Подготовка дипломатического приема

Любой дипломатический прием должен быть подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашенных лиц, заблаговременная рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде, ужине), составление меню, подготовка помещений, сервировка столов и обслуживание гостей, подготовка тостов или речей, составление схемы (порядка проведения) приема.

Но подготовка к проведению каждого приема начинается с определения его вида с учетом традиций и обычаев страны пребывания, местной протокольной практики, установления места проведения, подготовки списка гостей и заблаговременной рассылки им приглашений, разработки меню и плана рассадки, компоновки мебели, решения других организационно-технических, имеющих подчас немаловажное значение вопросов. При осуществлении протокольного мероприятия в посольстве (резиденции посла) особое внимание уделяется подготовке соответствующих помещений, сервировке столов, инструктажу официантов и обслуживающего персонала - это прерогатива супруги посла. Если прием проходит вне посольства, важно удачно выбрать ресторан, известный своей кухней, культурой обслуживания и, желательно, опытом проведения соответствующих мероприятий. Определяя дату приема, необходимо исходить из того, что он не должен проводиться в праздничные и нерабочие дни, а в мусульманских странах - в религиозный праздник рамадан. Приемы не организуются в дни национального траура, а назначенные ранее отменяются.

Чтобы прием прошел четко и организованно, заранее до деталей продумывается схема его проведения: отрабатывается процедура (время и место), встречи гостей; распределяются обязанности дипломатических работников (оказание внимания определенным гостям и т. п.). Дипломаты и их жены ни в коем случае не должны замыкаться в обществе своих друзей и коллег, создавая из сотрудников посольства своего рода «кружки по интересам».

Составление списков приглашенных всегда имеет политическую подоплеку, поэтому их подготовка поручается ответственному работнику, а утверждаются списки руководителем учреждения. Определяется общее количество гостей (не должно превышать реальных возможностей обслуживания и размеров помещений) с учетом обычного отсева части приглашенных, которые в силу разного рода причин не смогут быть на приеме (в некоторых странах такой «учетный процент» непосещаемости рутинных протокольных мероприятий достигает 50%). При всех условиях надо стремиться избегать тесноты на приемах.

В список гостей, прежде всего, включаются представители официальных властей, дипломатического корпуса (если он приглашается), а также общественности. С осторожностью следует подходить к приглашению представителей политических сил, партий, а также отдельных лиц, находящихся в оппозиции к правительству. На завтраки и обеды, проводимые в узком составе, не стоит приглашать людей с резко противоположными политическими взглядами и позициями или имеющих общеизвестную личную неприязнь. Разумеется, принимается во внимание деловая необходимость, реальная отдача от контакта с тем или иным приглашенным. Каждая протокольная служба на регулярной основе проверяет списки приглашаемых на приемы и вносит в них необходимые коррективы. Предельной внимательности требует четкое воспроизведение инициалов и фамилии приглашаемого, при необходимости - его титула, ранга или звания.

Приглашения на дипломатический прием направляются на бланке, отпечатанном типографским способом. Имя и фамилию приглашенного, равно как и его должность, предпочтительнее писать от руки. Женам отдельных приглашений не посылают, а в приглашении мужчинам указывается, что они приглашаются с супругами; на первом месте ставится имя мужа. Приглашения всегда пишутся в третьем лице, с употреблением выражения «имеет честь пригласить». Для приемов по случаю национального праздника или пребывания в стране какого-либо государственного деятеля (делегации) заказываются специальные бланки, на которых типографским способом напечатано, по какому случаю проводится прием.

При организации завтраков, обедов и других приемов с рассадкой в приглашении содержится просьба ответить (RSVP - «Просьба ответить» (Repondez s'il vous plait)). Когда завтрак или обед даются в честь премьер-министра, министра иностранных дел страны пребывания или другой важной персоны, приглашение посылается только после того как с ними в устной форме была оговорена возможность принятия приглашения. Это же касается других высокопоставленных лиц, включая глав дипломатических представительств, приглашаемых на прием. В этом случае буквы RSVP на бланке приглашения этому лицу зачеркиваются и над ними пишутся буквы «р. m.», что означает «для памяти» («то remind» или «роur memoire»). Приглашения рассылаются (с курьером или, реже, почтой) в зависимости от местной практики не позднее, чем за одну-две недели до приема. Посылка за более короткий срок может привести ко многим отказам ввиду принятия присланных ранее приглашений. Официальным лицам и видным деятелям приглашения рекомендуется всегда направлять с курьером. Когда в приглашении оставлены незачеркнутыми буквы RSVP или фраза «Просьба ответить», необходимо заранее по телефону или письмом сообщить о своей реакции на приглашение. Отсутствие ответа или задержка с ним рассматриваются как проявление неучтивости. В случае если по каким-либо причинам ответ не может быть дан быстро, целесообразнее отказаться от приглашения, чем тянуть с ответом. Заблаговременная рассылка приглашений и получение ответов на них позволяет, не нарушая приличий, пригласить вместо отказавшихся других гостей.

