Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита операций по расчётам с подотчётными лицами

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов [12].

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) [12].

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

При выдаче работнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись:

Дебет 71, субсчет «Ф.И.О.», Кредит 50.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью:

Дебет 44, 10, 08, Кредит 71.

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

Дебет 19, Кредит 71.

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью:

Дебет 50, Кредит 71.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94:

Дебет 94, Кредит 71.

В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70, Кредит 94.

При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет 94, Кредит 73,

Дебет 73, Кредит 50.

Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:

Дебет 55, Кредит 51 (52) - переведены денежные средства на специальный карточный счет,

Дебет 71, Кредит 55 - перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов [12].

Несмотря на то, что практически любая организация достаточно часто осуществляет операции по расчетам с подотчетными лицами, анализ аудиторской практики показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами при отражении подобных операций в учете, остается достаточно большим.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие аудиторские процедуры, как просмотр и сравнение документов, наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и др.

Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита операций по расчётам с подотчётными лицами:

. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

–  выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

–  выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

–  выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

–  выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

–  несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

–  систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

–  списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

–  списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

–  списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;

–  списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

–  отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

–  отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

–  несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

–  отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

–  отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.

. Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.

. Нарушения порядка учета представительских расходов:

–  несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

–  отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

–  некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

–  неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

–  ведение журнала-ордера №7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

–  несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера №7 или других регистров.

. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов [2].

Выполняя заключительные выводы по главе, отметим, что расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, поэтому этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств. В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо установить, что все расчеты осуществляются со счета 71, изданы ли приказы, регулирующие порядок выдачи подотчётных сумм. При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий специальные вопросы, по результатам ответа на которые у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.