Пирамида контроллинга на предприятии

Пирамида контроллинга насчитывает 10 уровней. При этом с 1 по 4 уровни представляют собой направления развития, а с 5 по 10 – традиционные направления.

Организация системы контроллинга на предприятии, как предлагается в работе, включает следующие этапы:

· определение экономических объектов, управление которыми будет осуществляться на основе обратной связи,

· моделирование бизнес-процесса контроллинга,

· выявление функций при его осуществлении (функциональный аспект контроллинга),

· распределение этих функций между организационными структурами предприятия (институциональный аспект контроллинга),

· внедрение инструментов, необходимых для осуществления функций контроллинга (инструментальный аспект контроллинга).

Исследование показало, что основным определяющим фактором при организации контроллинга на предприятии является выбранный экономический объект, управление которым планируется осуществлять на основе обратной связи. Таких объектов управления на предприятии, как правило, множество и при этом они могут быть разного уровня и значимости.

Целевая задача контроллинга – построение на предприятии эффективной системы принятия, реализации, контроля и анализа управленческих решений.

Прежде всего, в этой системе заинтересованы владельцы капитала, так

руководящий состав (ТОП), результативность деятельности которого определяется эффективностью деятельности предприятия. Цепочка может продвигаться далее, вплоть до конкретного исполнителя.

Основные задачи, которые нужно решить:
оптимизация управления организационной структурой компании;
организация эффективной системы учета операций и результатов;
внедрение систем планирования, контроля и анализа деятельности;
-обеспечение мотивации персонала в повышении эффективности работы компании;
- автоматизация систем учета и управления компанией.
Решение поставленных задач:

1. Планирование деятельности.
а) Разработка системы планирования.
б) Планирование доходов.
в) Планирование расходов.
- Анализ структуры расходов и их классификация.
- Создание центров затрат на базе подразделений предприятия.
- Составление планов расходов по направлениям, по подразделениям.
- Разработка платежного календаря.
г) Планирование финансовых результатов.
- Определение плановой прибыли по направлениям деятельности.
- Расчет ожидаемой суммы платежей в бюджет.
- Разработка методики налогового планирования на предприятии.
- Разработка сводного плана доходов и расходов.
- Разработка сводного финансового плана.

2. Управленческий учет.
а) Приведение учетной политики предприятия в соответствие требованиям управленческого учета.
б) Разработка методики оперативного учета затрат.
с) Разработка и внедрение системы управленческого учета по продуктам, бизнесам, направлениям деятельности.
3. Организация работы подразделений.
а) Приведение организационной структуры в соответствие целям, задачам и функциям предприятия.
б) Разработка положений об организационной структуре и структурных подразделениях.
в) Разработка должностных инструкций.
г) Разработка системы показателей работы компании - подразделения - сотрудника.
д) Внедрение системы контроля и мотивации персонала.
- Система внутреннего документооборота и отчетности.
- Положение о стимулировании.
4. Разработка системы анализа показателей эффективности работы по подразделениям и по направлениям:
а) Финансовые (экономическая эффективность, финансовая устойчивость, платежеспособность, уровень безубыточности, др.)
б) Работы с клиентами (качество продукта и удовлетворенность покупателя, доля рынка, динамика объемов реализации, цен, текучесть клиентской базы и пр.).
в) Уровня технологии и отражения производственного процесса.
г) Состояния внешней среды ведения бизнеса.
д) Качества персонала.
е) Динамики и тенденции изменения показателей.
ж) Отклонения от плановых показателей и анализ причин отклонений.
5. Организация работы финансово-экономической и контрольно-аналитической служб. Создание контрольно-аналитического подразделения обеспечивающего решение вопросов развития, текущего контроля и предоставления руководству наиболее объективной информации.
6. Автоматизация процессов управления.
а) Планирование доходов и расходов, движения денежных средств.
б) Планирование предстоящих налоговых платежей.
в) Оперативное формирование сводок о текущем состоянии показателей деятельности предприятия.
г) Анализ финансовых показателей за период и план/фактных отклонений.
д) Внутренний документооборот и отчетность.
е) Комплексные и модульные автоматизированные системы управления предприятием, разработанные на платформе «1С:Предприятие 7.7» и полностью интегрированные с системой бухгалтерского учета.

7 Цели, задачи контроллинга в областях: учета, планирования, контроля и регулирования, информационно-аналитического обеспечения.

Целью контроллинга есть диагностирование фактического, технико-экономического и финансового состояния, сравнение его с прогнозируемым, выявление тенденций и закономерностей развития экономики предприятия соответственно главной цели, предупреждение отрицательного влияния внутренних и внешних факторов на финансовый результат и положение на рынке.

Состояние контролируемых объектов определяется количественными, качественными, структурными, временными и пространственными характеристиками.

Ключевым понятием в определении цели контроллинга являются тенденции и закономерности экономики предприятия, его технико-экономического и финансового состояния. Под экономикой предприятия имеются в виду его активы, капитал и обязательства, а также потенциал с целью получения максимально возможного результата.

