток или описок, со строгим соблюдением письменного делового этикета от заголовка до подписи. Особенно это справедливо, когда речь идет о деловых письмах.

    Структура делового письма в англоязычных странах несколько отличатся от структуры частных писем, но это отличие незначительною В деловом письме имеются все те же части (элементы), что и в неофициальном письме. Кроме того, в нем могут быть и некоторые, свойственные только деловому письму, элементы.

Перечислим части делового письма:

 

1. заголовок, включающий наименование компании и адрес отправителя (Company letterheading; Sender’s address)

2. Дата письма (Date)

3. Адрес получателя (Inside address)

4. Обращение (Salutation)

5. Указание на содержание письма (Subject line)

6. Основной текст письма (Body of the letter)

7. Заключительная формула вежливости (Complimentary close)

8. Подпись отправителя (Signature)

9. Инициалы автора письма и исполнителя (Identifying initials)

10. Указание на приложения (Enclosures)

11. Постскриптум, те приписка к оконченному письму (Postscript)

12. Уведомление о наличии копий (Notation of copies sent).

 

Следует заметить, что в деловом письме не обязательно наличие перечисленных выше составных частей. Скажем, при отсутствии приложений, необходимость в этом разделе письма отпадает.

 

 

Заголовок.

 

    Напечатанный типографским способом заголовок содержит наименование и адрес организации или фирмы, отправляющей письмо, и ряд подробностей, как то: адрес для телеграмм, номер и условное название телетайпа, номера телефонов, названия коммерческих кодов, употребляемых для телеграфных сношений и т.п. Под названием организации часто указывается род ее деятельности. В заголовках писем английских акционерных компаний иногда проставляются фамилии директоров компании.

Названия внешнеторговых объединений не переводятся на иностранные языки. Слова «внешнеторговое объединение» и «экспортно-импортное объединение» пишутся латинским шрифтом в транскрипции, принятой для всех иностранных языков – VNESHNETORGOVOJE OBJEDINENIJE, EXPORTNO-IMPORTHOJE OBJEDINENIJE.

     Vneshnetorgovoje Objedineije “Machinoexport”

 

      В конце названий многих английских торговых и промышленных предприятий, банков стоит слово Limited (Ltd):

A. Smith & Co., Limited

The Sheffield Engineering Co., Ltd.

 

     Слово Limited представляет собой сокращение выражения limited liability company компания с ограниченной ответственностью. Это выражение означает, что ответственность членов компании (акционеров) ограничивается номинальной стоимостью приобретенных ими акций.

 

     В США вместо слова Limited после названий многих торгово-промышленных предприятий стоит слово Corporation или слово Incorporated (Inc). Corporation означает соединение лиц, корпорация и в названиях американских фирм, банков и т.д. в большинстве случаев употребляется вместо stock corporation акционерная корпорация. Incorporated означает зарегистрированный как корпорация:

    The American Mining Corporation

    James Smith and Company, Incorporated  

 

 Отсутствие слова Limited (Ltd) в названиях английских предприятий и слов Corporation или Incorporated (Inc) в названиях американских предприятий указывает на то, что данное предприятие является товариществом (partnership), члены которого отвечают по обязательствам предприятия всем своим имуществом.

Часто в заголовке напечатано указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма, инициалы машинистки, сокращенное обозначение отдела, номер отдела и т.п.

 

Our reference AC/DK/156 – Наша ссылка AC/DK/156

Your reference 15/16/1867 – Ваша ссылка 15/16/1867

In your reply please refer to FL/KD/156789 – В вашем ответе просим сослаться на FL/KD/156789

In your reply please mention our reference CA/DB – В вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку CA/DB

Our file No. 12/16/1678 - Наше дело 12/16/1678

Please quote No. 1567/AC when replying – В ответ просим сослаться на № 1567/AC

В заголовках некоторых фирм можно встретить следующую фразу:

 

All communications to be addressed to the company and not to individuals. Все сообщения должны быть адресованы компании, а не отдельным лицам.

 

 

Дата письма.

 

Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Дата обозначается одним из следующих способов:

 

1. 12^th September, 1978

2. 12 September, 1978

3. September 12^th , 1978

4. September 12, 1978

Предлог on и артикль перед датой не ставятся. В Англии наиболее распространен первый способ обозначения даты – 12^th September, 1978. Этот же способ обычно употребляется в письмах, исходящих от российских внешнеторговых организаций. В США часто применяется четвертый способ – September 12, 1978.

При обозначении даты по способам 1 и 3 необходимо обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и одного из окончаний st, nd, rd , th: 1^st, 2^nd, 3^rd, 4^th.

