Секретарь - проводник идей руководителя

Все знают, что секретарь - это сотрудник с которым руководитель общается обычно чаще, чем с другими сотрудниками. Значит, он выступает как бы проводником идей руководителя в коллективе. У секретаря есть все возможности помогать руководителю в формировании и поддержании тех правил, которые он хотел бы поощрить в коллективе. И если секретарю это удастся, то очень скоро он превратится в личного помощника и даже советника руководителя.

Должность секретаря предполагает укрепление культуры, поддержание определенных ценностей. Она несет в себе цементирующую роль, обеспечивает надежность и спокойствие, когда сотрудники уверены, что секретарь все сделает вовремя и ничего не перепутает.

 

Механизм взаимодействия руководителя и секретаря-референта

Одним из важнейших деловых контактов, как руководителя, так и секретаря, является механизм взаимодействия между ними.

Вообще, началом совместной работы руководителя и секретаря-референта должна быть вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако не будет нарушение субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю-референту о методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, а также сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю. Секретарь должен принять к сведению полученную информацию, пожелания руководителя, уяснить свои обязанности, права, пределы компетенции, оценить ответственность предстоящей работы, определить свое место и положение в коллективе. [9]

Секретарь-референт является одним из главных помощников руководителя. В его обязанности входит помощь руководителю в выполнении его основных обязанностей. Квалифицированный секретарь позволяет руководителю сберегать до 40% его рабочего времени. Значительное место в работе любого руководителя занимают телефонные переговоры. Они отнимают у руководителя от 4 до 10% рабочего времени и, кроме того, нарушают запланированный ход работы. Поэтому все вызовы руководителя должны идти только через секретаря-референта, который оценивает их с точки зрения их важности и срочности. Для этого секретарь-референт должен:

Хорошо знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время;

Уметь выделять вопросы, относящиеся к компетенции руководителя и других работников;

Отсылать абонента к тому руководителю или работнику, который может решить вопрос по существу.

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Чтобы взаимоотношения "руководитель-секретарь" успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы. [9]

Успешное сотрудничество между руководителем и секретарем-референтом возможно только при соответствии их рабочего ритма, основой которого являются задачи, стоящие перед организацией и плановые сроки их решения. Различные аспекты решения задач субъективно отражаются в рабочих планах руководителя. Именно она определяют ритм работы секретаря. Соответствие рабочего ритма руководителя и секретаря - это не только организационно - техническая задача, но и психологическая. Характер каждого человека индивидуален. Поэтому выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Хороший секретарь-референт изучает особенности характера, мышления, манеры поведения, разговора, логику принятия управленческих решений своего начальника и старается помочь ему в достижении эффективности его работы. Руководитель, в свою очередь, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, всесторонне развиваться. Обычно взаимоотношения руководителя и секретаря складываются следующим образом: или руководитель наилучшим образом использует способности своего секретаря и дает ему широкую инициативу, или он не хочет выявить и использовать способности своего секретаря, довольствуясь тем, что есть. На практике чаще всего складывается последний вариант работы: большинство руководителей не используют своих секретарей наилучшим образом. Как правило, секретарь звонит по телефону либо отвечает на звонки, готовит кофе или приглашает посетителей. Часто сами руководители не умеют планировать время, и это оказывает большое влияние на эффективность работы их секретарей. Между тем если руководитель правильно организовывает свое время и свои рабочие взаимоотношения с секретарем, то это делает их взаимодействие максимально эффективным.

Важными факторами успеха работы секретаря-референта является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь-референт является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря-референта, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

 

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

 

Распределение информационных потоков в организации

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с предприятиями-поставщиками, клиентами, государственными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему вниманию рассмотреть организационную структуру Компании "Нормал Вент", а также роль секретаря-референта в этой организации.

Организационная структура Компании "Нормал Вент".

 

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

нормативные документы вышестоящих органов;

контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

-   юридическую силу документов;

-   качественное и своевременное составление и исполнение документов;

    организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами).

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государством.

При подготовке документов секретарь-референт часто использует следующие реквизиты:

-   эмблема организации или товарный знак;

-   код организации;

    наименование организации;

    справочные данные об организации;

    наименование вида документа;

    дата документа;

    регистрационный номер документа;

    ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    гриф ограничения доступа к документу;

    адресат;

    гриф утверждения документа;

    резолюция;

    заголовок к тексту;

    отметка о контроле;

    текст документа;

    отметка о наличии приложения;

    подпись;

    визы согласования документа;

    печать;

    отметка об исполнителе;

    отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    отметка о поступлении документа в организацию;

    идентификатор электронной копии документа.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

-   первичную обработку;

-   предварительное рассмотрение, разметку;

    регистрацию;

    рассмотрение документов руководством;

    направление на исполнение;

    контроль исполнения;

    исполнение документов;

    подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание".

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт осуществляет "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОС" - отдел снабжения.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

 

Функции и задачи, выполняемые секретарём-референтом в организации

 

Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта Компании "Нормал Вент".

Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:

-   ведение документации дирекции предприятия;

-   организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

    поиск необходимой руководителю информации;

    выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

    контроль исполнения документов и поручений руководителя;

    бронирование гостиниц, авиабилетов;

    планирование рабочего дня руководителя;

    организация и участие во встречах и переговорах;

    прием посетителей;

    прием делегаций;

    помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

    решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

    работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу Компании "Нормал Вент", согласовывается с юрисконсультом Компании "Нормал Вент", и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.