Документирование Системы менеджмента Качества

Вероятно, существует 50 способов оставить своего возлюбленного, однако способов документально оформить систему менеджмент качества гораздо больше. В этом разделе я опишу несколько типичных вариантов, с которыми может столкнуться аудитор.

Организации не следует в точности документировать уже имеющуюся у нее систему, напротив, следует прилагать усилия к тому, чтобы создать систему, какой ей следует быть (а не как она есть), и свидетельством такого стремления являлся бы структурный подход к анализу и постоянному улучшению.

Методы документирования системы, имеющиеся в распоряжении, варьируются от традиционных груд различных руководств (по качеству) до более современных электронных и основанных на интранете систем (например, локальные компьютерные сети). Последние доставляют аудиторам определенные неудобства, поскольку в этом случае трудно оценить сложность и развитость системы. В одном случае аудитор обнаруживает, что за год система на основе интранета развернулась где-то на 1,2 миллиона страниц. Это показывает фундаментальное непонимание аудитируемым основ управления документацией. В бумажной версии или в электронной, не может быть свободы творчества для выпуска документов по прихоти (желанию). Аудит на адекватность, о котором подробно говорится в пятой главе, объясняет, как убедиться, что система документации (документируемая система) аудитируемого соответствует требованиям ISO 9001:2000.

Важно, чтобы структура системы менеджмента качества была понятной, так как это дает возможность аудитору быть избирательным в тех аспектах, которые являются критичными для успешного внедрения и результативного (эффективного) функционирования системы.

На рисунке 3.1 представлена диаграмма, показывающая, что процедура и документация процесса существуют для того, чтобы подтверждать, что политика и цели реализуются. Записи являются доказательством того, что эта трансформация произошла и что требования заинтересованного лица были удовлетворены. Типичная иерархия документации показана на рисунке 3.2.

Отсутствие в ISO 9001:2000 акцента на документировании процедур не означает, что методологии (методики осуществления, внедрения) процессов не нужно каким-то образом определять. В противном случае, что же подвергать аудиту? Или же нам нужно забыть обо всем, что является результатом тридцатилетней работы всего аудиторского братства?

Руководство по качеству будет определять политику и устанавливать цели; обязательные процедуры представят свидетельства управления в ключевых областях; документы по процессам продемонстрируют, как организация работает, а также связи этих видов деятельности с общей политикой и целями. Записи являются объективными свидетельствами того, что то, о чем заявляется, в действительности выполняется.

Очевидно, что через внутренний аудит и анализ процессов со стороны высшего руководства можно установить, осуществляется ли деятельность в организации в соответствии с определенными процедурами и методологиями (методиками) и достигаются ли поставленные цели. Сказанное можно рассматривать как стимул к постоянному улучшению.

Объем документации по системе качества определяется тремя ключевыми словами:

· Компания — природа бизнеса, тип сектора, обоснованные ожидания компании такого типа;

· Сложность — тип продукции, услуг, процессов, уровень автоматизации

· Компетентность — знания, навыки, отношение, поведение работников

4.2.1 Требования к документации

Рис. 3 Документирование системы

Источник: Eurospan Developments Ltd. QMS Auditor/Leader Auditor Course 2000, раздел 6. Используется с разрешения.

4.2.1. Типичная иерархия документов по системе менеджмента качества

Рис. 3.2 Типичная иерархия документов

Источник: Eurospan Developments Ltd. QMS Auditor/Leader Auditor Course 2000, раздел 6. Используется с разрешения.