 

Следует также иметь в виду, что перед числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая. Точка в конце обозначения даты не обязательна.

Названия месяцев, кроме March, May, June, July часто сокращаются:

January – Jan.                                September – Sept.

February – Feb.                              October – Oct.       

April – Apr.                                   November – Nov.

August – Aug.                                December – Dec.

 

 

Наименование и адрес получателя письма.

Наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляется на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой. Название организации или фамилия лица обычно пишутся на отдельной строке.

 

Если письмо адресуется фирме, то перед ее названием принято ставить Messrs, которое представляет собой сокращение французского слова Messieurs господа и употребляется со значением фирма обычно в том случае, когда в названии фирмы имеются фамилии каких-либо лиц. В конце слова Messrs. Обычно ставится точка:

Messrs. A. Robinson and Sons – Фирме А. Робинсон энд Санз

Messrs. John Brown & Co., Ltd. – Фирме Джон Браун энд Ко Лимитед

 

При адресовании писем какой-либо фирме или другой организации следует приводить название организации полностью в таком же виде, в каком оно дано в заголовках писем, исходящих от этой организации, или в торговых справочниках, не допуская каких-либо сокращений или изменений.

Когда письмо адресуется отдельному лицу-мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr., которое представляет собой сокращение слова Mister мистер, господин и полностью никогда не пишется. В конце слова Mr. Обычно ставится точка.

Перед фамилией лица следует указать его имя или первые буквы имен:

 

Mr. Harold Brown – мистеру Гарольду Брауну

 

В Англии вместо Mr. Иногда после фамилии лица пишется слово Esq. Слово Esq. Представляет собой сокращение слова esquire – эсквайер – и полностью никогда не пишется. В конце слова Esq. Стваится точка. Перед фамилией лица необходимо и в этом случае указать его имя или инициалы:

 

Harold Brown, Esq. – Гарольду Брауну, эсквайеру

 

В отличие от русского языка, в английском языке имя или первые буквы имен какого-нибудь лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда пред ней. Прописные буквы, встречающиеся после фамилий каких-либо лиц, являются сокращениями, указывающими на принадлежность к определенной организации, на звание или на орден, которым награждено это лицо:

A.B. Smith, M.P. (M.P. – Member of Parliament – член парламента)

C.D. Brown, M.I.C.E. (M.I.C.E. – Member of the Institution Of Civil Engineers – член Института гражданских инженеров)

 A.F. White, LL.D. (LL.D. – Doctor of Laws – доктор юридических наук)

G.H. Black, K.C.V.O. (K.C. V.O. – Knight Commander of the Victorial Order - кавалер ордена королевы Виктории).

Иногда письмо адресуется должностному лицу в какой-нибудь организации. Когда фамилия лица,. Занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна,. То адресат обозначается следующим образом:

The Chairman, A.Smith & Co, Ltd – председателю компании А. Смит энд Ко. Лимитед

 

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно,.. однако, лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресе (Chairman - председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary - секретарь, Chief Account – главный бухгалтер.)

 

При адресовании писем замужним женщинам в Англии и США употребляется слово Mrs. Миссис, госпожа.

Mrs. Mary Brown

 

Слово Mrs. Представляет собой сокращение слова Mistress миссис, госпожа. Mrs. Полностью никогда не пишется и самостоятельно, т.е. без фамилии лица, не употребляется. В конце слова Mrs. Обычно ставится точка – так же, как и после всех сокращенных слов. При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss мисс, госпожа, за которым следует имя адресата и фамилия:

 

Miss Mary White

 

После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке пишется номер дома и название улицы, а затем – также на отдельной строке – название города: Номер дома всегда стоит перед названием улицы. Название города сопровождается в необходимых случаях принятым обозначением почтового района. Графство (В Англии) или штат (в США) пишутся после названия города. Если письмо адресуется за границу, то после названия города следует название страны. После наименования организации или фамилии адресата ставится запятая. Запятая ставится также после названия улицы и перед обозначением почтового района, штат, страны. Между номером дома и названием улицы запятая не обязательна. Слова Street, Place, Avenue пишутся с прописной буквы.

 

 

Messrs. A. Smith & Company, Limited

25, Leadenhall Street,

London, E.C.,

England.

 

Рассмотрим один из примеров такого письма:

 

Brain Institute

                                                                  Svetlanovsky Avenue 47

                                                                  Leningrad 145238

                                                                  USSR

                                                                                  April 8, 1990

Dr. James Smith

Brain Research Street

19 Oxford Street

  London, NE 20

       England

Dear Mr. Smith,