Указание на приложения.

    Если к письму приложены какие-нибудь материалы или документы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure – приложение или слово Enclosures – приложения, чаще сокращенно - Encl. Если имеются два приложения и более, то указывается их число: 3 Enclosures или 3 Encl. (3 приложения) .

    В указании на приложения рекомендуется перечислить посылаемые материалы, в особенности когда это важные или ценные документы. Слова в названиях материалов или документов пишутся при этом с прописной буквы, кроме предлогов, артикли обычно опускаются.

 Encl: Cheque                                   Приложение: чек

Enclosures:                                      приложения:

Bill of Lading                                  коносамент

Insurance Policy                              страховой полис

Invoice                                                 счет-фактура

Постскриптум

Постскриптум (Postscript), т.е. приписка в конце письма после подписи, допускается лишь в том случае, когда после подписания письма произошло событие, о котором нужно немедленно сообщить адресату. Приписка начинается с сокращения P.S., в конце приписки снова ставится подпись.

                                      Коммерческое письмо.

   Всем знакомое английское слово «бизнес» уже прочно вошло в наш язык, и, что под этим словом подразумевается, объяснять нет нужды. Также и производные от этого слова, типа бизнесмен, и у нас, и в Европе, и по всему миру ассоциируются с торговлей, биржевыми сделками,

вкладыванием капитала и т.д., одним словом, с традиционным западным бизнесом в нашем понимании.

    Однако, если переводить слово «business» на русский язык, то получается некоторое несовпадение смыслов. Строго говоря, «business» переводится как «дело», а, скажем, «business letters» переводится как «деловые письма», чему в английском языке есть соответствующий эквивалент «official correspondence» («официальная переписка»).

Действительно, деловые письма не обязательно должны быть коммерческими, но могут быть, и юридическими, дипломатическими, научными и многими другими официальными письмами. Таким образом, коммерческая переписка является лишь частью, правда довольно внушительной, деловой переписки.

        Во многом внутренние реквизиты коммерческого письма (ученые называют их «клише») архаичны и составляют стройную, довольно устойчивую систему, этакий «деловой канцелярит». Однако суховатый официальный язык коммерческого письма, как впрочем и любой другой язык, со временем меняется. Не будем судить, в хорошую или плохую сторону меняется интересующий нас язык, но отметим, что он все больше упрощается. Все реже в деловых письмах встречаются вычурные архаичные фразы и громоздкие грамматические конструкции. Все активнее используются обычные разговорные формы, все чаще появляются в коммерческих простых письмах яркие, образные выражения, нередко можно встретить даже сленг. Характер коммерческого письма становится все более доверительным, располагающим и убеждающим.  

Если вам доведется переписываться с какой-нибудь американской фирмой, то вы не застрахованы от остроумного письма, в котором может быть уместна шутка, интересная цитата, даже анекдот или загадка. Естественно, подобные «фокусы» исключены в больших официальных документах.

Британский стиль, напротив, отличается завидным постоянством, и, можно сказать, что консервативность его не знает границ. До сих пор можно порой встретить в британских коммерческих письмах клише 18-19 веков, типа:

We beg to acknowledge your esteemed favour of the 5^th inst.

Позвольте засвидетельствовать почтение за любезно оказанную нам честь (имеется в виду письмо) от 5 числа сего месяца. Что на современном английском языке имело бы вид:

We received your letter of 5^th May.

Мы получили ваше письмо 5 мая.

В современных деловых письмах вообще, и в коммерческих письмах в частности, приняты следующие клише:

 We thank you for the letter of 5^th May- Благодарим за Ваше письмо от 5 мая

Many thanks for your letter – Большое спасибо за Ваше письмо

In reply to your letter of (request) – В ответ на Ваше письмо от (просьбу)

W e are pleased to tell you that – Рады сообщить Вам,что

At your request, we sent you – По вашей просьбе мы выслали вам

We have considerable interest in – Мы очень заинтересованы в

Запросы. Ответы на запросы.

Всякому, даже не искушенному в бизнесе человеку, нетрудно будет ответить на вопрос «с чего начинается коммерческая переписка?» Почти всякая деловая корреспонденция начинается с запросов. Одним грамотно составленным запросом можно установить новые деловые связи с торговыми партнерами, важность которых очевидна не только в наших условиях.

В запросах обычно интересуются прежде всего информацией любого рода и в любом ее виде – списка цен, условий поставки, сроков выполнения заказов, справок, поручительств, каталогов и т.д. Направляя заказ в адрес такой-то фирмы, вы сразу ставите себя в выгодное положение – фирма-получатель обязательно даст необходимую информацию и будет рада сделать это, ведь в условиях рынка запрос почти означает заказ, а заказ – это торговля, прибыль, смысл бизнеса.

Язык запросов прост, а содержание сводится к «просим такую информацию».

 В запросах обычно используются следующие клише:

Please inform us – Просим сообщить

Please send us – просим выслать

Please rush us - Просим выслать

We should be obliged to receive your (price-list) – мы были бы признательны, получив ваш (прейскурант)

We are interested in – Мы интересуемся

We are in the market for – Мы намерены закупить

Quote prices – укажите цены

We have an inquiry for – мы хотели бы получить информацию о

Примеры запросов:

                                                                     15 May 1990