Общий порядок проверки учета расчетов с подотчетными лицами

Технология аудита операций по расчетам с подотчетными лицами

Общий порядок проверки учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами, производимые практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

–  приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

–  оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

–  расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

–  представительскими расходами [1].

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок.

В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо установить, что все расчеты осуществляются со счета 71. Выданные под отчет суммы дебетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

В целях обеспечения внутреннего контроля над сохранностью денежных средств в организации должен был издан приказ, устанавливающий перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства, размеры и срок, на который выдаются денежные средства [2].

Не возвращенные работниками в установленные сроки подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аудитору необходимо проверить, ведется ли аналитический учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет [2].

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Аудитором должны быть сопоставлены суммы, указанные в авансовых отчетах, с данными первичных документов, подтверждающих указанные расходы.

Дата авансового отчета не должна быть ранее, чем дата приложенных документов, подтверждающих расходы.

Ниже приведен перечень первичных документов, которые аудитор должен проанализировать для признания указанных расходов правомерными.

Отсутствие документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, является основанием для налоговых органов доначислить НДС и налог на прибыль.

Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

–  соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

–  соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;

–  соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку;

–  соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;

–  соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;

–  соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;

–  соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;

–  имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

–  выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;

–  оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

–  организован ли аналитический учет командировочных расходов;

–  производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки [3].

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании [1].

Операции с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. утв. Банком России 12.10.2011 №373-П [4].

Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Аудитору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы [3].