Деятельность секретаря-референта в современной организации

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение

ГЛАВА 1. Место секретаря в современной организации

История секретарских служб в России

Роль секретаря-референта в формировании корпоративной структуры

Механизм взаимодействия руководителя и секретаря-референта

ГЛАВА 2. Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

Распределение информационных потоков в организации

Функции и задачи, выполняемые секретарём-референтом в организации

ГЛАВА 3. Секретарь-референт помощник руководителя

Организация рабочего места и рабочего времени секретаря-референта

Работа с посетителями в приёмной

Рациональная организация работы секретаря-референта

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность исследования: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря-референта со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Секретарь-референт является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" [5].

Исходя из вышесказанного, целью данной работы является изучение деятельности секретаря-референта с учетом современных условий деятельности.

Задачи:

.   Изучение теоретических источников по данному вопросу;

.   Рассмотрение практического положения вопроса;

.   Анализ эффективности деятельности секретаря-референта, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, рассмотрение практического положения вопроса, наблюдение, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря-референта.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря-референта.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря-референта наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

 

ГЛАВА 1. МЕСТО СЕКРЕТАРЯ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

История секретарских служб в России

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилось далеко не последнее место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Секретарская служба получила свое развитие в приказах XVI-XVII вв.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I.

Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената - высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари "тянули воз" ежедневной скучной работы с текущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра I кабинет-секретарь был А.В. Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был "человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров".[1] Функции его были не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.

Основным законодательным актом, регулирующим деятельность государственного аппарата Российской Империи стал Генеральный регламент 1720 г., закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, нормы документирования и организации делопроизводства, распределение должностей внутри учреждения, функции чиновников, в том числе секретарей.

Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет "вершинных" и "невершинных" дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 "Генерального регламента" называлась "О секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, "леность и недосмотр" наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до "лишения живота и пожитков".

При Петре I был составлен моральный кодекс "Юности честное зерцало", в котором описывались основные требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят "Табель о рангах" - закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. "Табель" состоял из 14 классов или рангов чиновников. Наиболее высокий ранг - 5-й был присвоен тайному кабинет-секретарю (эта должность была отнесена к придворной службе; а остальные должности относились к штатской службе.). К 6-му рангу были отнесены тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегий. Обер-секретари прочих коллегий, секретари Сената относились к 8-му рангу. 9-й ранг включал архивариусов при обоих государственных архивах, сенатских протоколистов и переводчиков. Обратим внимание на то, что создание государственных архивов предусматривалось Генеральным регламентом, но к моменту подписания Табели они еще не существовали. Это в очередной раз демонстрирует, что Табель создавался с учетом Генерального регламента и не только констатировал уже существующие должности, но и предполагал возможные. Кстати, должностей обер-секретарей в штате большинства коллегий не было. И еще одно замечание. К этому же 9-му рангу относились "профессоры при академиях" (пока тоже не открытых) и "докторы всяких факультетов". Трудно сказать, чем было вызвано включение этих должностей в один класс, преувеличением ли значимости одних, либо наоборот, но это дает возможность предположить, что образование канцелярских чиновников, опыт их работы можно было соотнести с уровнем появляющейся научной интеллигенции.

К 10-му рангу относились секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегий. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях.

Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все это были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели и поэты, внесшие "легкий слог в канцелярские дела" (Р. Г. Державин).

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в "приеме прошений на высочайшее имя". На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. По "Табели о рангах" они относились к четвертому разряду с обращением "Ваше превосходительство", имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и т.д. на имя государыни.

Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников ("под кувертом") - с подписью ("в собственные руки"), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавали статс-секретарю в Сенат "для разрешения по законам". Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины II на просьбы шведского посла: "Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали".

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для "курьерских посылок в чужие края". В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений - дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки. Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, готовили проект закона "Об учреждении губернии". Архивы статс-секретарей - ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии. Секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и "паркетный" этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия. Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской "Табели о рангах" и на основе "Положения о Министерствах".

"Учреждение министерств" 1811 года строго установило структуру министерств и "образ производства дел". Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления. В соответствии с "Общим учреждением министерств" многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов, губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, "ревизия дел" возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от XVIII. Блестящую карьеру сделал русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В период расцвета российской империи должность секретаря при дворе или при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. Более демократичной и открытой для разночинцев профессия стала лишь в XIX веке. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус - помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей - в общем, в большей мере занимались тем, что сейчас принято называть "связями с общественностью".

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. С 1884 года стали выходить специальные журналы - "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика" и другие.

Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию и подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом.

Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Профессия секретаря считалась "мужской", но изобретение телеграфной и телефонной связи во второй половине XIX века открыло эту профессию для женщин: в конторах потребовались "женские" качества - внимание, любезность, аккуратность. Постепенно приходило понимание того, что женщина - именно то существо, которое с одинаковой легкостью может исполнять, как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и усидчивости. Примечательно, что и систему стенографии, и систему печати слепым методом изобрели мужчины, но применять эти методы на практике, скрупулезно и терпеливо, оказались способны лишь женские руки - "умные" руки выпускниц Смольного института и гимназий, ставших первыми стенографистками и машинистками. После революции 1917 года стенография переживает свой расцвет - ведь именно стенографистки ведут историческую летопись новой России, беспристрастно фиксируя в своих блокнотах все важные события. По всей стране открылись курсы, готовящие качественно новых специалистов. Необходимость требовала подготовки квалифицированного персонала и для работы в министерствах, в посольствах за границей.

