Классифицировать документы можно по разным основаниям

По субъекту документы подразделяются на исходящие от публичных учреждений , отдельных граждан, либо исполненные ими совместно. Юридическими являются документы не только государственных, но и общественных организаций, поскольку они могут отражать юридические факты и влечь правовые последствия ( например, решения соответствующего выборного профсоюзного органа, выдача членских билетов и т.д. ).

Распространено мнение, согласно которому только документы , исходящие от публичных учреждений либо составленные ими совместно с гражданами, относятся к официальным. Письменные же заявления, жалобы граждан наряду с личными письмами, дневниками, визитными карточками получают в этом случае статус неофициальных, частных.

Сложившееся положение не выдерживает критики, ибо не учитывает юридическое значение обращений граждан с заявлениями в государственные и общественные органы.

Такие заявления могут иметь различные юридические последствия. Прежде всего при подаче заявления возникает обязанность компетентного органа рассмотреть его и дать ответ по существу в установленный законом срок.

Подача заявления несет определенные юридические последствия для лиц, которые в нем указаны: они, например, могут быть вызваны в правоохранительные органы для объяснений. Подача искового заявления в суд прерывает течение исковой давности, т.е. срока, в течение которого требование может быть защищено в судебном порядке.

По указанным причинам неправильно также разграничение документов на официальные и личные. Все документы носят официальный характер. Кроме того, в юридической теории и практике наименование «личный» употребляется в специфическом смысле по отношению к таким документам, как паспорт, удостоверения личности, членские билеты, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния.

В данном случае наименование указывает на личностный характер сведений, которые содержатся в документе, и на принадлежность документа гражданину. В «личных» документах удостоверяются сведения об основных обстоятельствах в жизни человека (фамилия, имя, отчество, время и место рождения и т. д.).

Таким образом , в основе классификации документов по субъекту не должны лежать их «личный» характер и соответствующая «принадлежность», поскольку эти признаки документа указывают обычно на лицо, в отношении которого документ составлен, т.е. речь идёт об объекте документа .

По объекту документы, прежде всего, делятся в зависимости от того, к какой отрасли относятся права и факты, фиксируемые ими.

Деление юридических документов на публично-правовые и частноправовые не следует смешивать с разграничением официальных и частных бумаг . В его основе лежит не публичное значение документов, поскольку здесь оно всегда присутствует, а метод правового регулирования. В публично - правовых отношениях субъекты находятся в отношениях власти и подчинения; эти отношения в большей или меньшей степени зависят от усмотрения административных органов и должностных лиц (метод субординации). В частноправовых отношениях субъекты состоят в равных отношениях, не зависят от воли друг друга (метод координации) .

По этому признаку к публично-правовым относятся государственно-правовые, административно-правовые, финансово-правовые документы. К частноправовым: обязательственно - правовые, наследственно-правовые, документы о праве собственности, документы об авторских правах. Промежуточное положение занимают документы по процессуальному праву, документы о регистрации актов гражданского состояния, по трудовому праву, жилищно-правовые документы, поскольку опосредуют отношения как субординации, так и координации.

Названные документы могут быть классифицированы ещё более детально. Например, среди обязательных документов выделяются ценные бумаги: такие товарные и денежные документы, предъявление которых необходимо для реализации выраженных в них имущественных прав (акции, облигации, чеки, векселя, и т. д.) К наследственно-правовым документам относятся завещания, акты описи наследственного имущества, свидетельства о праве на наследство и др.

Среди документов о регистрации актов гражданского состояния различаются записи актов гражданского состояния и свидетельства о регистрации. К документам по трудовому праву относятся трудовой договор (контракт), трудовая книжка, приказы руководителя организации (о принятии на работу, увольнении и т. д.).

В законодательстве также используется термин «правоустанавливающий документ». Как уже было сказано, любой юридический документ направлен на подтверждение прав и юридических фактов. Однако отличие правоустанавливающего документа от других юридических документов индивидуального значения состоит в том, что они непосредственно закрепляют права и юридические факты, тогда как иные документы требуют их рассмотрения и подтверждения компетентными органами ( заявления о защите прав, заключения органов государственного управления, по гражданским делам, заключения эксперта и др. ). К правоустанавливающим документам относятся, в частности, документы, удостоверяющие личность.

По целиюридические документы делятся на:

· распорядительные (приказы, сделки, заявления, жалобы и д.р.)документы, требующие в процессе их создания активного поведения субъектов .

· удостоверительные (иногда их называют «информационными», «осведомительными», «справочными «) информируют, констатируют существующее положение дел, действительные факты и права (свидетельства об актах гражданского состояния , свидетельство о праве на наследство, свидетельство подлинности подписи и др.), требуя признания их другими лицами.

Документы разграничиваются также в зависимости от тех сведений, которые они содержат. Например, существуют документы, содержание которых предусмотрено в законе (исковое заявление, судебное решение и т. д.), и документы с менее регламентированным содержанием (заявление в общественную организацию, справка, расписка ).

Информативные документы несут большое количество информации, а слабо информативные - малое, недостаточное количество. Существуют документы с достоверными и недостоверными сведениями. Документы различаются также в связи с наличием или отсутствием указания в документе имени субъекта. Документы, в которых имя субъекта не обозначено, называются анонимными (например, заявления в публичные учреждения) и рассмотрению не подлежат.

