Вопрос 3. Ревизия кассовых операций

Прием наличных денег производится по приходно-кассовым (ПКО) ордерам, подписываемыми главным бухгалтером и кассиром (УФ № КО 1)

При приеме денег выдается квитанция за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная штампом кассира. Печать учреждения ставится таким образом, чтобы большая часть оттиска приходилась на квитанцию. Выдача наличных денег из кассы производится по расходно-кассовым ордерам (РКО) (Уф № КАО 2) или другим надлежаще оформленным документом (расчетно-платежная ведомость, счета) с наложением на эти документы реквизитов расходно-кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем учреждения и главным бухгалтером. Если на документах заявленных, прилагаемых к РКО, уже имеется разрешительная надпись руководителя то его подпись на расходно кассовом ордере не обязательна.

При выдаче денег отдельному лицу по РКО кассир должен потребовать предъявить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт, военный билет, служебное удостоверение, студенческий билет и др.) и записать наименование и номер документа, дату и место выдачи, кем и когда выдан, и взять расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть сделана собственноручно с указанием получателем суммы прописью. При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. Выдачу денег кассир может производить только лицу, указанному в РКО.

Если выдача денег производится по доверенности, то в ведомости перед росписью получателя денег кассир делает надпись по доверенности. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к ведомости.

Все ПКО И РКО регистрируются в бухгалтерии в журнале приходных и расходных кассовых ордеров. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

При получении ПКО кассир должен проверить:

• Наличие и подлинность на документе подписи главного бухгалтера и руководителя учреждения;
• Правильность оформление документа
• Наличие перечисленных документов, приложений. Распечатка

Вопрос 4. Проверка учета и расчетов с подотчетными лицами

Для получения наличных денег в кассу для выдачи аванса на хозяйственные нужды или командировочные расходы необходимо оформить заявку на наличные и чек. Размер и сроки выдаваемого аванса определяются руководителем учреждения. Наличные денежные средства могут расходоваться только на предусмотренные цели. Сотрудник, получивший денежные средства из кассы учреждения должен соблюдать следующий порядок:

1. Перед получением аванса полностью отчитаться по ранее выданным под отчет денежным средствам
2. Не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или по возвращение из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и провести окончательный расчет
3. Не предавать полученную сумму другому лицу

В бюджетном учреждении нормы на командировочные расходы регламентированы постановлением №729 от 02.10.02. Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Перед командировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм для выполнения задания, оплата проезда, найм жилого помещения, суточные и т.д. и командировочное удостоверение, издается приказ о командировке.

По возвращении из командировки представляется руководителю организации авансовый отчет на утверждение, командировочное удостоверение, документы подтверждающие достоверность произведенных расчетов. Для проведения расчетов с командировочными необходимы следующие первичные документы:

1. Приказ для направления в командировку
2. Авансовый отчет
3. Заявление на выдачу денег из кассы
4. Документы подтвержающие расходы

Для отражения расчетов используются главная книга, журнал ордеров № 7, 1, кассовая книга

Ревизор проверяет:

1. Правильность оформления командировочного удостоверения (цель, печать организации, в которую командирован работник)
2. Правильность определения срока командировки
3. Правильность возмещения расходов
4. Санкционирование руководителем дополнительных услуг (на себестоимость не относить)
5. Отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм
6. Наличие и правильность ведения регистрации командировочных лиц, отбывающих в другую организацию и прибывающих в командировку

Хозяйственные расходы

Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы: авансовая отчетность, журнал регистрации авансовых отчетов, список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы заявление на выдачу денег из кассы.

Ревизия хоз расходов

Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций. Сначала целесообразно установить остатки задолженности подотчетных лиц на конец ревизуемого периода.

Проверяется соответствие сумм в представленных документах и отраженных в авансовых отчетах

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы путем сличения данных журнала ордеров №1,7 за каждый месяц

Проверяются расходы на покупку материальных ценностей по оправдательным документам (накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера)

Контроль выдачи денег только в пределах потребности

Проверяется не числится ли задолженность по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за уволенными

Не было ли незаконных закупок по завышенным суммам у частных лиц без накладных и товарных чеков