После 1917 года значение секретарей - помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось. Но до середины 1920-х гг. процесс этот шел достаточно медленно, отмечался даже повышенный интерес к вопросам научной организации управленческого труда, а следовательно, и к секретарскому делу. В 1925 г. секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками.

В 1932 году основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, позднее - Профессионально-техническое училище, находящееся под патронажем Министерства внешней торговли (в 90-х годах Курсы были преобразованы в Колледж МИД России, а училище - в Профессиональный лицей административного сервиса и менеджмента). Профессия секретаря в это время "обрастает" новыми требованиями: владение стенографией, владение машинописью, владение основами делопроизводства, умение отвечать на телефонные звонки (притом, что отдельно существуют профессии стенографистки и машинистки). В 1932 г. секретарей разделили на две группы. В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники и референты, во вторую - машинистки-секретари I и II категории.

В начале 1960-х гг. в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств. Большинство рядовых руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с весьма скромным должностным окладом. Поскольку без толкового секретаря ни один руководитель обходиться не может, выход находили с помощью так называемых "подснежников" - секретарей и помощников руководителей, которые числились инженерами или экономистами в планово-экономических, технических или иных более или менее подходящих отделах. В 1977 г. в стране насчитывалось более 1 млн. таких "подснежников", выполнявших секретарские обязанности.

В 70-х годах в приемных сидели не юные девушки. Во многом, видимо, это объясняется тем, что состав советских руководителей был далеко не молод. Но время внесло свои коррективы, как в образ шефа, так и в образ секретаря. В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение". Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии.

Только в 1980-х гг. в штатные расписания предприятий и организаций стали официально включаться инженеры и инспекторы по контролю исполнения, документоведы. Специалисты, занимавшие эти должности, часто выполняли обязанности секретарей руководителей.

По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.

Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однако проблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для секретарей - чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.

Как уже говорилось выше, функциональное наполнение обязанностей секретаря и персонального ассистента изменилось. Даже по сравнению с девяностыми годами, и сложно поддается какому-либо квалификационному определению. Как показывает статистика, тяжелее всего в этом отношении, секретарям работается в молодых российских компаниях - им чаще приходится совмещать функции секретаря офиса и помощника руководителя (или руководителей). На них чаще возлагается решение каких-то спешных и важных проблем, и, помимо своих основных обязанностей, они нередко бывают вынуждены брать на себя обязанности других сотрудников. В то же время здесь для секретарей обычно складываются неплохие карьерные перспективы, как в рамках административного сектора, так и в рамках любого направления деятельности компании.

Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые качества.

 

1.2 Роль секретаря-референта в формировании корпоративной культуры

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций - от секретаря, секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, секретаря-офис-менеджера и секретаря на ресепшн. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию и профессиональным навыкам.

Обязанности каждой из этих специальностей:

Обычный секретарь просматривает почту, отвечает на стандартные запросы, отбирает необходимые письма, проводит телефонные переговоры и следит за своевременным исполнением рабочих заданий.

Чтобы работать секретарем, достаточно как минимум секретарских курсов или курсов делопроизводства. Высшее образование будет плюсом, но редко указывается в числе необходимых требований.

Секретарь-офис-менеджер обычно организует деятельность всего офиса. От него зависит, насколько скоординирована будет работа курьеров и диспетчеров и сможет ли офис бесперебойно функционировать. Также в его обязанности входит обработка всей входящей корреспонденции. При поступлении на эту должность преимущество отдается кандидатам, которые знакомы с профилем деятельности компании или проходили стажировку за рубежом.

Наименьшие требования предъявляются к секретарям в приемной, поскольку их круг обязанностей не требует никаких специальных навыков. Они принимают и распределяют входящие звонки, встречают и провожают посетителей. Как правило, компании хотят видеть на этой позиции симпатичную девушку с хорошей дикцией.

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

Естественно, по мере работы в компании, обязанности могут изменяться соответственно уровню сотрудников, поэтому даже на нижней ступеньке профессии можно многому научиться и хорошо себя зарекомендовать.

Часто традиционные и функциональные обязанности будут объединяться с дополнительными, - в зависимости от специфики работы фирмы и подхода начальства.

Не зря говорят, что секретарь - это лицо компании. Он первый встречает клиента, его впервые слышат по телефону новые партнеры, он первый придет на помощь. Первое впечатление очень важно, и его сложно исправить. А с точки зрения формирования корпоративной культуры важно, чтобы все сотрудники гордились своим секретарем, чтобы не стеснялись "своего лица".

Секретарь вынужден соответствовать очень высоким требованиям, а во многом и быть примером для всех остальных.

Формирование имиджа компании начинается уже с приветствия клиентам. Лучше всего, когда приветствие выдержано в сдержанных деловых тонах.