В основу классификации может быть положено обозначение в документе лица, которое имеет право на документ. Например, ценные бумаги могут быть именными и предъявительскими.

По форме документы делятся в зависимости от того, какой ее аспект подразумевается. В частности, при характеристике документов может иметься в виду

· способ изготовления («внешняя» форма) - рукописные, машинописные, типографские и пр.;

· правовой способ фиксации (закрепления) сведений - простая и квалифицированная форма. Документы квалифицированной письменной формы могут быть подразделены в зависимости от использования дополнительных правовых средств защиты и закрепления информации (использование специальной бумаги, водяных и письменных знаков). В частности, используются специальные бланки (билеты, квитанции, свидетельства); надписи, придающие документу бесспорный характер или исполнительную силу; регистрация документов в специальных книгах, которые ведутся в определенных публичных учреждениях (например, документы о жилых строениях, об автотранспортных средствах).

· соотношение частей содержания (структурная форма), среди которых могут быть выделены простые документы(например, заявление в полицию)и сложные документы(например, исковые заявления в суд, претензия).

· по стадии изготовления следует различать подлинники (оригиналы), дубликаты, копии и выписки, переводы.

* подлинник (оригинал) - первоначальный экземпляр документа, соответствующим образом оформленный и подписанный уполномоченным лицом. Подлинники (оригиналы), составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. При этом каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.

* дубликат - второй или следующий экземпляр документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу. Цель изготовления дубликата состоит в замене подлинного документа, когда он утрачен либо существует несколько лиц, права и обязанности которых зафиксированы в общем документе.

* копия - точное воспроизведение полного текста какого-либо документа.

* выписка - точное воспроизведение части документа. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу. Копия и выписки имеют такую же юридическую силу, что и подлинник (соответственно в целом или в части), если их верность засвидетельствована в установленном законом порядке.

* оригинал документа может быть также переведен на другой язык. Перевод, как правило, не имеет самостоятельного юридического значения и должен быть представлен вместе с подлинником.

По юридическимпоследствиям документы можно разграничить на действительные и недействительные.

Действительные - это такие документы, которые могут использоваться по назначению. Недействительные документы не имеют юридической силы и не способны подтвердить в официальных учреждениях существование юридических фактов, прав и обязанностей.

Недействительность документов возникает вследствие нарушения требований к оформлению (содержанию, форме, процедуре). Не все недоброкачественные документы (документы с какими-либо нарушениями, недостатками) недействительны.

Недействительными документы признаются в силу прямого указания закона либо по требованиям заинтересованных лиц в судебном порядке. Такие документы не принимаются, не рассматриваются и не учитываются в деятельности общественных и государственных организаций. Недействительные документы исследуются в суде в качестве доказательств, однако недостаточны для подтверждения искомых юридических фактов и требуют проверки посредством других доказательств .

Следует отличать недействительные документы от недействительных юридических фактов (сделок, приказов и т.п ). Те документы, которые удостоверяют недействительные факты или влекут их недействительность, сами недействительны.

Однако действительные юридические факты могут быть зафиксированы в недействительных документах, если нарушены другие правила оформления документов.

Поэтому важен учет требований, предъявляемых к содержанию, форме и порядку оформления документов.

По срокам различаются документы постоянного и временного действия.

Так, не ограничивается сроком действие свидетельств, выдаваемых органами РАГСа, паспортов, членских билетов постоянно действующих объединений и т.п. «Срочными» являются судебные решения, исполнительные листы, и другие документы.

Документы, действующие постоянно, могут быть со временем заменены вследствие введения новых бланков или при перемене фамилии, имени, отчества, установлении неточности в записях, негодности для пользования. Кроме того, отдельные, постоянно действующие документы нуждаются с течением времени в корректировке сведений, которые в них вносятся.

Пропуск установленного срока может лишить исполнительной силы акт, который зафиксирован в документе, либо делает недействительным конкретный документ.

Общеустановленные требования к оформлению документов придают им единообразную форму и облегчают работу с разнообразными видами документов.

Понятие содержания юридического документа складывается из его внутреннего смыслового содержания и реквизитов (обязательных элементов, несущих необходимую информацию).

4.Виды дефектов документов:

· недостоверность документа;

· отсутствие реквизитов;

· наличие ошибок;

· наличие неоговоренных исправлений;

· неграмотное изложение текста;

· неправильное формулирование.

Самым распространенным дефектом в юридической практике является отсутствие необходимых реквизитов: наиболее часто отсутствуют печати, штампы, подписи, чаще всего отсутствуют даты. На бланках часто отсутствует средства защиты от подделки (защитные сетки, водяные знаки, печатный текст, номера, серии). Перечисленные недостатки приводят к отрицательным юридическим последствиям - документ может быть признан недействительным, что будет препятствовать употреблению его по назначению. По закону недействительным является документ в простой письменной форме, удостоверяющий сделки, требующие нотариального оформления.

Все исправления и оговорки должны быть сделаны в соответствии с установленными требованиями.