Подготовка проектов распорядительных документов в области охраны труда в пожарной части, их согласование и утверждение

Под распорядительными документами понимаются приказы и распоряжения, издаваемые за подписью начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

Приказы и распоряжения издаются:

- в соответствии с поручением вышестоящей организации;

- в соответствии с решениями коллегии территориального органа МЧС России;

- в соответствии с поручениями начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России;

- по инициативе структурных подразделений территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Приказы издаются:

а) по вопросам основной деятельности территориального органа, воинской части, организации МЧС России;

б) по личному составу;

в) по строевой части;

г) о командировании, в том числе и за пределы Российской Федерации.

Распоряжения издаются по организационным, оперативным вопросам или вопросам, рассчитанным на кратковременное действие.

Приказами по основной деятельности утверждаются штатные расписания (штаты), годовые и другие планы мероприятий; положения о структурных подразделениях территориального органа, организации системы МЧС России; оформляются создание, реорганизация, ликвидация организаций и их переименование; регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики; утверждаются итоги работы, результаты ревизий, инвентаризаций имущества; создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), научные, экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы); о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности; о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья; регулируются другие вопросы, определенные Положением о территориальном органе, уставом воинской части, организации системы МЧС России.

Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят структурные подразделения территориального органа, воинской части, организации си стемы МЧС Россиина основании поручений соответствующего начальника (руководителя), командира, либо в инициативном порядке.

Право подписи приказов и распоряжений принадлежит начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России. На период отсутствия начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России (командировка, отпуск, болезнь) право подписи приказов, директив и распоряжений предоставляется должностному лицу, на которого в установленном порядке возложено исполнение обязанностей начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

Приказы, распоряжения действуют до выполнения всех изложенных в них поручений или до их отмены (признания утратившим силу).

Разработка проекта приказа, распоряжения должна начинаться с изучения относящихся к теме законодательства Российской Федерации; договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации; действующих по рассматриваемому вопросу приказов, распоряжений; научной литературы; данных социологических и иных исследований, а также справочного материала.

При разработке проекта приказа, распоряжения необходимо определить потребность в материальных, финансовых и других ресурсах для проведения предусматриваемых мероприятий, составить смету расходов, которая должна являться одним из приложений к проекту приказа, распоряжения.

Структура распорядительного документа должна быть простой и удобной для работы. При большом объеме текста в проекте распорядительного документа излагаются лишь главные вопросы, а остальные излагаются в приложениях к распорядительному документу.

Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и в системе МЧС России, и должны употребляться в одном и том же значении в тексте проекта распорядительного документа и приложениях к нему.

При употреблении специальных или новых терминов, их значение должно быть разъяснено в примечаниях.

Проекты приказов и распоряжений оформляются на бланках установленного образца (приложения №№ 12, 13, 14, 15, 16).

Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним печата­ются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже white, 80г/м², формата А4 (210x297 мм), шрифтом Times New Roman размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа – 2,5 см, с правой стороны – 1,0 см, сверху и снизу – не менее 2,0 см.

Печатание проектов распорядительных документов и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается.

Проект распорядительного документа должен содержать следующие реквизиты:

- эмблема МЧС России

- краткое наименование вышестоящей организации – МЧС России

- полное наименование территориального органа, организации системы МЧС России;

- наименование вида документа;

- заголовок (кроме приказов по личному составу и строевой части)

- текст;

- подпись;

- необходимые визы должностных лиц, которые располагаются на листе согласования или на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения;

- отметка об исполнителе документа, которая располагается на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и содержит инициалы и фамилию исполнителя документа, его рабочий телефон и личную подпись.

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) полужирным шрифтом размером № 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?», например: «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…».

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Она может начинаться словами «В целях …», «Во исполнение…», «В соответствии…» и т.д.Констатирующая часть в приказах завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях – словом «п р е д л а г а ю»).

Если текст проекта распорядительного документа не имеет констатирующей части, то слово «п р и к а з ы в а ю» («п р е д л а г а ю») не пишется.

