Анализ организации учета затрат по центрам ответственности в ООО «Е.В.Т. - 71» танцевальном ресторане «Занзибар»

Виды центров ответственности

Организацию учета затрат по центрам ответственности рассмотрим на примере танцевального ресторана «Занзибар». Основной вид деятельности данного предприятия - предоставления услуг общественного питания и развлекательных мероприятиях (реализация готовых блюд, соков, спиртных напитков, танцпол и т.д.).

Структура танцевального ресторана «Занзибар» определяется производственными функциями и состоит из следующих подразделений - отдел снабжения, отдел продаж, столовая, склад, управление (рис. 2).

Рисунок 2. Организационная структура Танцевальный ресторан «Занзибар»

Во главе каждого подразделения находится ответственное лицо, имеющий права и возможности принимать и осуществлять решения в пределах своей компетентности. Таким образом, выделение центров ответственности в танцевальном ресторане «Занзибар» производится по принципу выполняемых производственных функций - снабжение, производство, сбыт и управление.

. Центр ответственности за снабжение включает такие места затрат как отдел продаж и склад. Деятельность центра направлена на своевременное обеспечение производственных нужд предприятия в сырье, оборудовании и т.п., то есть во всем том, что необходимо предприятию для осуществления производственного процесса.

Затраты данного центра ответственности включают транспортно-заготовительные расходы, связанные с приобретением товарных ресурсов, затраты на содержание складских помещений, где они хранятся, прочие издержки на сферу снабжения. Помимо контроля за величиной произведенных затрат, центр ответственности за снабжение отвечает за объемы, величину и качество товарных запасов, эффективную работу с поставщиками товарных ресурсов. Ответственность за деятельность центра снабжения лежит на старшего менеджера по продажам.

. Производственные цеха - это основа деятельности танцевального ресторана «Занзибар». Именно здесь производится готовая продукция, продажа которой приносит предприятию основную часть прибыли. Здесь формируется информация главным образом о затратах и объеме произведенной продукции в количественном и суммовом выражении. Знание этих данных помогает ответственным лицам контролировать издержки, вовремя принимать меры по нерациональному потреблению товарных и трудовых ресурсов, находить причины увеличения выхода недоброкачественной продукции, осуществлять контроль за экономичностью работы вверенного производственного участка.

Производственные центры ответственности танцевального ресторана «Занзибар» представляют собой совокупность мест затрат различного уровня, обобщающих расходы на эксплуатацию групп оборудования внутри производственного цеха (столовой). Основные показатели данных центров ответственности, за которые они отвечают, - это прямые и косвенные затраты, связанные с формированием себестоимости продукции. Ответственные лица - начальник производственного цеха (шеф - повар) и начальник бара. Данные руководители решают задачи распределения ограниченных ресурсов: времени, капитала, рабочей силы.

. Центр ответственности сбыта включает такие места затрат как отдел сбыта и бар. Центр осуществляет функции по реализации готовой продукции покупателям. Ответственный менеджер - начальник отдела продаж.

К основным показателям центра ответственности сбыта относятся расходы на транспортировку, затраты на содержание отдела сбыта и склада, рекламу и т.д. Помимо затрат, связанных со сбытом продукции, к показателям деятельности данного центра ответственности относится объем выручки, полученной от реализации готовой продукции, дебиторская задолженность и т.д., то есть те показатели, которые характеризуют эффективность работы данного отдела с посетителями. Система показателей внутренних отчетов отдела сбыта включает объем реализуемой продукции в натуральном и стоимостном выражении, который, в свою очередь, детализируется по видам выпущенной продукции. Анализ ассортимента и структуры продукции позволяет отделу сбыта определить текущие и перспективные потребности покупателей, оценить уровень конкурентоспособности изготавливаемых блюд и принять своевременные меры по внедрению новых видов блюд.