После того как дан положительный ответ на приглашение, посещение приема становится обязательным. Лишь в самом крайнем случае от приема можно отказаться, если возникли какие-либо непредвиденные и срочные обстоятельства, препятствующие его посещению, но об этом необходимо обязательно заблаговременно известить организатора приема, послав личное письмо, желательно с курьером. На завтрак, обед или ужин следует являться точно в указанное время, приемлемым может быть пятиминутное опоздание. Иногда в приглашениях присутствуют приписки относительно возможного опоздания: c . t .( cum tempore ) - допустимо академическое опоздание на четверть часа; s. t. (sine tempore ) - без опоздания, точно. На прием или коктейль можно опаздывать в тех случаях, когда в один день приемы проводятся в двух и более представительствах. Приглашенные на все мероприятия гости вынуждены в таких случаях с первых приемов уезжать через 20-30 минут после прибытия. Прощаясь с хозяевами, они выражают сожаление, что не могут остаться до конца. На последний прием такие гости прибывают иногда с опозданием до часа. Хозяевам они объясняют причину, которая считается вполне удовлетворительной, и опоздание не обижает хозяев. В подобных случаях муж и жена могут пойти в разные места, чтобы встретиться на последнем приеме. Если возникает необходимость принять участие в мероприятии, посвященном национальному празднику, то сотрудники представительств часто ходят на них поочередно. Однако если на приеме запланирована речь, например, по случаю вручения награды или в связи с чьим-то выходом на пенсию, то опоздание может быть не более чем на 15-20 минут.

Точное время ухода с мероприятия определить сложно, однако всегда лучше сократить визит, чем злоупотребить гостеприимством хозяев.

Приход в числе первых гостей и уход в конце служит выражением особо дружественного расположения к хозяину и представляемой им стране. И, напротив, при необходимости подчеркнуть натянутость, холодность отношений уместно, пробыв на приеме короткое время, попрощаться с хозяином и хозяйкой и уйти. Однако во всех случаях официальные лица не должны покидать протокольное мероприятие раньше главного гостя. Оставаться на приеме позже указанного в приглашении времени его окончания не принято.

В гостях или на приеме в обязанности хозяина или хозяйки входит также представление приглашенных. Конечно, если приглашено слишком много народу, не следует ожидать, что все будут представлены друг другу. В этом случае особое внимание необходимо уделить наиболее почетным гостям. Следует избегать ситуации, когда один из гостей может оказаться в одиночестве. В этом случае хозяину или хозяйке следует представить его другим гостям.

Тот, кто подходит к стоящему, приветствует его первым. Первым также приветствует общество опоздавший, даже в том случае, если это женщина. На официальных приемах, в гостях, прежде всего, приветствуют хозяйку и хозяина.

Очень неловко выглядит долгая пауза при встрече. Поэтому не следует, слишком много времени тратить на «оценку» различий в возрасте или в социальном статусе человека, особенно, если они не очевидны. Не надо бояться поздороваться первым. Следуйте в таких ситуациях известному афоризму: первым здоровается тот, кто лучше воспитан.

Рукопожатие - наиболее распространенное действие при приветствии. В прошлом считалось, что тем самым демонстрируются дружеские намерения - в руке нет оружия. В наше время рукопожатие не является непременным условием приветствия, хотя и используется очень часто.

При встрече мужчины и женщины решение о рукопожатии принимает женщина. И она же первая подает руку (согласно нормам некоторых европейских стран это может сделать и мужчина). Если встречаются люди разного возраста, инициатива рукопожатия исходит от старшего. При представлении первым подает руку тот, кому представляют. Но в любом случае, если вам протягивают руку, нужно ответить рукопожатием, а не оставлять протянутую руку висеть в воздухе. В противном случае вы можете нанести оскорбление.

Если, подойдя к группе, вы обменялись рукопожатием с одним человеком, то это следует сделать и с другими.

Мужчина может приветствовать женщину поцелуем руки. Раньше такой способ приветствия был допустим только в отношении замужних и пожилых дам. Сегодня целовать руку можно, не взирая на возраст или семейное положение женщины. Однако этим не стоит злоупотреблять. Необходимо соблюдать следующие правила: нельзя тянуть руку женщины к себе, мужчина должен наклониться для поцелуя; не принято целовать тыльную сторону ладони; не целуют руку на улице. Женщине не следует отдергивать руку при поцелуе, но и специально требовать поцелуя руки тоже не стоит. Поцелуй руки - это лишь легкое прикосновение губ. Поцелуй руки в одних странах, например в Германии, можно встретить только в наиболее торжественных случаях, в других - в частности в Польше, он довольно распространен.

При официальном представлении используются титулы и звания представляемых. Это часто оказывается важным в дальнейшем при деловых контактах. Различают воинские, дипломатические, церковные, ученые звания. На официальных приемах указываются и дворянские титулы - барон, князь и другие.

При указании звания имя можно опустить. Например, «разрешите представить вам генерала Смита». Однако если очевидно, что собеседники в дальнейшем будут обращаться друг к другу по имени, можно сразу его назвать при представлении, допустим «советник французского посольства господин Александр Толстой» или «профессор Александров Владимир Александрович».

Ученая степень также является титулом. Следует иметь в виду, что в большинстве стран ученая степень кандидата наук отсутствует, поэтому при представлении она либо не упоминается, либо именуется как доктор.

Во многих странах профессорское звание означает, что человек преподает в университете. Например, профессор университета Г. Киссинджер, будучи назначенным на должность государственного секретаря США, стал именоваться как доктор Киссинджер. Звание профессора к нему вернулось вместе с его возвращением в университет.

На официальных приемах всем официальным должностным лицам должно быть оказано соответствующее внимание. Некоторым знатным особам, не относящимся к числу официальных представителей, следует оказать особое внимание (представители церкви) или традиционное уважение (представители знати). К каждому из присутствующих обращаются, называя его звание или титул.