Сущность и взаимосвязь функций менеджмента

Введение

Менеджмент - современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «менеджмент», по сути является аналогом термина «управление», но менеджмент применяется только в управлении социально-экономическими системами. Система менеджмента - это совокупность различных составляющих элементов: принципов управления, функций, методов, технологий, информационного обеспечения. Материального технического обеспечения в условиях АСУ. А так же правового обеспечения. Одним из основных компонентов, составляющих содержание управление, являются функции. Для успешного управления организацией необходимы все функции в комплексе. Когда мы говорим что какое-то предприятие функционирует. То имеем в виду, что люд на этом предприятии совершают определенные действия. Большинство людей планируют свою деятельность на день, месяц, год и.т.д. затем организуют ресурсы, необходимые для выполнения этого плана. По мере продвижения вперед. Мы сравниваем с тем, что сделали с целями и задачами, которые поставили себе ранее. Такая повседневная работа затрагивает целый ряд управленческих функций т.е. управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ. Называемых функциями управления.

Функция управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организации работы. Для выполнения той или иной работы необходимо заранее определить. Что нужно получить в итоге. Как организовать дело. Мотивировать и проконтролировать его выполнение а это и есть функции управления (менеджмент) который имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль, которые подробно рассмотрены в работе и на примере конкретной организации показаны значения этой функции.

Функции интересны тем, что в систематизированном виде могут дать полное представление о процессах мотивации. Воздействия и взаимодействия от зарождения идей до их реализации, оценки результата и появления последствий. Основные функции характеризуют воздействие, обусловливая его определяющие средства, реализация которого может обеспечить требуемый результат.

Цель данной работы раскрытие основных функций менеджмента и обоснование актуальности реализации этих функций на конкретном предприятии.

Без проявления функций управление невозможно нормальное функционирование организации или предприятия. Поэтому изучению и анализу функций управлению нужно уделять достаточное внимание.

Сущность и взаимосвязь функций менеджмента

Функция - широко распространенное понятие, применяемое в философии, биологии и др. науках.

Процесс менеджмента - это совокупность и непрерывная последовательность взаимосвязанный действий управленческих работников по реализации функций менеджмента. Осуществляемых по определенной технологии. Направлено на достижение целей социально-экономической системы. Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей, приказа. Направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций. Несколько работников могут выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности -это совокупность, связанных единым управленческим циклом.

Анри Файоль. Разработчик теории административного управления в начале 20 века выделил 5 исходных функций административного процесса: предвидение. Организация, распорядительство, согласование, контроль. Каждая из этих функций имеет свое значение. Предвидеть -значит изучить будущее. Устанавливать программу действий. Организовать-строить двойной организм предприятия (материальный и социальный). Распоряжаться -проводить в действие персонал предприятия. Согласовывать-связывать, объединять сочетать все действия и условия. контролировать-наблюдать. Что бы все происходило по установленным правилам и отданным распоряжениям. В течении 20 столетия содержание функций и название некоторых потерпело существенные изменения в сравнении с теми, которые проведены в работе А. Файля. Это обусловлено изменениями в экономике и социальной структуре общества.

Все функции менеджмента можно разделить по двум признакам: по содержанию процесса управления (основные функции) и по направлению воздействия на объект управления (специфические или конкретные функции).

Основные функции являются основополагающими всего процесса менеджмента, а специфические функции отражают особенности конкретной управленческой деятельности работников. Они изучаются специальными дисциплинами: товароведение, организацией коммерческой деятельности, бухгалтерским учетом. Планированием и.т.д. К ним как правило относят:

планирование

организация

руководство

координация

мотивация

контроль и регулирование

Планирование - это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:

•установление целей и задач;

• разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;

• определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;

• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

В командно-административной системе планирование на предприятии выполняло роль инструмента постановки задач подразделениям и распределения ресурсов между ними для реализации жестко заданных сверху целей. Оно также было средством контроля и оценки результатов и создавало основу для стимулирования труда работников предприятия. Его главная характерная черта - директивность отражала концепцию народнохозяйственного планирования как единой системы планов, каждый из которых должен точно выполнять предписанные ему задания и обеспечивать тем самым бесперебойную работу всего народнохозяйственного механизма.