. Обособление мест затрат в центре управления определяется схемой административного управления танцевальным рестораном «Занзибар». Согласно ей затраты учитываются обособленно по следующим административно-управленческим службам предприятия - это бухгалтерия и администрация. Сфера ответственности менеджеров отделов определяется выполняемыми функциями подконтрольных им подразделений. В состав издержек администрации входят: расходы на персонал, командировочные, транспортные расходы, содержание административных помещений, канцтовары, услуги связи, прочие расходы.

Для определения фактической величины затрат центров ответственности в танцевальном ресторане «Занзибар» разработана единая система кодирования по видам центров ответственности и элементам затрат:

. Центр ответственности «Снабжение»

Склад

Центр ответственности «Производство»

Производственный цех

Центр ответственности «Реализация»

Отдел сбыта

Бар

Центр ответственности «Управление»

Бухгалтерия

Администрация

Элемент затрат представляет собой вид экономического ресурса, используемого для осуществления процессов производства. Основными элементами затрат являются: оплата труда, отчисления на социальные нужды, расходы на закупаемые товары, амортизация, прочие затраты. Кроме того, в качестве отдельного типа ресурса рассматриваются внутренние услуги, например, транспортные, ремонтные. Анализ по элементам необходим для оценки потребностей в конкретных ресурсах, а также для текущего контроля их потребления (например, с помощью лимитно-заборных карт). Поэтому приведенные выше статьи детализируются исходя из структуры основных потребляемых ресурсов, потребности в планировании количества таких ресурсов (однородных групп ресурсов); разделения по центрам ответственности. Каждому элементу затрат также присваивается свой код.

Использование данной кодировки позволяет проводить группировку первичных данных о произведенных затратах на начальном этапе обработки информации. Коды, по которым производится учетная группировка расходов по центрам ответственности, указываются на первичных документах по учету расхода материалов, запасных частей, заработной платы и других издержек.

Система показателей отчетности, разработанная в танцевальном ресторане «Занзибар» для соответствующих центров ответственности, позволяет сформулировать бюджетные задания, проконтролировать их исполнение и провести анализ фактического исполнения бюджета. Каким образом осуществляется контроль за деятельностью вышеупомянутых центров ответственности в танцевальном ресторане «Занзибар» рассмотрено в следующем параграфе.

Учет затрат по центрам ответственности

Учетная группировка затрат по местам их формирования осуществляется на основе использования специальных регистров матричной формы, обобщающих виды затрат по центрам ответственности. Информация о произведенных затратах обобщается в виде таблицы, в строках которой отражаются элементы затрат, в столбцах виды мест затрат, а на пересечении соответствующих строк и столбцов указываются фактические затраты мест.

Затраты отдельного центра ответственности, как правило, производственного, состоят из затрат основных и вспомогательных мест затрат. Их группировка осуществляется в два этапа. На первом этапе первичные издержки по составляющим их элементам относят на соответствующие основные и вспомогательные места их возникновения. Например, затраты центра ответственности «Производственный цех» собираются по основным местам возникновения затрат в разрезе элементов прямых расходов - заработной платы основных рабочих, прочих расходов, т.е. собираются все те расходы, которые можно непосредственно отнести на себестоимость произведенной продукции.

На втором этапе собранные в разрезе вспомогательных мест расходы, распределяют по основным местам издержек пропорционально объему потребления их работ и продукции. Вспомогательные затраты цеха - заработная плата шеф - повара, вспомогательных рабочих, прочие расходы, т.е. те затраты, которые не связаны с процессами производства и относятся на себестоимость продукции путем распределения. Все затраты отдельного центра ответственности в разрезе прямых затрат, контролируемых и неконтролируемых накладных затрат собираются в уже упомянутых регистрах (см. Приложение 1).

Аналогичную ведомость составляют и для обобщения издержек по другим центрам ответственности. При помощи сводной ведомости собираются все затраты предприятия за определенный период. Между внутризаводскими подразделениями затраты распределяют и списывают на центры ответственности в основном пропорционально объему потребления продукции (услуг) каждого центра (см. Приложение 2).