Как было сказано выше, контроллинг – это система управления достижением целей и неотъемлемая часть управления предприятием. Современный менеджмент разделяет цели предприятия на две группы: оперативные (краткосрочные) и стратегические (долгосрочные, перспективные). Контроллинг позволяет осуществлять постоянный контроль за достижениями как стратегических так и оперативных целей. Контроллинг как система включает в себя два аспекта: стратегический и оперативный.

Цель стратегического контроллинга – обеспечение выживаемости предприятия и «отслеживание» движения предприятия к намеченной стратегической цели развития Стратегический контроллинг несет ответственность за обоснованность стратегических планов. Прежде чем осуществлять контроль за достижением какой-либо цели необходимо установить насколько обоснованно она выбрана и насколько реально ее достижение.

Цель оперативного контроллинга – создание системы управления достижением текущих целей предприятия, а также принятие своевременных решений по оптимизации соотношения затраты – прибыль. В отличие от стратегического, оперативный контроллинг ориентирован на достижение краткосрочных целей. Основные подконтрольные показатели: рентабельность капитала, производительность, степень ликвидности.

К предмету контроллинга принадлежат такие элементы:

• формирование системы показателей стратегического планирования (определение программы развития предприятия, составление бюджетов);
• разработка системы информационного обеспечения стратегического менеджмента;
• сбор данных из центров отслеживания с помощью отчетов;
• выявление отклонений и факторов отрицательного влияния на развитие предприятия;
• составление отчетов для менеджмента;
• разработка предложений относительно ликвидации «узких» мест.

Осложнения окружающей среды, в которой функционирует предприятие, требует осложнение системы контроля за его деятельностью, то есть адаптации к новым условиям.

Критерием способности предприятия адаптироваться к сменной среде есть получение результата финансовой деятельности, а потому ориентация на прибыль показывает, что предприятие демонстрирует свою волю выстоять, одолевая изменения, часто нежелательные, в окружающей среде. Поэтому предприятия должны перейти от пассивной регистрации хозяйственной деятельности (финансовый учет) к системам, которые разрешают обеспечить данные для анализа и оценки своей позиции в измененном окружении (контроллинг).

Контроллинг, как отдельная, наука имеет свои исследовательские приемы:

• общеметодологические – относятся методы характерные любой науке: наблюдение, сравнение, история развития, анализ, синтез, систематизация, выявление закономерностей, прогнозирование и др;
• общенаучные – относятся исследовательские приемы отдельных систем: планирования, учета, анализа, управления, статистики, кибернетики, информатики;
• специфические – контроллинг предусматривает использование моделирование процессов и явлений и на этой основе определяет конкретные задачи системы.

Объектами контроллинга являются факторы производства, показатели эффективности их использования и организации, потенциал предприятия (численность, основные средства, объемы производства и сбыта и др.), а также показатели финансового состояния в сравнении с прогнозируемыми.

Для контроллинга используется разнообразная информация финансового и управленческого учета, на основании которой определяется эффективность использования ресурсов, ход протекания хозяйственных процессов, формирование прибыли, показатели финансового состояния. Отбор показателей определяется менеджерами на основе специальных исследований.

8. Функции контроллинга в областях: учета, планирования, контроля и регулирования, информационно-аналитического обеспечения.

Переход от плановой модели хозяйствования сопровождается возрастанием информационных ресурсов как по объему, так и по смыслу информации (новые явления, процессы, события). Более сложными становятся коммуникационные связи, процедуры принятия решений, которые требуют дополнительной информации, отсутствующей в традиционной системе финансового учета. Управление информационным процессом ставит перед менеджерами все большие требования относительно понимания роли информации и знаний руководителя в области создания информационных систем. Функции управления постоянно усложняются. Так, обычное планирование трансформируется в проблемно-ориентированное планирование, сбыт продукции – в маркетинговую деятельность, финансовый и управленческий учет дополняется интегрированной системой контроллинга. Единая система бухгалтерского учета дифференцируется на подсистемы финансового, управленческого учета и контроллинга.

Учет теряет свою независимость и приобретает функцию сервисного обеспечения менеджмента в информации, необходимой для принятия решений. Контроллинг выполняет функции создания, обработки, анализа и передачи системной управленческой информации.

Функции контроллинга:

