Классификация и структура event - мероприятий

"Дикий рынок" - казалось бы, это понятие осталось в прошлом. Однако оно вполне применимо к белорусскому event-рынку и принципам ценообразования на нем, каковые практически отсутствуют.

Существует две точки зрения: одна гласит - от вида события стоимость никаким образом не зависит, другая же утверждает обратное. Ценообразование мероприятий целиком и полностью зависит от заказчика и его бюджета - будь то частное лицо, коммерческая компания, правительство, президент и т. д.

Некоторые эксперты опровергают эту точку зрения. Безусловно, почти все события состоят из нескольких обязательных составляющих:

* техническое обеспечение: свет, звук, сценическое оборудование, видеооборудование и т. д.;

* развлекательная часть;

* кейтеринг, питание;

* аренда площадки;

* размещение;

* транспорт.

Но в зависимости от рода мероприятия каждый указанный пункт может включать в себя сотню других составляющих - более мелких. Например, цветочное оформление или создание специальных декораций. Статей расхода может быть неограниченное количество: начиная с подарков и заканчивая полиграфией. Возможно смещение акцента на один пункт. Например, если это деловая презентация, особого внимания требует техническое обеспечение, если детский праздник - то развлекательная часть.

Многочисленные составляющие зависят от специфики мероприятия, но в целом делятся на несколько групп:

. Согласование с администрацией города/области/района/заведения разрешения на проведение события, плата за аренду площадки/зала/ресторана/торговой точки. Этот пункт входит в смету большинства мероприятий разного рода.

. Оборудование - эта статья сметы включает все, что арендуется или приобретается для того или иного события: звуковое оборудование, стенды и стойки для выставок и конференций, видеопроекторы, техника для выездных дегустаций и др.

. Расходные материалы - все мелочи, которые важно не забыть. Самые распространенные: одноразовая посуда для дегустаций и некоторых развлекательных конкурсов, реквизит для конкурсных программ, призы и др.

. Персонал - главная и неотъемлемая часть любого мероприятия. Его количество зависит от специфики и масштабов event, а стоимость работы - от квалификации и статуса. Следует выделить:

• артистов (для городских мероприятий, корпоративного отдыха, PR, спонсоринга и частных праздников). Стоимость варьируется от нескольких 500$ до "плюс бесконечности";

• промоперсонал (раздача рекламного материала, флажков, шаров и т. п., встреча гостей, информирование о происходящем на площадке и др.);

• обслуживающий персонал (звуко- и светорежиссеры, официанты, охрана). Эти люди - основа мероприятия, без них количество непредвиденных ситуаций значительно увеличивается. То же происходит, если персонал не подготовлен соответствующим образом. Стоимость обычно соответствует статусу (качеству работы);

• администрирующий персонал - менеджеры агентства, координатор проекта, кадры, несущие ответственность за успех события. Цены, как правило, определяются статусом агентства, функциями, возложенными на персонал, и масштабом мероприятия.

Самые затратные статьи каждого из видов событий в соответствии с независимой классификацией:

Развлекательные мероприятия

а) Массовые

Подбор и аренда площадки - одна из самых затратных частей любого события. В случае с городскими праздниками и еvent в торговых точках вопрос об аренде стоит не так остро. При проведении первых средства выделяются из городского бюджета, крупные торговые точки имеют свои площади. Однако если в нужном месте у вас нет налаженного контакта, общих знакомых и партнеров, сроки и стоимость аренды могут быть абсолютно несоизмеримы с рынком предоставляемых услуг такого рода. Административные ресурсы могут облегчить организацию подобного рода событий. Расходы заказчика на массовые мероприятия могут быть в той или иной степени сокращены за счет привлечения спонсорских средств.

Во время проведения массового праздника не стоит скупиться на обеспечение безопасности и медицинской помощи, кейтеринг можно выгодно обыграть за счет бартерной кампании, в отдельных случаях это могут быть спонсорские или партнерские условия.

