Шахматная форма учетных таблиц

Дебетуемые счета располагаются в горизонтальных колонках (строках), а кредитуемые – в вертикальных (столбцах). В этой форме представ­лены все возможные корреспонденции счетов. Сумма хозяйст­венной операции записывается на пересечении дебетуемого и кредитуемого счетов. Получается, что сумма записывается один раз, а учитывается дважды: по дебету одного счета и по кредиту другого.

В процессе деятельности предприятия очень часто встреча­ются однородные хозяйственные операции, вызывающие одина­ковую корреспонденцию счетов, которые пришлось бы отражать в одной и той же клетке. Поэтому шахматную таблицу разбива­ют на ряд таблиц.

Например, разделим шахматную таблицу по вертикали. В полученных таблицах можно считать обороты отдельно по кре­диту определенных счетов. Например, обороты по кредиту счета «Касса» или обороты по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Если видоизменить полученные таблицы, то получим так называемые журналы-ордера (линейно-позиционный способ записи).

Таким образом, в журналах-ордерах происходят регистрация и группировка операций по кредиту синтетических счетов с раз­бивкой по дебету корреспондирующих с ними счетов. Дебетовые обороты по синтетическим счетам получаются при суммировании итогов всех журналов-ордеров.

Например, рассмотрим журнал-ордер по счету «Касса».

Обороты по кредиту счета «Касса» за январь 20__г.

Для записи хозяйственных операций по аналитическим сче­там используются специальные учетные регистры. При этом по­строение и содержание регистров, в которых ведется аналитиче­ский учет, могут быть самыми разнообразными в зависимости от объектов аналитического учета.

При всем многообразии хозяйственных операций, подлежа­щих отражению по аналитическим счетам, большинство из них имеет много общего. Для аналитического учета применяются три вида учетных регистров:

1) регистры, которые ведутся параллельно регистрам синте­тического учета и отдельно от них;

2) регистры, записи в которые производятся с целью груп­пировки и накапливания однородных хозяйственных операций по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета;

3) регистры, которые совмещают синтетический и аналити­ческий учет.

Аналитический учет материальных ценностей чаще всего ве­дется в отдельных регистрах, записи в которые производятся па­раллельно записям в регистры синтетического и аналитического учета (инвентарная карточка по учету основных средств). Параллельное ведение регистров аналитического учета с ре­гистрами синтетического учета создает много технической рабо­ты по обобщению и сверке счетных записей путем составления оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому в по­следнее время стали применять такие регистры аналитического учета, в которых одновременно подготавливаются данные для итоговых записей в синтетические счета.

Пример регистра, совмещающего синтетический и аналитический учет, - журнал-ордер по счету «Расчеты с подотчетными лицами». В таком регистре учет ведется по каждому подотчетному лицу отдельно (аналитический) и всего по предприятию с указанием корреспонденций счетов (синтетический).

Классификация регистров по видам учетных записей

По видам учетных записей регистры подразделяются на хро­нологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал хро­нологической регистрации хозяйственных операций и т.п.).

Систематические регистры применяют для записей однород­ных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов – Главная книга, что показано в таблице:

Образец листа Главной книги по счету «Товары»

Комбинированные регистры – регистры, в которых сочета­ются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хро­нологическом порядке).