Анализ процесс аттестации персонала ООО «Лорейн»

Основным внутренним юридическим документом, регламентирующим порядок организации и проведения аттестации в ООО «Лорейн» является положение об аттестации ООО «Лорейн» (приложение 1). Согласно этому документу, аттестация в ООО «Лорейн» проводится два раза в год в феврале и октябре. Точная дата проведения указывается в приказе генерального директора о проведении аттестации.

В положении об аттестации ООО «Лорейн» целью проведения аттестации зафиксировано выявление соответствия сотрудников занимаемой должности. В соответствии с этой целью, результатом проведения аттестации является список сотрудников, отвечающих требованиям занимаемой должности и не отвечающих требованиям занимаемой должности.

Используя классификацию целей аттестации, приведенную в теоретической части, относим данную цель аттестации к административным целям. Решения, выносимые по данному виду, являются юридическим обоснованием для кадровых и административных решений.

Данная цель плохо отвечает тем условиям, в которых существует ООО «Лорейн». Подлежащие аттестации менеджеры по продажам не могу быть понижены в должности, так как они являются наиболее низшим звеном в своих отделах.

В соответствии с целью аттестации начальники отделов могут быть понижены до менеджеров по продажам. Отметим, за все время существования организации, начальники отделов ни разу не менялись, следовательно, их никогда не понижали в должности. Учитывая теоретическую возможность понижения начальников отделов в должности, существующая цель аттестации не предполагает формирования кадрового резерва из сотрудников ООО «Лорейн».

 

Процесс аттестации ООО «Лорейн» состоит из 3-х этапов (рисунок 6.)

Рисунок 6. Этапы процесса аттестации персонала ООО «Лорейн».

Подробно проанализируем каждый из этапов процесса аттестации.

Подготовительный этап процесса аттестации персонала.На входе подготовительного этапа находится приказ генерального директора об аттестации. В соответствии с этим приказом на период проведения аттестации, создается 2-е аттестационные комиссии:

¾ Аттестационная комиссия для аттестации менеджеров по продажам;

¾ Аттестационная комиссия для аттестации начальников отделов.

В состав аттестационной комиссия менеджеров по продажам входят:

¾ председатель аттестационной комиссии – генеральный директор;

¾ секретарь аттестационной комиссии – заместитель директора по персоналу;

¾ члены аттестационной комиссии – начальники агентского и операторского отдела.

В состав аттестационной комиссий начальников отделов входят:

¾ председатель аттестационной комиссии – генеральный директор;

¾ секретарь аттестационной комиссии – заместитель директора по персоналу;

¾ члены аттестационной комиссии – заместитель по связями и заместитель по общим вопросам.

Заместитель по персоналу, получив приказ генерального директора об аттестации, совершает следующие действия:

¾ составляет график проведения аттестации,

¾ разрабатывает лист проверки профессиональных знаний менеджеров по продажам.

В графике проведения аттестации содержится следующая информация:

¾ Ф.И.О.

¾ Должность аттестуемого сотрудника;

¾ Наименование отдела;

¾ Дата и место проведения аттестации.

Должности, подлежащих аттестации, определены в положении об аттестации персонала ООО «Лорейн». Согласно этому документу аттестации подлежат:

¾ Начальник агентского отдела;

¾ Начальник операторского отдела;

¾ Менеджеры по продажам агентского отдела;

¾ Менеджеры по продажам операторского отдела.

Составленный график передается генеральному директору для утверждения. Затем утвержденный график доводится до лиц, подлежащих аттестации.

Лист проверки профессиональных знаний разрабатывается отдельно для менеджеров по продажам агентского отдела и менеджеров по продажам операторского отдела. Эти листы представляют собой тест на знание продаваемых туристических продуктов.

Проект листа проверки профессиональных знаний поступает начальнику соответствующего отдела, для согласования и внесения изменений в проект.

Завершением подготовительного этапа служит подготовка заместителем по персоналу необходимого количества:

¾ Листов проверки профессиональных знаний менеджеров по продажам операторского отдела;

¾ Листов проверки профессиональных знаний менеджеров по продажам агентского отдела;

¾ Листов оценки деятельности менеджеров по продажам непосредственным начальником отдела;

¾ Листов оценки деятельности начальника отдела подчиненными сотрудниками;

¾ Листа оценки деятельности начальника отдела генеральным директором, заместителя по связям и заместителя по общим вопросам.

Схема подготовительного этапа аттестации персонала ООО «Лорейн» представлена на рисунке 7.

 

Рисунок 7. Подготовительный этап процесса аттестации
ООО «Лорейн».