В новых условиях хозяйствования планы не задаются предприятиям сверху, ресурсы предприятие «добывает» самостоятельно, неся полную ответственность за ассортимент, качество и результаты. План становится основой деятельности организаций всех форм собственности и размеров, так как без него невозможно обеспечивать согласованность в работе подразделений, контролировать процессы, определять потребность в ресурсах, стимулировать трудовую активность работающих на предприятии. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов. Кроме того, планирование укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации. Планирование в новых условиях - это непрерывный процесс использования, новых путей и способов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условии и факторов. Следовательно, планы не могут быть директивны и, а должны меняться в соответствии с конкретной ситуацией.

Органической составной частью планирования при этом становится составление долгосрочных и среднесрочных прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития организации, рассматриваемой в тесном взаимодействии с окружающей ее средой.

Прогнозы на будущее закладываются в основу стратегических планов, в которых находят отражение важнейшие для любой организации связи между целями, ресурсами и возможностями окружающей среды. В свою очередь, стратегические планы составляют основу текущих планов с помощью которых организуется работа предприятия.

Организация - вторая функция управления, задачей которой является формирование структуры организации, а также обеспечение, всем необходимым для ее нормальной работы - персоналом, мате риалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и др,;

Организовать - это значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочии, а также установления взаимосвязей между различными видами работ.

В любом плане, составляемом в организации, всегда имеется стадия организации, т. е. создания реальных условий для достижения запланированный целей. Нередко это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночной экономики. Для многих организаций (прежде всего, государственных) эта задача является новой, так как в прежних условиях хозяйствования использовались типовые структуры управления, разрабатываемые централизованно для различных отраслей. В связи с тем, что они были жестко связаны со штатным расписанием, предприятия не стремились к их изменению, которое могло привести к сокращению штата. В настоящее время организации формируют структуру управления в соответствии с собственными потребностями. Анализ изменений показывает, что многие организации отходят от функционального принципа построения структур, сокращают так называемую вертикаль (иерархию) управления, делегируют полномочия сверху вниз. В структуру вводятся новые звенья, в том числе связанные с необходимостью изучения рынка и разработкой стратегии развития организации.

Вторая, не менее важная задача функции организации - создание условий для формирования такой культуры внутри организации, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, единым для всей организации ценностям. Здесь главное - это работа с персоналом, развитие стратегического и экономического мышления в сознании руководителей, поддержка работников предпринимательского склада, склонных к творчеству, нововведениям и не боящихся рисковать и брать на себя ответственность за решение проблем предприятия.

Мотивация. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность координировать усилия многих людей и сообща реализовывать потенциальные возможности группы работников. К сожалению, руководители часто ошибочно полагают, что если некая организационная структура или некий род деятельности прекрасно “работают” на бумаге, то они также хорошо будут “работать” и в жизни. Но это далеко не так. Руководитель, чтобы эффективно двигаться навстречу цели, должен координировать работу, и заставлять людей выполнять ее. Менеджеров часто называют исполнительными руководителями, потому что главный смысл их деятельности состоит в том, чтобы обеспечить исполнение работы данной организации.

Руководители воплощают свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации. В данном контексте, т.е. в отношении управления, можно дать такое определение:

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности, для достижения личных целей или целей организации. Процесс мотивации включает:

• установление или оценка (понимание) неудовлетворенных потребностей;

• формулировка целей, направленных на удовлетворение потребностей;

• определение действий, необходимых для удовлетворения потребностей.

Действия по мотивации включают экономическое и моральное Стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание Условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в первую очередь относятся: разнообразие работы по содержанию, рост и расширение профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности, возможности проявления инициативы и осуществления самоконтроля и т. д.

Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В ней выделяют два основных направления:

• контроль за выполнением работ, намеченных планом;

• меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

Главные инструменты выполнения этой функции - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть своевременным и достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемы. непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа:

выработка стандартов и критериев;

сопоставление с ними реальных результатов;

принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Координация - это функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальны источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т. д. Большую роль при этом играх технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а также действий руководителей.

