Должностная инструкция секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия;

приказами (указаниями) руководства предприятия;

нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

настоящей должностной инструкцией.

. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

организации работы с документами, составления документации;

организации управленческого труда;

применение средств вычислительной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

. Вести прием посетителей.

. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и порученийруководства.

. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".

. Принимать решения в пределах своей компетенции.

. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".

. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Генеральный директор ______________ __________________________

(подпись)       (Фамилия, и.о.)

Юрисконсульт ________________ __________________________

                       (подпись)              (Фамилия, и.о.)

"__"_________ 20 г.

ГЛАВА 3. СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