Учет и документальное оформление расчета с подотчетными лицами

     Согласно утвержденному Плану счетов бюджетного учета в разделе 2. Финансовые активы на счете 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам, со всеми  лицами заключается договор о полной материальной ответственности.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя заповедника на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

 Порядок расходования средств на хозяйственные нужды в Заповеднике регулируется единой сметой расходов, а также Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Подотчетному лицу Самойловой М.П., из кассы выданы наличные денежные средства по расходному кассовому ордеру №156 от 06.07.2006г. На основании заявления от 04.07.06г. на сумму 4070-60 рублей об израсходовании авансовой суммы представлен Авансовый отчет (приложение Т) в бухгалтерию заповедника. К отчету прилагаются оправдательные документы:

─ чеки

─ справки

─ квитанции

Приложенные документы пронумерованы подотчетным лицом в порядке из записи.

 Расходование денежной наличности на служебные командировки, а также порядок организации служебных командировок регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации №729 от 02.10.2002г. о размерах возмещения расходов связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации работникам организаций финансируемых за счет средств федерального бюджета.

По приказу (распоряжению) №40-К от 16.06.2006г. (приложение У) направляется в служебную командировку на семинар-совещание в г.Санкт-Петербург научный сотрудник заповедника Телицына М.Г.

Выписывается командировочное удостоверение №45-К от 16.06.2006г. (приложение Ф) и служебное задание (приложение Х), с указанием места назначения, срока и цели командировки.

Наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы получены подотчетным лицом по расходному кассовому ордеру №157 от 06.07.2006г.

По факту растрачивания денежных средств составляется авансовый отчет.

К авансовому отчету в обязательном порядке прилагается оправдательные документы:

─ удостоверение на командировку;

─ проездные документы;

─ документы о найме жительства.

Авансовый отчет предъявляется в бухгалтерию, в течении трех дней после возврата из командировки и 14 дней после получения средств на хозяйственные расходы. В бухгалтерии происходит конечный расчет с подотчетными лицами: проверяется правильность оформления первичных документов, законность осуществления расходов, а также правильность арифметический расчетов, делается конечный расчет фактически осуществленных расходов, подтвержденных соответствующими документам.

Израсходованные суммы аванса на хозяйственные расходы отражаются по:

Дт 040101221 «Расходы на услуги связи»                             21-60 руб.

Кт 020804660 «Уменьшение дебиторской задолженности

     подотчетных лиц по оплате услуг связи»                      21-60 руб.

Дт040101222 «Расходы на транспортные услуги»                   350-00 руб.

Кт 020805660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате

                     транспортных услуг»                                     350-00 руб.                                                                        

Дт 040101226 «Расходы на прочие услуги»                          2710-00 руб.

Кт 020809660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате

                     прочих услуг»                                                 2710-00 руб.                         

Дт 040101226 «Расходы на прочие услуги»                          244-00руб.                                                                          

Кт 020819660 «Расчеты с подотчетными лицами по

                      приобретению основных средств»               244-00 руб.                                                                               

Дт 040101226 «Расчеты на прочие услуги»                           745-00руб.

Кт020822660 «Расчеты с подотчетными лицами по

                       приобретению материалов»                               745-00 руб.                                                   

     Израсходованные суммы аванса на командировочные расходы отражаются по:

Дт040101212 «Прочие выплаты»                                            700-00 руб.

Кт020801660 «Расчеты с подотчетными лицами по

                     оплате суточных»                                             700-00 руб.                                                          

Дт 040101222 « Расходы на транспортные услуги»               7298-10 руб.

Кт020805660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате

                     транспортных услуг»                                            7298-10 руб.                                                     

Дт040101226 «Расходы на прочие услуги»                            1650-00 руб.

Кт 020809660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате                                                        

                      прочих услуг»                                                   1650-00 руб.

    Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале расчетов с подотчетными лицами (приложение Ц).

 

    2.4 Учет операций по расчетному счету

    Заповедник является юридическим лицом, который наделен собственным имуществом, оборотными средствами и имеет самостоятельный баланс.