После приветствия важно выяснить, кто звонит и по какому вопросу. Это правило делового этикета.

Правила хорошего тона при разговоре по телефону (при обращении клиента или партнера):

• Секретарь должен быть осведомлен о сфере деятельности компании и компетенции сотрудников, контактирующих с клиентами (домашние и мобильные телефоны сотрудников можно давать только в крайнем случае, предварительно согласовав данный вопрос с самим сотрудником).

• Снимать трубку необходимо после пропуска не более двух звонков.

• Профессиональное приветствие: "Название компании, добрый день"

• Узнать имя звонящего: "будьте добры, представьтесь, пожалуйста", следующую фразу начинать с имени звонящего.

• Цепочка "переключений" не должна быть больше 2-х.

• Если сотрудник отсутствует: "Извините, пожалуйста, (И.О.) сейчас отсутствует. По какому вопросу вы звоните, может быть, я смогу Вам помочь?" Если - нет, то "Как Вам удобнее - перезвонить позже или оставьте свои координаты, я передам ей/ему, что вы звонили"

• При переадресации звонка необходимо точно передавать полученную от собеседника информацию, чтобы ему не пришлось дважды повторять одно и то же.

• Клиенту допустимо ждать у телефона не более 30-40 сек, по истечении этого срока необходимо извиниться перед клиентом и спросить о его желании ждать еще, перезвонить позже или дождаться, когда с ним сам свяжется интересующий его сотрудник.

Также немаловажную роль в формировании имиджа компании, а значит и гордости за нее сотрудников, играет внешний вид секретаря. Секретарь должен произвести на посетителя максимально благоприятное впечатление.

Требования к внешнему виду хорошего секретаря можно определить так:

• Деловой костюм (брюки или юбка), деловое платье.

• Спокойная цветовая гамма (зимой - черный, серый, синий, коричневый; летом - светлые спокойные тона).

• Цветовая гамма различных деталей туалета должны сочетаться между собой.

• Колготки телесных тонов в любое время года.

• Туфли с закрытым носком на устойчивом небольшом каблуке.

• Аккуратная прическа.

• Неброский макияж, маникюр.

• Небольшие украшения.

Недопустимы:

• Джинсы, сарафаны, платья и блузки без рукавов, облегающие тело вещи, спортивные костюмы.

• Мини- и макси-юбки

• Прозрачные, пестрые, яркие цвета.

Порядки, составляющие корпоративную культуру, сказываются на общей атмосфере, царящей в организации. И тут секретарь имеет очень большое поле для творчества.

Приветствие.

Чтобы создать деловую, рабочую, но в то же время дружелюбную обстановку лучше остановиться на каком-либо среднем варианте. От слишком официального и правильного приветствия веет холодом и фальшью, слишком развязное и радостное- неуместно на работе.

Помощь.

Секретарь - это единственная должность в организации, для которой помощь другим является одной из главных обязанностей. Оказывая сотрудникам, испытывающим какие-либо затруднения, небольшую помощь, секретарь тем самым формирует и поддерживает атмосферу поддержки, взаимовыручки. Показывает, что помогать - это хороший тон. В чем можно помочь коллеге? Во множестве мелких дел, с которыми секретарь умеет справляться лучше и быстрее:

• срочно отправить факс

• найти нужный документ

• показать, как пользоваться сканером

• красиво оформить документ

• подсказать номер нужного письма

• сформировать презентационную папку

• быстро найти нужный телефон

• заварить чай и многое другое.

Помощь лучше предлагать, если очевидно, что коллега испытывает трудности. Излишняя навязчивость и попытки угодить, вряд ли благотворно скажутся на общей атмосфере. Правда, бывают и другие крайности. Можно, например, вообще не замечать коллег и игнорировать их просьбы, всем своим видом демонстрируя ужасную занятость. Это не лучшим образом формирует корпоративную культуру.

Все необходимое.

Задача секретаря обеспечить коллег всем необходимым в работе: канцтоварами, хозтоварами, расходными материалами, чтобы не было такого, что постоянно что-то только что закончилось. Это только кажется несущественными мелочами, однако из-за отсутствия в нужный момент, например, определенного количества бумаги, коллеги не смогут вовремя сдать отчет, а это уже срыв договоренностей, потеря имиджа, а возможно и штрафные санкции. Естественно, что если такое произойдет, атмосфера в коллективе будет напряженной. Чтобы такого не случалось, важно все планировать заранее и постоянно следить за наличием необходимых запасов.

Праздники.

Секретарь может не только украсить офис, но полностью взять на себя организацию небольшого корпоративного праздника. В праздниках всегда очень наглядно проявляется сложившаяся в компании корпоративная культура. К тому же праздники представляют собой хорошую возможность в неформальной обстановке внести желаемые изменения в корпоративную культуру. Организация корпоративного праздника - это серьезное, ответственное и в то же время творческое дело. Тут важно продумать и сценарий праздника, и распределить задания между коллегами (кто и что должен подготовить), продумать игры и конкурсы, купить сувениры, написать поздравления. И конечно, всех предупредить и пригласить, а если праздник будет проходить не в офисе еще и все организовать (выбрать место, договориться).