Журнал учета посетителей

Прием граждан по личным вопросам

Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего, устанавливается место и время приема. Должны быть выделены время и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобней всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении , имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.

Приемная должна быть оборудована, предусмотрены стулья, сто, за которым обращение может быть оформлено в письменном виде. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется хорошо использовать «немую справку», с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан.

При личном приеме руководителю помогает секретарь, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего приема и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках.

Печатать программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены
в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения руководителя из командировки, секретарь:

Ø информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий
и о вопросах, возникших в его отсутствие;

Ø по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки
(перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения);

Ø оформляет отчетные документы. В Сакском городском исполнительном комитете эти функции возлагаются на специалиста I категории общего отдела.

Прием делегации

Руководитель совместно с секретарем готовит программу приема. Для приема делегации секретарю необходимо заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет ее сопровождать. При прибытии иностранной делегации секретарю следует обеспечить наличие переводчика и сувениров для ее членов. Смета по приему делегации согласовывается с руководителем и бухгалтерией.

В случаи необходимости по просьбе руководителя должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила. Посада (кофейные чашечки с блюдечками, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой. Приготовить кофе или чай следует в приемной, затем разлить по чашкам
и внести в кабинет руководителя на подносе. Не следует забывать о салфетках.

Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно, если же секретарь расставляет чашки сам, то начинать следует с женщин, причем старшей по возрасту. Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их приход, в таком случаи чай или кофе вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе или чаю можно поставить на стол пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая можно (или вместо них), можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы (на один больше числа посетителей), ключ для открывания бутылок и т.п.

Прием сотрудников в своей организации
по текущим вопросам

Секретарь должен очень хорошо знать структуру организации, иметь представление о ее деятельности, знать распределение, знать распределение обязанностей между руководителями работниками.

Организуя прием работников своего учреждения, секретарь должен проинформировать всех сотрудников о часах, предназначенных для приема руководителем по текущим делам. Он должен знать так же круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их безпрепядственно. Пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именами и отчествами) список (справочник) всех работников организации. Прежде чем войти в кабинет начальника, сотрудник должен спросить разрешения у секретаря. Входить в кабинет начальника без разрешения нельзя.

Прием сотрудников своей организации
по личным вопросам

В таких ситуациях необходимо проявлять больше внимания и тактичности. Обычно приемы по личным вопросам относят на конец недели. В этот день руководителей отделов, которые могут понадобиться шефу во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости помогать ему.