Основными способами расчетов между организациями, предприятиями и учреждениями являются безналичные расчеты. Безналичные расчеты осуществляются без участия денежной наличности – путем списания денежных средств с расчетного счета плательщика и зачисления их на счет получателя в соответствии с «Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации» введенным в действии с 01.11.2002г.

Бюджетное финансирование, хранение внебюджетных средств и проведение операций по ним ведется главным распорядителем.

Главный распорядитель средств заповедника – Федеральное агентство по культуре и кинематографии.

Для осуществления всех денежных операций в отделении г.Ульяновска УФК по Ульяновской области заповедником открыт лицевой счет. Перечисление бюджетных средств с единого казначейского счета осуществляется платежным поручением (ф.0401060), которое подается в уполномоченный банк – ГРКЦ ГУ Банка России по Ульяновской области г.Ульяновска. Поручение принимается банком к выполнению на протяжении десяти календарных дней со дня выписки (день выписки заполнения поручения не учитывается).

В процессе хозяйственной деятельности у учреждения возникают расчеты по платежам с органами, организующими исполнение бюджетов, связанные с налоговыми платежами и оплатой единого социального налога; оплатой профсоюзных взносов, по содержанию имущества, за материальные запасы и за прочие услуги; предоплата поставщикам.

Поэтому организация системы расчетов, ее бесперебойное функционирование является важнейшим условием, обеспечивающим хозяйственные связи между организациями.

В соответствии с частью второй Налогового Кодекса Российской Федерации с 1 января 2001г. обязательные страховые взносы, уплачиваемые предприятиями и организациями в государственные внебюджетные фонды, заменяются единым социальным налогом, зачисляемым в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР), Фонд социального страхования Российской Федерации (ФСС РФ), Федеральный и территориальный фонды обязательного медицинского страхования Российской Федерации (ФФОМС и ТФОМС РФ).

Для расчетов по платежам единого социального налога предназначен счет 030302000.

Ставки налога дифференцированы в зависимости от размера налоговой базы за календарный год в соответствии со ст.241 НК РФ. В частности, при сумме налогооблагаемых доходов до 100 000 рублей, ставка налога в Пенсионном Фонде Российской Федерации составляет 20%, в ФСС РФ – 2,9%, ФФОМС РФ – 1,1%, ТФОМС РФ – 2%. Сумма налога исчисляется отдельно по каждому фонду.

Уплата налога производится ежемесячно в срок, установленный для получения средств в банке на оплату труда за истекший месяц. Учет расчетов по суммам единого социального налога ведется на субсчете 213.

Уплата единого социального налога в ПФР, ФФОМС и ТФОМС перечисляются заповедником в УФК по Ульяновской области (ИФНС России по Ленинскому району г.Ульяновска), а в ФСС перечисляется в ГУ Ульяновское Региональное отделение ФСС РФ.

Удержание единого социального налога производится один раз в месяц со всех сумм начисленной заработной платы на основании расчетно-платежных ведомостей и перечисляется в ГУ Ульяновское Региональное отделение.

Начисление единого социального налога отражается следующей записью:

Дт 040101213 «Расходы на начисления на выплаты по оплате труда

                       учреждения»                                                    42163-57 руб.

Кт 030302730 «Увеличение кредиторской задолженности по единому

                       социальному налогу и страховым взносам на обязательное

                       пенсионное страхование в РФ»                           42163-57 руб.

Перечисление учреждением сумм единого социального налога отражается записью:

Дт 030302830 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому

                     Социальному налогу и страховым взносам на обязательное

                      Пенсионное страхование в РФ»                       42163-57 руб. 

Кт 030405213 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими

                     исполнение бюджета, по начислениям на выплату по оплате

                     труда»                                                                    42163-57 руб.

Расчетные операции между организациями – юридическими лицами возникают из договорных отношений по поставке материальных ценностей, оказанию услуг, выполнению работ. В соответствии с заключаемыми договорами одна сторона берет на себя обязательства поставить свою продукцию и товары, выполнить очередные работы, оказать услуги, а другая сторона обязуется оплатить стоимость полученных материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг.

Заповедником заключаются договора на услуги связи, коммунальные услуги, на обслуживание компьютерной техники, на капитальный и текущий ремонт и прочие услуги.

