Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами ООО «Кирпичик» и разработка рекомендаций по совершенствованию расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кирпичик»

Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кирпичик» включает следующие направления.

Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, приказы предоставлены не были.

Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверял: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных расходов; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами. На данном этапе было выявлено, что в ООО «Кирпичик» из-за низкого уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения: отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет, на предприятии подотчетные лица по подотчетным суммам отчитываются не всегда вовремя, существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Оформление первичной документации ООО «Кирпичик» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

Таблица 7 - Проверка обоснованности выдачи денежных средств под отчет исключительно сотрудникам организации

Все расходные кассовые ордера были оформлены правильно, средства выданы в подотчет лицам, являющимся работниками организации и отданными приказом № 5 «О порядке выдачи денежных средств под отчет»

Таблица 8 - Фрагмент рабочего документа по регистрации фактов нарушений в оформлении ПКО

Аудитором был составлен рабочий документ по систематизации фактов нарушений в оформлении первичных кассовых ордеров на ООО «Кирпичик», на его основании можно составить рабочий документ по анализу фактов нарушений в оформлении первичных кассовых документов.

Таблица 9 - Фрагмент рабочего документа по анализу фактов нарушений в оформлении первичных кассовых документов

С помощью данного рабочего документа можно сделать вывод о существенности искажения отчетности в отношении расчетов с подотчетными лицами. Также можно сделать вывод о степени контроля за кассовыми операциями руководством ООО «Кирпичик». Вследствие ослабления контроля возможны злоупотребления и хищения, а также иные факты мошенничества на предприятии.

Таблица 10 - Фрагмент рабочего документа по итоговому представлению нарушений в оформлении первичных кассовых документов

В данном рабочем документе подведен итог по вопросу правильности оформления первичных кассовых документов.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Операции с подотчетными лицами отражаются в учете на основании и в порядке, установленном законодательством.

Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность на конец отчетного периода отсутствует.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

При проверке было установлено, что подотчетные лица, оформляющие авансовые отчеты, отражают израсходованные суммы верно.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. В ООО «Кирпичик» соблюден весь порядок подтверждения командировочных расходов.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей и др.).

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Проверяемая организация соблюдает требования по расчетам наличными денежными средствами и не допускает перерасхода лимита по расчетам с другими юридическими, физическими лицами, установленного в размере 100 000 руб.

Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. Учет ведется без нарушений.

Проверка арифметических расчетов клиента (пересчет)

Пересчет заключается в проверке арифметической точности источников документов и бухгалтерских записей и в выполнении независимых подсчетов. Поскольку организация ведет бухгалтерский учет с применением компьютерных средств, аудитор может осуществлять проверку расчетов, применяя ЭВМ.

В вязи с небольшим объемом расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кирпичик» в 2010 году: 2-3 авансовых отчета в месяц по средствам, выданным на хозяйственный нужды, 1-2 авансовых отчета по командировкам в месяц, проводилась сплошная аудиторская проверка предоставленных предприятием документов.

Таким образом, в результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами может быть выдано, безусловно-положительное, аудиторское заключение, состоящее в том, что

Был проведен аудит правильности отражения в бухгалтерском учете ООО «Кирпичик» расчетов с подотчетными лицами за 2010 финансовый год. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ООО «Кирпичик» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г №129 ФЗ и «Порядком ведения кассовых операций»

Ответственность за подготовку прилагаемой бухгалтерской отчетности несет исполнительный орган ООО «Кирпичик» Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основании данных проведенного аудита

Аудит был проведен в соответствии с Законом «Об аудиторской деятельности» Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» соответствует действующему в 2010 году законодательству и не содержит существенных искажений Аудит включал проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за 2010 г.. Проведенный аудит дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.

В результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета, по состоянию на 1 января 2011 г.

В качестве рекомендации ООО «Кирпичик» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи в подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить ввести должность бухгалтера, который займется именно расчетами с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

Хорошо было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. В ООО «Кирпичик» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком случае снизилась бы нагрузка, возложенная на каждое подотчетное лицо.

Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм. Если раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным сумма, то теперь данная программа оповестит, о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и безошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет. Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.

Заключение

В заключении можно сделать выводы о том, что в процессе написания выпускной квалификационной работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

Анализ основных показателей деятельности ООО «Кирпичик» за 2008-2009 гг. показал, что:

Стоимость валовой продукции ежегодно уменьшается. Проведя оценку использования сырья и материалов в 2008 году руководство пришло к выводу, что имеющиеся запасы сырья и материалов на предприятии превышают их необходимый уровень.

Что касается стоимости товарной продукции, то её уровень в 2010 году вырос по сравнению с уровнем 2008 года. Это говорит о росте объёмов производства на предприятии.

Среднегодовая стоимость основных производственных фондов с каждым годом растёт, и в отчётном периоде её уровень превысил уровень 2008 и 2009 годов.

Среднегодовая численность работников держится практически на одном уровне и здесь трудно делать какие-либо выводы, но тем не менее, ежегодно имеет место снижение среднесписочной численности работников.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что ООО «Кирпичик» по своим размерам относится к крупным предприятиям отрасли. Более того, предприятие ежегодно наращивает свои производственные фонды, что говорит о наличии стратегической перспективы для данного предприятия.

Изучение организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кирпичик» показало, что основными направлениями расходования подотчетных сумм являются хозяйственные нужды, командировочные и представительские расходы.

Оформление хозяйственных операций осуществляется типовыми формами первичных документов, что соответствует требованиям нормативных актов по применению и оформлению расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами на ООО «Кирпичик» является журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Расчеты с подотчетными лицами на ООО «Кирпичик» имеют небольшой объем, но играют значительную роль в хозяйственной деятельности предприятия.

В ходе аудиторской проверки установлено, что основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ.

В работе рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, который включает в себя следующие стадии: ознакомление аудитора с состоянием учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; проверка предоставленных документов по расчетам и по содержанию; оформление итогов аудиторской проверки.

Набор контрольных процедур для выявления возможных нарушений или злоупотреблений при учете расчетов с подотчетными лицами охватывает следующие сегменты:

проверка соответствия подотчетных лиц, списку лиц, имеющих на это право, а также наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы, а также полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам;

проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

проверка правильности ведения учета (аналитического учета) и возмещения командировочных расходов;

проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами;

проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7, и др.

В процессе аудита в ООО «Кирпичик» была проведена сплошная аудиторская проверка первичной документации и данных регистров бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами за 2010 год.

В результате проведения проверки не было выявлено нарушений действующего за проверяемый период законодательства.

В качестве рекомендаций ООО «Кирпичик» можно предложить более тщательно следить за учетом расчетов с подотчетными лицами, во избежание в дальнейшем ошибок в данном разделе бухгалтерского учета из-за невнимательности.