Информированность и подготовка

Организация должна обеспечивать осведомленность работников:

a) о необходимости и значимости их персональной деятельности и о том, как они способствуют достижению целей СМЗ;

b) о важности соответствия политике и процедурам СМЗ, а также требованиям системы менеджмента;

c) о важных аспектах СМЗ и связанных с ними фактических или потенциальных воздействиях на их работу и о преимуществах качественного выполнения рабочих заданий;

d) об их функциях и обязанностях по выполнению требований СМЗ;

e) о потенциальных последствиях отклонения от установленных процедур.

Организация должна разработать постоянно действующую программу обучения процессу формирования и управления записями. Программы обучения требованиям и методам управления записями должны охватывать весь персонал организации, включая подрядчиков и персонал других организаций в случае необходимости. Требуемая компетенция и квалификация различных специалистов в отношении управления записями должны оцениваться, идентифицироваться и включаться в программы подготовки, разрабатываемые и предоставляемые организацией.

Обмен информацией

Организация должна разрабатывать, внедрять, документировать и поддерживать в рабочем состоянии процедуры внутреннего обмена информацией о СМЗ и своей политике и целях ведения записей. Внутренний обмен информацией для обеспечения результативности СМЗ должен включать распределение обязанностей, операционные процедуры и доступ к документации.

Организация должна принимать решения о необходимости передачи информации о своей СМЗ другим субъектам (например, при наличии совместных бизнес-процессов). Если принимается решение о передаче информации, организация должна разработать средства передачи информации. В зависимости от уровня взаимодействия с внешними сторонами, такими как подрядчики, заказчики и поставщики, речь может идти о передаче информации о СМЗ и ее целях на высоком уровне или передаче документации о конкретных процедурах.

Документация

Общие положения

Организация должна документировать свою СМЗ. Это включает наличие санкционированных заявлений:

a) об области применения СМЗ;

b) о политике и целях;

c) о взаимозависимости и взаимосвязях между СМЗ и другими системами менеджмента организации или между организациями;

d) о документированных процедурах согласно требованиям настоящего стандарта;

e) о документации, которую организация считает необходимой для обеспечения результативного планирования, функционирования и управления процессами.

Примечания

1 Термин "документированная процедура", который встречается в настоящем стандарте, означает, что процедура была разработана, документирована, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

2 Объем документации СМЗ может отличаться в зависимости от организации вследствие:

- масштабов организации и видов деятельности, которой она занимается;

- границ и сложности внедренных и реализуемых процессов управления записями и систем учетных документов, в том числе в тех случаях, когда в предпринимательской деятельности участвуют несколько организаций.

Управление документацией

Необходимо управлять документацией, которая требуется для функционирования СМЗ. Документированная процедура должна определять средства управления, необходимые для:

a) одобрения документации на предмет адекватности до ее выпуска;

b) анализа, актуализации и повторного утверждения документации;

c) обеспечения идентификации изменений и текущего статуса пересмотра документации;

d) обеспечения наличия в местах использования соответствующих версий действующих документов;

e) обеспечения удобочитаемости и идентифицируемости документации;

f) обеспечения идентификации документации внешнего происхождения и управления ее распространением;

g) предотвращения непреднамеренного использования устаревшей документации и идентификации ее как таковой, если она будет использоваться в каких-либо целях.

К документации СМЗ относят записи, ведение которых осуществляется в системе записей. Процедуры формирования и управления документацией СМЗ должны соответствовать общим процедурам формирования и ведения записей (см. 8.2, перечисление с).

Функционирование

8.1 Оперативное планирование и контроль

Организация должна определять, планировать и контролировать те процессы, которые необходимы для рассмотрения рисков и возможностей, определяемых в 6.1, и удовлетворения требований, установленных в 6.1, путем:

- установления критериев для этих процессов;

- осуществления управления этими процессами в соответствии с заданными критериями;

- сохранения документально оформленной информации для подтверждения того, что процессы реализуются, как запланировано.

Организация должна контролировать запланированные изменения и анализировать последствия непредусмотренных изменений, принимая меры по снижению любых отрицательных эффектов по мере необходимости.

Организация должна управлять процессами, которые отданы на субподряд или выполняются сторонними организациями.