Бизнес-требования, законодательные и другие требования

При установлении и пересмотре своих целей в области ведения записей организация должна принимать во внимание бизнес-требования, законодательные, нормативные и другие требования, относящиеся к формированию записей и управлению ими.

Организация должна оценивать и документировать бизнес-требования, законодательные, нормативные и другие требования, влияющие на ее деятельность, которую она должна выполнять и для выполнения которой требуется свидетельство соответствия.

Бизнес-требования включают все требования к должному выполнению работ или деятельности организации. Требования возникают в связи с текущими показателями деятельности, будущими планами и развитием, управлением рисками и планированием устойчивости функционирования организации.

Законодательные требования включают требования, относящиеся к формированию и ведению записей. Источниками законодательных требований являются:

a) статутное и прецедентное право, включая законы и регламенты, определяющие отраслевую и общую деловую среду;

b) законы и регламенты, относящиеся непосредственно к свидетельствам, записям и архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных и информации, а также к электронной торговле;

c) конституционно-правовой статус организаций, уставы или соглашения, стороной в которых является организация;

d) условия договоров и других инструментов, которые организация юридически обязана выполнять.

К другим требованиям относятся неузаконенные добровольные обязательства, которые на себя принимает организация:

- добровольные кодексы лучшей практики;

- добровольные кодексы поведения и корпоративной этики;

- идентифицируемые ожидания сообщества относительно того, что является допустимым поведением для определенной отрасли или организации, включая надлежащее управление, должный контроль за мошенническим или злонамеренным поведением и прозрачность принятия решений.

Определение области применения системы менеджмента записей

Организация должна определить и документировать область применения своей системы менеджмента записей.

Область применения СМЗ может охватывать всю организацию, конкретные функциональные подразделения организации, конкретные участки организации или одно, или несколько функциональных подразделений в рамках группы организаций.

При создании СМЗ для одного или нескольких конкретных функциональных подразделений в рамках группы организаций, область применения СМЗ должна включать взаимоотношения между субъектами и роль каждого субъекта.

В том случае, когда организация передает стороннему исполнителю любой процесс, влияющий на соответствие требованиям к СМЗ, организация должна обеспечить контроль за такими процессами. Управление исполнителями и процессами, переданными сторонним исполнителям, должно быть определено в рамках области применения СМЗ.

Лидирующая роль руководства

Обязательства руководства

Высшее руководство должно демонстрировать свои обязательства путем:

- обеспечения совместимости СМЗ со стратегическим направлением организации;

- включения требований к СМЗ в бизнес-процессы организации;

- предоставления ресурсов для создания, внедрения, поддержания в работоспособном состоянии и постоянного улучшения СМЗ;

- информирования о значимости результативной СМЗ и выполнения требований к СМЗ;

- обеспечения достижения СМЗ намеченных результатов;

- направления и поддержки постоянного совершенствования.

Примечание - Ссылка на "бизнес" в настоящем стандарте имеет широкое толкование и означает ту деятельность, которая является ключевой для обеспечения существования организации.

Политика

Высшее руководство должно разрабатывать политику ведения записей. Такая политика должна:

- соответствовать целям организации;

- обеспечивать основу для установления целей управления записями;

- включать обязательство по выполнению действующих требований;

- доводиться до сведения всех работников организации;

- предоставляться заинтересованным сторонам по мере необходимости.

Организация должна сохранять документально оформленную информацию о политике ведения записей.

Политика ведения записей должна включать стратегические планы высшего уровня в отношении создания и управления достоверными, надежными и пригодными для использования записями, способными обеспечивать выполнение функций и операций организации и защищать целостность этих записей до тех пор, пока они могут потребоваться.

Организация должна обеспечивать доведение политики ведения записей до всех уровней организации и внедрение ее на всех уровнях, а также доведение ее до сведения всех субъектов или лиц (таких как партнеры или подрядчики), работающих с ней или действующих от ее лица.

Функции, обязанности и полномочия организации

Общие положения

Высшее руководство должно обеспечить определение, распределение и доведение до всех работников организации, а также до субъектов или отдельных лиц, взаимодействующих с организацией или действующих от ее имени, функций, обязанностей и полномочий, связанных с менеджментом записей.

Обязанности должны распределяться соответствующим образом среди всего персонала в соответствующих подразделениях и на соответствующих уровнях в рамках организации, в частности, среди высшего руководства, руководителей программ, специалистов по ведению записей, специалистов по информационным технологиям, системных администраторов и всех других в соответствии со своими обязанностями, которые формируют записи и управляют ими как частью своей работы.

Лидирующая роль во внедрении СМЗ должна принадлежать конкретному представителю высшего руководства. В тех случаях, когда этого требуют масштабы и сложность организации, а также ее процессы управления записями, конкретная роль должна быть отведена представителю руководства по работе с записями, имеющему специальную подготовку и компетентность. Распределение обязанностей и их взаимосвязи должны быть документированы.