Создание и работа с базой данных в СУБД Microsoft Access

Теоретические сведения

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) - создание базы данных на машинных носителях, поддержание ее в актуальном состоянии, организация выдачи информации по запросу пользователей.

Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их и удалять.

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением accdb. При запуске СУБД Access появляются такие элементы интерфейса как лента и область переходов (см. рис.1), предназначенные для создания и работы с компонентами базы данных. Лента располагается в верхней части главного окна приложения. На ней сосредоточены все основные команды. Область переходов располагается слева в главном окне и предназначена для отображения компонентов базы данных.

Рис.1

Пользователь может создавать следующие компоненты для работы с базой данных:

Таблица является основой базы данных. В Access вся информация содержится в таблицах. Каждую строку в таблице называют записью. Запись — это место хранения отдельного элемента информации. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам таблицы. Например, в таблице с именем «Сотрудники» каждая запись (строка) может содержать сведения об определенном сотруднике, а каждое поле (столбец) — сведения определенного типа, например имя, фамилию, адрес и т. п. Поля должны быть определены как конкретный тип данных: текст, дата или время, число или какой-либо иной тип.

Формав базе данных означает структурированное окно с заранее установленными областями для ввода либо изменения информации. Базу данных можно создать без помощи форм, просто вводя в таблицу данные в режиме таблицы. Однако большинство пользователей баз данных предпочитают просматривать, вводить и редактировать данные таблиц при помощи форм.

Формы также позволяют задавать условия работы других пользователей с информацией, содержащейся в базе данных. Например, можно создать форму со строго ограниченным набором отображаемых полей и разрешенных операций. Это помогает защитить данные и гарантировать правильность их ввода.

Запросы являются основным рабочим инструментом базы данных и могут выполнять множество различных функций. Самая распространенная функция запросов — извлечение определенных данных из таблиц. Данные, которые необходимо просмотреть, как правило, находятся в нескольких таблицах; запросы позволяют представить их в одной таблице. Кроме того, поскольку обычно не требуется просматривать все записи сразу, с помощью запросов можно, задав ряд условий, «отфильтровать» только нужные записи. Часто запросы служат источником записей для форм и отчетов.

Некоторые запросы предусматривают возможность обновления: это означает, что данные в основных таблицах можно изменять через таблицу запроса. Работая с запросом с возможностью обновления, следует помнить, что изменения фактически вносятся не только в таблицу запросов, но и в соответствующие таблицы базы данных.

Существует два основных вида запросов: запросы на выборку и запросы на изменение. Запрос на выборку просто извлекает данные и дает возможность пользоваться ими. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена. Кроме того, их можно использовать в качестве источника записей для формы или отчета. Запрос на изменение, как следует из его названия, выполняет действия с данными. Запросы на изменение можно использовать для создания новых таблиц, добавления данных в существующие таблицы, обновления или удаления данных.

Отчет –это форматированное представление данных, которые выводятся на экран, в печать или файл. Отчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах и запросах.

Макросыв приложении Access можно рассматривать как упрощенный язык программирования, который позволяет добавлять функциональные возможности в базу данных. Например, кнопке команды в форме можно назначить макрос, который будет запускаться при нажатии этой кнопки. Макрос содержит последовательность действий для выполнения определенной задачи, например для открытия отчета, выполнения запроса или закрытия базы данных. Большинство операций с базой данных, выполняемых вручную, можно автоматизировать с помощью макросов, которые позволяют существенно экономить время.

Модули, как и макросы, являются объектами, которые можно использовать для добавления функциональных возможностей в базу данных. В то время как макросы создаются в приложении Access путем выбора макрокоманд из списка, модули пишутся на языке программирования Visual Basic. Модуль представляет собой набор описаний, операторов и процедур, которые хранятся в одном программном блоке.

Работа 1. Создание базы данных, состоящей их трех таблиц

1.1. Цель работы: научиться создавать таблицы базы данных в режиме конструктора и в режиме таблицы; научиться создавать связи между таблицами; выполнять поиск информации с помощью команды фильтр.

1.2. Оборудование и материалы: компьютеры, приложение Microsoft Office Access 2007.

1.3. Порядок выполнения: