Документация по личному составу

К организационно-распорядительным документам относится большая группа документов, которую называют документацией по кадровым вопросам (личному составу):

- личные дела;

- заявления;

- приказы по личному составу;

- личная карточка (Форма Т-2);

- трудовые книжки и др.

Личные дела – ведутся на всех рабочих и служащих. Документы в личных делах располагаются так: заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (листок по учету кадров); автобиография; копии документов об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме, переводе, увольнении); дополнение к листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; характеристика; другие документы, относящиеся к данному лицу.

В пределах этих групп документы располагаются в хронологическом порядке. На все документы, помещенные в личное дело, составляется опись по определенной форме. Например:

Должность ________________________

Подпись _________________________

Дата _________________________

Изъятие документов из личного дела не допускается. На обложке личного дела – Ф.И.О. (полностью). Начальная дата личного дела – дата заполнения и конечная – дата приказа об увольнении.

Заявление – документ, который передается руководителю для принятия решения. Положительное решение выражается резолюцией, например, о назначении на должность. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа о назначении сотрудника на должность.

Приказ по личному составу. Каждый пункт приказа начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д. Затем с нумерационного абзаца указываются фамилия, имя, отчество лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть, куда он назначается. Затем дается основание. Изложение приказов должно быть единообразным. Целесообразнее издавать приказы по одному вопросу.

Приказы по личному составу оформляются на бланках. Дата приказа проставляется лицом, его подписавшим.

В пределах каждого года приказы по личному составу должны формироваться отдельно от других приказов, иметь нумерацию с №1, при этом к номерам должен добавляться буквенный индекс, например, №142 –лс (личный состав) или №173-ок ( отдел кадров ).

Трудовые книжки. В них содержатся сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях и вознаграждениях.

Взыскания не записываются в трудовую книжку. Все сведения в трудовую книжку вносятся на основании документов и со ссылками на них.

Автобиография– жизнеописание, составленное самим человеком (составляется произвольно, но обычно указываются: год, месяц и дата рождения; профессия (занятие) родителей; образование; вид трудовой деятельности; сведения об участии в общественной деятельности; награды и поощрения; семейное положение; состав семьи; последнее место работы; должность; домашний адрес; дата; подпись).

О некоторых других видах документов.

Доверенность(личная) – это письменное полномочие, выдаваемое учреждением или отдельным лицом другому для предъявления третьему лицу при совершении каких-либо юридических действий, получении определенных денежных средств или материальных ценностей.

В зависимости от того, кто оформляет полномочия, доверенности бывают служебные и личные. Среди личных наиболее распространенным документом является доверенность на получение денег, которая не требует обязательного нотариального удостоверения, а может быть удостоверена руководством учреждения. Личная доверенность пишется произвольно, от руки, но должна содержать следующие реквизиты: наименование документа (доверенность); фамилия, имя и отчество доверителя; фамилия, имя и отчество доверенного лица (кому выдана); точное указание порученных действий (содержание); название учреждения, где должны быть выполнены порученные операции; подпись доверителя; дату выдачи; должность и подпись лица, удостоверившего подпись доверителя; дату удостоверения подписи последнего и круглую печать. Для юридической полноценности документа следует указывать срок его действия.

Расписка – документ, подтверждающий какое-либо совершившееся действие, чаще всего получение денег, материальных ценностей от учреждения или частного лица. Расписка включает: наименование документа; должность, фамилию, имя и отчество лица, дающего расписку; сумму денег или наименование материальных ценностей; дату; подпись. Полученную сумму денег указывают цифрами, а в скобках – прописью. В расписке нельзя допускать исправлений, на свободных местах следует поставить прочерки. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами, иногда указывают свидетелей, которые ее заверяют.

4. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Язык и стиль служебных документов

Стиль –это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают следующие функциональные стили: публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии – основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

Официально-деловой стиль– это такая функциональная разновид-ность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Официально-деловому стилю присуща стилистическая строгость, объективность изложения, в нем не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренно книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

4.2. Структурные, синтаксические, морфологические, лексичес-кие, стилистические, технические ошибки и помехи

Структурные ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение документа, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Например, не следует текст документа начинать с повторения того, что уже отражено в других реквизитах. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже отражено на бланке.

Синтаксические ошибки

1. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении

В русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения. Рассмотрим три примера:

Фирма «Сокол» проводит выставку продукции восьмого июля 2005 года.

Восьмого июля 2005 года фирма «Сокол» проводит выставку продукции.

Восьмого июля 2005 года проводит выставку продукции фирма «Сокол».

В первом предложении содержится информация о том, когда состоится выставка; во втором констатируется то, что выставка будет проведена; в третьем предложении указывается, какая именно фирма проводит выставку.

2. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Пользуясь деепричастным оборотом, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая…», «Считая…», «Принимая во внимание…», «Руководствуясь…» и т.д.

Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое - деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному и тому же лицу). Например, ошибочной будет формулировка: «Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником отдела». Правильный вариант: «Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником отдела».

3. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; вследствие того, что; при условии, что; где; как. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Распространенной ошибкой является неоправданное усложнение текста документа: насыщение сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами. Упростить усложненные синтаксические построения можно путем прямого сокращения текста или путем его переработки, например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.