Исходные контакты и сбор информации

Разбить лед при встрече с потенциальным заказчиком аудита - всегда нервозный момент, поскольку аудитор никогда не может быть вполне в достаточной степени уверен, какой прием он или она встретит. К счастью, руководители большинства организаций ведут себя на должном профессиональном уровне и принимают аудиторов весьма вежливо, а в некоторых случаях даже всемерно содействуют их работе. Важно установить личные человеческие контакты настолько быстро, насколько это практически возможно, поэтому не стоит полагаться исключительно только на письма, факсы или электронную почту. Лучший вариант установления контакта, несомненно, посетить организацию до начала аудита, поскольку в этом случае обе стороны могут встретиться лицом к лицу и начать строить, что очень важно, свои взаимоотношения.

Хороший аудитор всегда старается собрать о компании, аудит которой собирается проводить, максимум полезной и значимой информации.

Эта деятельность может включать:

· посещение интернет-сайта

· анализ информационных бюллетеней

· анализ годовых отчетов

· анализ каталогов продукции или

· просмотр корпоративных видеофильмов.

Когда аудитор составил для себя представление об организации, после этого можно обратить внимание с целью анализа и на документы, такие как:

· руководства по качеству

· процедуры

· документы по процессам

· структура организации

· список ключевых лиц

· карта физического расположения объектов организации;

· схема объекта, показывающая размер и планировку основных зон.

В свою очередь хорошо бы представить компании план аудиторской проверки и объяснить как протокольные правила, а также ожидания аудиторов (например, кого они ожидают увидеть на первом и на заключительном совещании, доступ к факсам, телефонам, офис).

Предварительное посещение

Многие из аудиторов согласятся с тем, что с появлением версии стандарта 2000 года, вероятно, существенно возрастет количество времени, которое необходимо затратить на подготовку, планирование и проведение аудита, особенно если аудитируемая организация имеет желание, чтобы аудит принес пользу. Необходимость для аудитора проанализировать и осмыслить документы по процессам также увеличивает ценность и важность предаудитного визита.

Первый день аудита может оказаться очень трудным, если аудиторы не имеют предварительного представления о том, чем занимается компания, какова ее продукция и процессы. Чувство благоговейного страха может быть не таким сильным, если аудиторы смогут нанести предварительный, менее формальный визит. Это будет полезно обеим сторонам. Аудиторам он облегчит процесс планирования аудита (обычно, главный аудитор организовывает такой визит), менеджеры компании которой предстоит аудит получат первое представление о людях, с которыми им придется иметь дело.

Предварительный визит также полезен для обеих сторон, поскольку в ходе него верифицируется (проверяется), существует ли ситуация для проведения аудита. Хотя это нельзя назвать процессом консультирования, во время визита представляется возможным начать процесс установления партнерских взаимоотношений и базовых правил. Если очевидно, что у организации не существует четко разработанной системы, начинать формальный процесс аудита может оказаться нецелесообразным. Это понимание сущности организации, которое аудитор находит для себя наиболее ценным, ощущение того, какая пред ним организация.

Для того, чтобы процесс аудита прошел гладко, значение установления личных контактов не должно быть переоценено по их ценности (к примеру, они могут дать представление о личном защитном оборудовании, правилах охраны труда, требованиях к безопасности).

Вне рамок формального аудита обе стороны, главный (ведущий) аудитор и, обычно, представитель руководства организации, могут разрешить те спорные вопросы, которые способны вызвать проблемы в день аудита (к примеру, они могут выяснить область распространения и исключения, подтвердить статус документов, а также согласиться на процесс нотификации любых изменений, внесенных в документы аудиторской командой.

Каждая аудитируемая организация представляет собой совокупность культурных традиций, политических норм, ожиданий, и предварительный визит дает возможность все это увидеть и разобраться.

Наконец, возможность физически наблюдать за процессами, не отвлекаясь на заполнение контрольных вопросников, чрезвычайно полезно перед финальными стадиями планирования аудита, особенно, если на предприятии имеются специальные или сложные процессы.

АУДИТ НА АДЕКВАТНОСТЬ

(проверка документации)

Иногда этот этап называют еще кабинетной работой. Он следует непосредственно за предварительным визитом и выполняется обычно в офисе командой аудиторов. Цель этого этапа — удостовериться в том, что система документации адекватна требованиям стандарта. На этом этапе назначенному члену команды аудиторов предоставляется возможность рассмотреть вопросы, связанные с областью распространения (применения) и исключениями из нее, а также обсудить их с другими членами команды – чтобы впоследствии достичь ясности в этих вопросах в аудитируемой организации, если это будет необходимо. Обычно, эту работу выполняет один аудитор, анализируя свои и чьи-либо находки с коллегами. Также каждому аудитору команды необходимо прочитать руководство по качеству для ориентировки при подготовке контрольных вопросников перед проведением аудита на соответствие.

Оценка руководства по качеству и процедур относительно требований стандарта во время аудита на адекватность обеспечивает уверенность в том, что организация считается с предписывающими требованиями стандарта.

Все недочеты и недостатки, по которым остались вопросы, должны быть выяснены до начала аудита на месте. Учитывая пользу, которую приносит предварительный визит, описание процессов и их взаимодействие будут более доступны для понимания.

Действительным результатом для команды аудиторов станет удовлетворение тем, что процессы определены и спланированы, и что описанные методы управления являются адекватными. На рисунках 5.1 и 5.2 приведены хорошо организованный контрольный вопросник и планировщик аудита, которые используются при выполнении аудита на адекватность.

Эти инструменты (Планировщик Контрольного Вопросника по Аудиту на Адекватность) позволяют команде аудиторов убедиться, что соблюдается или нет каждое требование (отмечено как несоответствующее).

Там, где это необходимо аудитор может делать для себя какие-то пометки, чтобы затем уточнить и прояснить некоторые вопросы сразу же по приезду на аудит на месте до его начала. Полученная информация может быть использована, чтобы потом записать те разъяснения, что будут даны, а также для вынесения решения о состоянии документации (по вопросу об адекватности). Если решение окажется таким, что документированная система не отвечает требованиям стандарта, ведущий (главный) аудитор обычно придерживается этого мнения до момента согласования соответствующей резолюции.

Рис. 5.1

Рис. 5.2