Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кирпичик»

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена на рисунке № 2.

Рис. 1 - Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО «Кирпичик» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи (кассиром оформляется расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-2).

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71

на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки (кассиром оформляется приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1);

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом;

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами на ООО «Кирпичик» является журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала - ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

Рис. 2 - Движение в ООО «Кирпичик» от первичных документов до бухгалтерской отчетности

На ООО «Кирпичик» небольшой объем расчетов с подотчетными лицами (2-3 авансовых отчета в месяц по средствам, выданным на хозяйственный нужды, 1-2 авансовых отчета по командировкам в месяц), но тем не менее данный вид расчетов играет очень важную роль в хозяйственной деятельности предприятия.