В распорядительной части проекта приказа, распоряжения излагаются предписываемые действия (поручения), указываются исполнители (структурные подразделения, организации, должностные лица – с указанием должности, звания) и устанавливается срок исполнения; делается запись о признании утратившими силу или о внесении изменений в ранее изданные распорядительные документы. Последний пункт распорядительной части приказа может определять должностное лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение приказа (распоряжения).

Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего распорядительного документа. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование.

К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни, сметы расходов, списки и другие документы. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего проект распорядительного документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте распорядительного документа. Листы каждого приложения должны иметь свою самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа. На первом листе приложения в правом верхнем углу указывается: «Приложение № », а ниже следует наименование распорядительного документа, его дата и номер.

 

Например:

Приложение № 3

к приказу Северо-Западного регионального центра

МЧС России

от 25.02.2004 № 168

 

Издание вместе с распорядительными документами материалов, не оговоренных в тексте, не допускается.

Реквизит «Отметка о наличии приложений» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами, печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля и оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте документа, то отметка о его наличии имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, например:

Прил: 1. Замечания по проекту инструкции … на 1 л. в 1 экз.

2. Справка о документообороте … на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

В состав подписи приказа, распоряжения входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля шрифтом № 14 одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия печатаются от правого текстового поля с пробелом между инициалами и фамилией. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

 

 

Например:

 

Начальник Главного управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, реквизит «подпись» оформляется следующим образом:

Начальник Главного управления МЧС России по Московской области

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности в установленном порядке. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (допускается внесение исправлений от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В случае возложения на должностное лицо исполнения обязанностей временно отсутствующего начальника (командира) на документах перед наименованием должности указывается «врио» (временно исполняющий обязанности). Если на должностное лицо возложено временное исполнение обязанностей по должности, которая вакантна, то при подписании документа указывается «врид» (временно исполняющий должность).

Проект распорядительного документа до представления на подпись должен быть, как правило, согласован и завизирован:

- руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа;

- руководителями структурных подразделений, которым предписывается осуществление соответствующих действий (выполнение заданий), а также представители которых, включены в состав комиссий, рабочих групп и т.п.;

- начальником отдела защиты информации;

- начальником юридической службы;

- начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства;

- другими должностными лицами по усмотрению начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, командировка, болезнь) распорядительные документы могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения в установленном порядке.

Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта документа. Допускается проставлять визы на отдельном листе согласования.

Лист согласования (приложение №6) должен содержать заголовок проекта приказа или распоряжения, наименование структурного подразделения, инициалы и фамилию руководителя структурного подразделения или лица, исполняющего его обязанности, подпись руководителя структурного подразделения, дату согласования. В примечании могут быть представлены в краткой форме замечания или предложения к проекту документа. Если предложения не могут быть представлены в краткой форме, то излагаются подробно в приложении к листу согласования.

Лист согласования и приложение к нему являются неотъемлемой частью приказа, распоряжения.

Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию со структурными подразделениями, интересов которых коснулись эти изменения, и с юридической службой.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения.

Датой распорядительного документа и письма является дата его подписания, для протокола – дата проведения заседания, для акта – дата события, зафиксированного в документе. Для утверждаемого документа (регламент, план, положение, отчет, акт) – дата утверждения.

Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2008 года следует оформить 05.03.2008.

При ссылке в тексте документа на дату другого документа ее следует оформлять следующим образом:

- для документа, изданного до 1999 года включительно день месяца, месяц и год оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, например, дату 12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99;

- для документов, изданных в 2000 году и последующих годах, дата указывается в соответствии с требованиями, указанными в предыдущем абзаце.

Ссылку на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в котором они были официально зарегистрированы.

Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в том числе и распорядительных документов с отметкой «Для служебного пользования».

Регистрация приказов по личному составу и по строевой части осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

Регистрация распорядительных документов производится в день подписания документа. Порядковые номера присваиваются им в пределах календарного года. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Порядок проставления регистрационных номеров документов указан в (2).