Матричное представление регистра сводного учета и группировки затрат по центрам ответственности позволяет взаимно увязать учет по видам, местам и целевому назначению расходов, избежать дублирования и обеспечить единую последовательность в формировании показателей издержек.

Эффективный контроль величины издержек осуществляется в танцевальном ресторане «Занзибар» методом бюджетирования. Основу его составляет сопоставление фактических издержек с плановой сметой затрат и результатов - бюджетным заданием. Бюджетное задание определяет полномочия конкретного подразделения и степень свободы маневра ответственного менеджера центра ответственности. В нем как правило содержится итоговая сумма затрат по основным статьям, а их дальнейшее распределение уже прерогатива центра ответственности. Бюджет дает возможность устанавливать нормативную или предельную величину затрат, за которую несёт ответственность конкретный руководитель.

Для каждого центра ответственности формируется свой бюджет: для склада - бюджет закупок, для производственного цеха - бюджет производственных расходов, для отдела сбыта - коммерческий бюджет, для управления - бюджет административных расходов.

Например, для производственного цеха бюджет производственных затрат формируется на основе производственной программы. Производственный бюджет включает прямые и косвенные расходы. В основных центрах ответственности - производственного цеха прямые затраты учитывают в разрезе объектов учета затрат и калькулирования себестоимости продукции, работ, услуг.

Бюджет косвенных общепроизводственных расходов представляет собой детализированный план предполагаемых расходов цехового характера, которые необходимы для обеспечения выполнения производственной программы. В бюджете обязательно выделяется постоянная и переменная составляющие этих затрат в зависимости от объемов производства с целью повышения точности прогнозирования и анализа.

Организационной формой результатов контроля за исполнением бюджета являются отчеты по исполнению бюджета, которые сводят воедино информацию по планированию и фактическому исполнению бюджетных показателей. В таком отчете отражается три вида информации: о фактических результатах, о планируемых показателях и данные об отклонениях между фактическими и бюджетными показателями, сопровождающиеся пояснениями. Пример внутреннего отчета одного из центров затрат приведен в таблице 2.

Таблица 2. Отчет ЦО производственного цеха

Данные таблицы 1 показывает, что производством за отчетный период в целом получена экономия 1%, но анализ отклонений отдельных статей затрат свидетельствует о неравномерности использования ресурсов, например, по контролируемой данным центром ответственности статье расходов «Электроэнергия» получен перерасход 10%, а по статье «Вспомогательные материалы» экономия достигает 20%.

Представленная первичная управленческая отчетность центров ответственности направляется в администрацию и является базой для разработки прогнозных плановых показателей, премирования и наложения взысканий.

По результатам анализа и контроля формируется совокупность форм управленческой отчетности, содержащей плановые и фактические показатели за рассматриваемый период, суммы отклонений и выводы о причинах. Величина отклонений, на которые необходимо реагировать руководителю центра ответственности, устанавливается дифференцированно. Отклонения, превышающие + 1%, принимаются во внимание руководителем центра ответственности, а когда отклонение равно + 3% , оповещается руководитель организации.

По существенным отклонениям фактических показателей от плановых, полученных за счет норм, отчет должны представить специалисты-технологи, и если произошел перерасход, то принимается решение о снижении коэффициента премирования. (Коэффициент премирования служит для определения величины премиального фонда и рассчитывается умножением величины коэффициента на базу начисления премии.)

Аналогичный порядок применяется при определении причин отклонений за счет цен. Снабженческие подразделения представляют обоснования отклонений фактических цен поставщиков от запланированных. При определении коэффициента премирования при факторном анализе в учет должны приниматься вклад в результат каждого центра ответственности.

При необходимости нормы затрат корректируются и к началу каждого отчетного периода направляются центрам ответственности в виде новых бюджетных заданий.