К затратам по организации праздников в торговых точках, равно как рекламных и промокампаний, следует отнести оплату услуг артистов, аниматоров, промоутеров и обслуживающего персонала. Основная статья расходов попадает на креативную концепцию, ее воплощение в жизнь за счет различных элементов, таких как баннерные конструкции, декорации, полиграфическая рекламная продукция, костюмы промоперсонала, аренда или покупка стоек и т. д.

Концерты - отдельный случай. Вопрос об арендной плате встает и при их организации, за исключением ситуаций, когда концерт поддерживается администрацией города или правительством. Гонорар и технический райдер артиста - всепоглощающая статья расходов. Также к ним добавляется аренда дорогостоящего светового и звукового оборудования, работа светотехника и звукооператора. Неизбежны затраты на местную рекламу - на ТВ, в городском транспорте, на главных улицах города.

б) Корпоративные

Основные затратные статьи:

• разработка сценария;

• аренда зала, базы отдыха, открытой площадки и др. - в зависимости от направленности корпоратива (опять же статья № 1);

• организация питания (банкет, фуршет), кейтеринг;

• командные игры (тимбилдинг), если необходимо - аренда соответствующего оборудования, костюмов;

• транспортные услуги (в том числе трансфер из аэропортов и вокзалов - его, как правило, оплачивает принимающая сторона);

• развлекательная программа (ведущий, аниматоры и др.);

• аренда необходимого оборудования (светового, звукового);

• подарки для сотрудников (возможно, вручение премий по результатам работы);

• декорирование зала в соответствии с направленностью корпоратива;

• заказ фото/видеосъемки (при необходимости).

Стоит хорошо подумать о конкурсной развлекательной программе, профессиональном ведущем. Если мероприятие выездное формата тимбилдинг (командообразование), то необходимо привлечь профессиональную группу тренеров-психологов, а не пытаться сэкономить и устроить event своими силами.

в) Частные

Частные мероприятия во всем частные. Статьи расхода во многом совпадают с затратами на проведение корпоративных праздников, но самую дорогую услугу выделить невозможно:

• разработка сценария;

• аренда площадки;

• транспортные услуги (лимузин, карета, микроавтобус, теплоход, другие виды транспорта, в том числе воздушный);

• украшение зала (флористика, шары, драпировка тканью) и транспорта;

• развлекательная программа (ведущий, шоу-программа, пиротехника, популярные артисты и др.);

• аренда оборудования (свет, звук, дымовые машины, конфетти-машины и прочее, по необходимости);

• заказ фото- и видеосъемки;

• заказ торта;

• символические подарки и сувениры для гостей;

• полиграфия (приглашения, карточки);

• изготовление декораций в соответствии со сценарием (при необходимости).

Деловые мероприятия

а) Собственно деловые мероприятия

Качественное техническое обеспечение подобного формата мероприятий - неотъемлемая часть организации. Затраты на организацию выставки:

• аренда места под стенд;

• аренда (покупка) стенда, его "застройка";

• изготовление рекламных материалов;

• изготовление промоматериалов;

• организация coffee-break;

• аренда технического оборудования (при необходимости).

Затраты на организацию презентации:

• аренда помещения;

• изготовление рекламных и промоматериалов;

• организация coffee-break;

• привлечение прессы (если презентация имеет рекламный характер);

• при необходимости приглашение специалиста, авторитетного в области проводимой презентации;

• аренда технического оборудования (при необходимости).

б) Корпоративные деловые мероприятия

Важно качество всего комплекса услуг, недопустимы ошибки. Как правило, подобные мероприятия устраивают для важных партнеров, друзей компании. Нужно не ошибиться в выборе тематики приема (классика, размеренность). Флористика и другие оформительские статьи идут на "ура" в данном случае.

Из указанных пунктов, как правило, и складывается смета каждого вида event. Формирование цен сильно зависит от вида мероприятия: для премиального события необходимы услуги, которые стоят на порядок дороже. Элитную публику нужно удивлять.

Глава 2. Event -агенство "Крона"