В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Одновременно сокращается необходимость в вертикальной координации, когда структуры управления становятся «плоскими».

Этот перечень с достаточно полнотой отражает этапы управленческого цикла, но он не является общепризнанным. Все общие функции должны выполнятся в каждом подразделении и на каждом уровне управления. Характерной особенностью общих функций является их взаимное проникновение друг к другу.

Следует отметить что основная задача менеджмента -добиться реальных конечных результатов деятельности. Менеджеры должны правильно определить. Уяснить свои цели. Поставить цели персоналу с тем. Что бы определить и уточнить исходные данные. Выяснить сильные и слабые стороны системы и эффективно их использовать.

Цели -это конкретные желаемые результаты. Которые стремится достичь коллектив в процессе своей деятельности. Цели могут быть различные: экономические. социальные. Маркетинговые и другие.

Менеджер должен постоянно контролировать цели и результаты их достижения. В процессе управления осуществляется постоянный процесс согласования и определение взаимного соответствия целей и результатов.

Цели и функции менеджмента взаимосвязаны между собой. Все функции управления выполняются в рамках определённой целевой структуры системы управления. Организация, как система управления, включает комплекс взаимосвязанных между собой целевых и функциональных подсистем, реализующих средства достижения целей, стоящих перед организацией

Применение функций планирования и организации на туристической фирме «Континент»

С 2001 года зарегистрировано Общество с Ограниченной Ответственностью «Континент», действующее на основании Устава и лицензии, выданной Комитетом по делам молодёжи и туризму Администрации Тюменской области.

С 2006 года ООО «Континент» является туроператором по международному и внутреннему туризму города Тюмень.

Сеть туристических агентов «Континент» сотрудничает с ведущими российскими, украинскими и белорусскими туроператорами по таким направлениям как Египет, Турция, Европа, ближний восток, страны Северной и Южной Америки.

Политика работы фирмы направлена на качественное и достойное населения в туристических услугах, обеспечение качественных и надежных услуг туристам. Фирма «Континент» должна строго соблюдать выполнение договорных обязательств по туристическому обслуживанию населения, реализовывать необходимые мероприятия. Направленные на информирование населения.

Как известно. Планирование является первоначальной стадией процессам управления.

Планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности турфирмы «Континент» и ориентировано на определение намеченных конечных результатов с учетом способов достижения поставленных целей. На данный момент одной из целей деятельности турфирмы является получение прибыли в результате удовлетворения потребностей клиенту. А именно в предоставлении качественного туристического продукта. Данную цель можно разложить на несколько составляющих:

.   Планирование роста прибыли

.   Улучшение качества услуг

.   Планирование издержек предприятия, и как следствие их уменьшение

.   Увеличение доли рынка, следовательно, увеличение доли продаж.

Следующая функция -это организация. Как процесс она представляет собой функцию по координации многих задач. На примере организации работы менеджера турфирмы можно более наглядно представить себе организацию функцию управления. Так он решает производственную, информационную задачи. Задачу освоения новых регионов и др. По каждой из них менеджер распределяет обязанности и устанавливает ответственность. То есть речь идет об установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий ее функционирования. Это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных фирмой целей.

Поскольку функции организации состоит из сведений воедино всех специалистов фирмы, задача в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность каждого из них. Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия. Его целей, технологии и персонала. Существует ряд элементов, которые пришлось структурировать для того, чтобы данная фирма смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своей цели. Существует ряд принципов которыми руководствовались менеджеры в процессе выполнения организационной функции:

.   Определение и детализация целей фирмы. Которые были выявлены в ходе планирования.

.   Определение видов деятельности. Необходимых для достижения этих целей.

.   Поручение различных задач индивидуума (разделение труда) и объединение их в управлении рабочие группы или подразделения.

Что касается последнего пункта, то здесь речь идет о конкретной организационной структуре турфирмы.

Компанию возглавляет генеральный директор. Он организует работу всего коллектива. Несет полную ответственность за состояние компании и ее деятельность. Генеральному директору подчиняется главный бухгалтер и юрист, специалист визовой поддержки и управляющий по работе с клиентами, ему в свою очередь-менеджер и курьер.