На оказание услуг связи (вид расхода ст.221) – абонентская плата за телефон, заповедником заключен договор №788 от 15.03.2002г. с Ульяновским филиалом ОАО Волгателеком, в котором заповедник, как заказчик, обязуется ежемесячно оплачивать стоимость данных услуг.

За июль 2006г. платежным поручением №476 от 10.08.2006г. с лицевого счета УФК по Ульяновской области заповедник «Родина В.И.Ленина» на счет Ульяновского филиала ОАО Волгателеком перечислены денежные средства в сумме 10212-78 рублей (приложение Ш).

Дт 130202830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам

                     с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг

                     связи»                                                                     10212-78 руб.

Кт 130405221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами,

                     организующими исполнение бюджетов, по оплате

                     услуг связи»                                                           10212-78 руб.

Все расчеты связанные по платежам из бюджета с органами, организующие исполнение бюджетов, отражаются в книге кассовых расходов (приложение Щ).

Кроме списания денежных средств с лицевого счета на него также можно зачислить денежные средства, поступающие в пользу учреждения.

Дополнительными источниками финансирования заповедника являются средства, полученные от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Им присваивается дополнительный код:

(33) – средства, поступающие от арендаторов на возмещение эксплутационных, коммунальных и административно-хозяйственных услуг.

Арендодателем, в лице заповедника, заключен договор №109-530 от 17.11.2005г. с предпринимателем Парамоновым В.А., который обязуется в срок установленный договором перечислить средства за аренду на его лицевой счет.

Имущество, сданное в аренду, ведется на отдельном лицевом счете 11058258760 вид расхода ст.530.

Арендная плата за аренду федерального имущества за июль 2006г.перечислена на лицевой счет заповедника в УФК по Ульяновской области платежным поручением №5 от 31.08.2006г. в сумме 5259-10 рублей.

Дт 130405000 – поступление наличных денежных средств от аренды

Кт 130305000 – расчеты по прочим платежам в бюджет              5259-10 руб.

Движение денежных средств на расчетном счете учреждения, т.е. их зачисление и списание, оформляется банковской выпиской.

Обязательными реквизитами этого документа являются:

─  номер расчетного счета клиента;

─ входящий остаток (т.е. остаток денежных средств на счете на начало рабочего дня в банке);

─ дата предыдущей выписки и остаток на конец этого дня (он называется исходящим и проставляется как входящий остаток в следующую банковскую выписку); дата предыдущей выписки необходима бухгалтеру предприятия для того, чтобы убедиться, все или не все банковские выписки получены организацией.

В выписке две колонки предназначены для сумм, зачисляемых на расчетный счет организации и списываемых с него в течение рабочего дня. При этом следует иметь в виду, что для организации и банка понятия «дебет» и «кредит» применительно к расчетному счету означают разное. Для организации расчетный счет является активным счетом и поступление денежных средств на счет означает «дебет» (приход), а списание денежных средств со счета означает «кредит» (расход). Расчетный счет организации для банка является источником денежных средств, т.е. пассивным счетом. Следовательно, любое поступление денег на счет организации означает для банка увеличение этого источника и поэтому проходит по кредиту счета, а списание денег со счета организации для банка является уменьшением источника и проходит по дебету счета. Бухгалтер организации, обрабатывая банковские выписки, должен у себя в учете все суммы, указанные в колонке «кредит», считать приходом (т.е. дебетом) организации, а все суммы, проставленные в колонке «дебет» считать расходом организации (т.е. кредитом).

В конце выписки проставляется исходящий остаток (остаток на конец дня). Бухгалтер должен при обработке выписок контролировать, чтобы такая же сумма стояла в следующей банковской выписки как входящий остаток (остаток на начало рабочего дня).

В специальной колонке проставляются номера платежных документов. Все платежные и другие оправдательные документы прилагаются к выпискам банка, выдаваемым клиентам. Бухгалтер организации сверяет все проставленные к выписке суммы с суммами, указанными в оправдательных документах. При обработке банковских выписок против каждой суммы проставляется номер корреспондирующего счета, означающий, с какого счета эта сумма зачислена или на какой счет она списана.

 

        

 

     Глава 3 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ДЕНЕЖНЫХ