ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ

ОГЛАВЛЕНИЕ

ФУНКЦИИ БЕЗДОКУМЕНТНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ.. 3

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ.. 5

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ. 7

ПРИЕМЫ, ПОВЫШАЮЩИЕ АКТИВНОСТЬ ОБЩЕНИЯ.. 8

ПЕРЕГОВОРЫ ПО ТЕЛЕФОНУ.. 8

Форма блокнота телефонных переговоров. 11

Телефонный этикет. 11

ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ.. 13

ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ.. 15

Журнал учета посетителей. 17

Прием граждан по личным вопросам. 17

Прием делегации. 18

Прием сотрудников в своей организации по текущим вопросам. 18

Прием сотрудников своей организации по личным вопросам. 19

ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК.. 19

СЕКРЕТАРЬ - РУКОВОДИТЕЛЬ. 19

МЕСТО СЕКРЕТАРЯ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ.. 21

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 23

ФУНКЦИИ БЕЗДОКУМЕНТНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.

Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит не только работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приема посетителей, подготовкезаседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарем выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.

Одним из важных моментов в деятельности секретаря являютсявзаимоотношения руководитель - секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу,
требуется испытание временем совместной работы.

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ

В практике делового общения широкое распространение получили презентации.

Презентация – общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного.

Существуют различные виды презентаций:

Ø внешнюю;

Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по теме).

Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие.

Нисходящие – руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненными.

Восходящие – наоборот.

Как внешние так и внутренние презентации могут быть продвигающими
(их цель – рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кандидата, политическую платформу и т.п.)
и информационными (основной упор делается на сообщение и передачу
информации).

С точки зрения размера аудитории, т.е. количества слушателей, к которым обращается презентатор, выделяют три типа презентаций:

Ø приватные;

Публичные презентации бывают массовыми (от 50 чел. до 200 и более)
и групповыми (от 15 до 50 чел.).

Публичная презентация представляет собой, как правило, хорошо спланированное и подготовленное мероприятие.

Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием,
в котором четко определены роли всех участников, содержание и порядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.).

Специальное время отводится ответам на вопросы.

Главная цель деловой презентации – убедить присутствующих действовать
в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект, поддержать новую идею, купить продукт или услугу, принять бюджет, внедрить новые методы, проголосовать за кандидата и т.д.

Предварительная подготовка презентации включает в себя:

Ø определение цели презентации;

Ø создание рабочей группы для подготовки и проведения презентации;

Ø определение времени проведения;

Ø выбор и подготовка места проведения;

Ø составление списка приглашенных;

Ø заблаговременная рассылка приглашений;

Ø составление схемы или порядка проведения презентации;

Ø выбор вида приема;

Ø составление меню;

Ø подготовка речей и справочно-информационного материала;

Ø подготовка рекламных подарков или сувениров.

Публичная презентация длится 1,5-2 часа примерно с 15-16 часов (после не коктейль или фуршет).

На груди всех организаторов должны быть именные карточки

Открывает презентацию один из руководителей организации.

Обязательно музыкальное сопровождение, показ фильмов.

По окончании презентации гостям вручают рекламные издания, памятные
сувениры.