• Установление целей – определение качественных и количественных целей предприятия и выбор критериев, по которым можно оценить степень достижения поставленных целей.
• Планирование– превращение целей предприятия в прогнозы и планы. Первый шаг планирования – анализ сильных и слабых сторон предприятия, возможностей и опасностей (SWOT-анализ). На основе этого разрабатывают стратегию предприятия, а затем – план. План – это количественное выражение целей предприятия и разработка путей их достижения. Для процесса планирования создается нормативно-справочная база, определяются объем и структура необходимой информации, разрабатываются методики составления планов по времени и содержанию;
• Оперативный управленческий учет – отражение всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия в ходе выполнения плана. Специфика управленческого учета состоит в ориентации на информационные потребности руководителей предприятия и подразделений, на поддержку принятия управленческих решений. Для этого определяются потребности системы в информации, разрабатывается система показателей контроллинга и отчетные формы для сбора и обработки данных;
• Система информационных потоков. Процесс управления рассматривают как процесс преобразования информации: управленческое воздействие – это информация особого рода. Управлять, не владея информацией, сегодня невозможно. Контроллинг является поставщиком информации, необходимой для функционирования системы управления на предприятии. Информация – это совокупность сведений, уменьшающих степень неопределенности. Информация должна быть достоверной, полной, релевантной, понятной, полезной, своевременной, регулярной.
• Мониторинг – отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы предприятия за наиболее короткие промежутки времени (день, неделя, месяц); сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми.
• Анализ планов результатов и отклонений направлен на оценку результатов прошлой деятельности, определение происходящего на предприятии в настоящее время, анализ возможностей предприятия добиться поставленных целей в будущем.
• Контрользанимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности предприятия.
• На основании анализа вырабатывают рекомендации для принятия управленческих решений. С учетом сложившейся ситуации, а также будущих возможностей и опасностей контроллинг определяет, какие альтернативы действий есть у предприятия в настоящее время, и оценивает эти альтернативы с точки зрения достижения целей предприятия.

Степень проявления и эффективность использования функций контроллинга зависит от таких факторов: масштаб организации, финансовое состояние, понимание руководством важности функций контроллинга, уровень диверсификации производства, виды деятельности, квалификация управленческого персонала, других факторов.

Интегральной функцией контроллинга есть координация усилий каждого подразделения предприятия и отдела управленческой системы на достижение целей, которые ставит перед собою предприятие в производственной, финансовой и управленческой деятельности.

Необходимость создания системы контроллинга обусловлена нестабильностью внешней среды и требует:

• усиления внимания к прогнозированию будущего состояния объектов;
• ускорения реакции субъектов управления на изменения в деятельности предприятия;
• разработки и постоянного корректирования стратегических прогнозов и планов.

В области планирования задачи контроллинга формируются таким образом:

• создание нормативной базы для прогнозирования развития фирмы;
• содействие разработчикам стратегических планов в определении целей и направлений развития;
• координация работ по планированию и составлению бюджетов;
• участие в определении количественных и качественных параметров работы фирмы;
• согласование промежуточных целей и планов и складывания общих стратегических планов.

В области учета задача контроллинга требуют:

• создание современной системы информационного обеспечения и отчетности;
• определение специфических потребностей менеджеров в необходимой информации и отчетности;
• периодического представления информации относительно отклонений фактических показателей от плановых;
• представление руководству отчетов с объяснением факторов, которые вызвали отклонения;
• анализ отклонений и обсуждение с заинтересованными лицами.

В области информационно-аналитического контроллинга необходимо:

• разработать архитектуру информационной структуры;
• отобрать показатели, носители информации, каналы их передачи;
• определить контрольные точки хозяйственной и финансовой деятельности;
• составить схему сбора и систематизации данных;
• разработать инструментарий для планирования, учета, контроля, анализа и принятия решений;
• консультировать менеджеров по вопросам функционирования системы контроллинга.

Работа работников службы контроллинга должна направляться на такие области контроля: стратегические цели; критические условия внешней и внутренней среды, которые лежат в основе стратегических планов; узкие и слабые места, которые выявлены в процессе планирования и анализа работы предприятия.

При определении системы подконтрольных показателей необходимо обеспечить такие требования: объем показателей должен быть адекватным сложности объекта управления; показатели планируются в целом по предприятию и по структурным подразделениям; показатели не изменяются на протяжении планового периода (дает возможность сравнения и выявление отклонений); сравнимость показателей с показателями других предприятий.

Нужно заметить, что контроллинг не берет непосредственного участия в процессе управления, а выполняет сервисную функцию в нем (собирает, обрабатывает, анализирует и комментирует явления), обеспечивая информацию для менеджеров. Итак, контроллинг находится в таком же положении, как финансовый или управленческий учет, которые являются подсистемами общей информационной системы, которые обслуживают систему менеджмента. Принципиальным отличием контроллинга есть направленность на будущее (стратегическое планирование), без чего невозможно продолжительное существование предприятия в рыночной среде.

Контроллинг - ориентирован на поддержку процесса принятия решений. Цели - вытекают из целей компании (достижение уровня рентабельности, производительности и т.д.).

Функции определяются поставленными перед компанией целями:

1) Учет:

- создание системы сбора и обработки информации;

- унификация методов и критериев оценки деятельности компании;

- ведение системы внутреннего учета.

2) Планирование:

- информационная поддержка при разработке базовых планов;

- формирование и совершенствование всей системы планирования;

- установление потребности в информации;

- координация отдельных планов и процесса обмена информацией;

3) Информационно-аналитическое обеспечение:

- разработка системы информирования;

- стандартизация информационных носителей;

- предоставление цифр материалов для процесса планирования.

4) Контроль и регулирование:

- определение контрольных величин;

- сравнение плановых и фактических величин;

- определение допустимых отклонений, их анализ.

Специальные функции:

1) сбор и анализ информации о внешней среде;

2) проведение калькуляции для особых заказов;

3) расчет эффективности инвестиционных проектов.