Таким образом, аттестации подлежат должности работников, имеющие непосредственный контакт с клиентами:

¾ Менеджеры по продажам операторского отдела;

¾ Менеджеры по продажам агентского отдела;

¾ Начальник операторского отдела;

¾ Начальник агентского отдела.

Выбор этих сотрудников оправдан, так как от умения вскрыть и удовлетворить потребности клиента, от навыков общения, действий в условиях форс-мажорных и кризисных ситуациях, досконального знания продаваемых продуктов зависит общее впечатление клиента об организации, а как следствие объем продаж и общая прибыльность организации.

Аттестации не полежит начальник отдела продажи авиабилетов, то есть, выбран не весь должностной уровень начальников отделов. Следовательно, нарушен принцип выбора группы, подлежащей аттестации. По этому принципу исключения из должностного уровня делаются только в случае проведения аттестации в административных целях для сотрудников, которые не подпадают под аттестацию в соответствии с Трудовым кодексом.

Разработкой листа проверки профессиональных знаний менеджера по продажам занимается заместитель по персоналу, при участии непосредственного руководителя аттестуемых менеджеров по продажам. Согласование и внесение замечаний непосредственного руководителя аттестуемого работника увеличивает степень проработанности листа проверки профессиональных знаний менеджера по продажам, так как непосредственный руководитель (начальник отдела) имеет полное представление о работе, которую должен выполнять его подчиненный (менеджер по продажам), о том какие знания ему (менеджеру по продажам) при этом необходимы.

Функцию информирования работников о проведении аттестации выполняет график аттестации, утвержденный генеральным директором. Через него работнику узнают, когда будет проводиться аттестации, и кто подлежит аттестации. Таким образом, в распоряжении аттестуемые появляется промежуток времени для самоподготовки и приведения своих знаний к требуемым.

Этап проведения процесса аттестации персонала ООО «Лорейн» состоит из двух не связанных между собой подэтапов:

¾ Проведение аттестации начальников отделов;

¾ Проведение аттестации менеджеров по продажам.

В соответствии с графиком проведения (приложение 2) аттестации сначала аттестация проводится для начальников отделов, затем для менеджеров по продажам.

Проведение аттестации начальников операторского и агентского отделов. Каждым менеджерами по продажам заполняет лист оценки деятельности на своего непосредственного начальника отдела. Генеральный директор, заместитель по связям, заместитель по общим вопросам также заполняют лист оценки деятельности начальника отдела. Заполненные листы оценки, вместе с ежемесячным отчетом начальника отдела о работе отдела формируют пакет документов на аттестуемого начальника отдела, и передаются аттестационной комиссии на рассмотрение.

Аттестационная комиссия в течение 2 дней изучает представленные им документы. Затем происходит заседание аттестационной комиссии, на которое по очереди приглашают аттестуемых начальников отделов.

На заседании аттестационной комиссии проводится собеседование с аттестуемыми начальниками отделов. Собеседование проходит в свободной форме. Члены аттестационной комиссии задают вопросы, касающиеся рабочей деятельности аттестуемого в ООО «Лорейн», обсуждают его показатели продуктивности.

По окончании собеседования, проводится открытое голосование. Члены аттестационной комиссии на основании полученных данных и проведенного собеседования дают одну из оценок деятельности работника:

¾ Соответствует занимаемой должности;

¾ Не соответствует занимаемой должности.

Результат голосование определяется простым большинством голосов. В случае равенства голосов, работник признается соответствующим занимаемой должности.

Результаты голосования заносятся в аттестационный лист, составленный в одном экземпляре, заверяются подписями всех членов аттестационной комиссии. В протоколе заседания аттестационной комиссии фиксируется принятое решение по каждому из аттестуемых сотрудников.

Заверенный аттестационный лист вместе с протоколом аттестационной комиссии хранится у заместителя по персоналу в течение срока, определенного номенклатурой дел ООО «Лорейн».

О результатах голосования аттестуемый работник узнает сразу после заседания аттестационной комиссии. Подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с выставленной оценкой, служит его подпись в аттестационном листе и протоколе заседания аттестационной комиссии.

Схема этапа проведения аттестации начальников операторского и агентского отделов ООО «Лорейн» представлена на рисунке 8.

Проведение аттестации менеджеров по продажам операторского и агентского отделов. Каждый менеджер по продажам индивидуально заполняет лист проверки профессиональных знаний менеджера по продажам. Начальник отдела на каждого подчиненного менеджера по продажам заполняет лист оценки деятельности менеджера по продажам. Заполненные листы проверки профессиональных знаний и оценки деятельности вместе с ежемесячными отчетами менеджеров по продажам формируют пакет документов на аттестуемого менеджера по продажам и направляются на рассмотрение в аттестационную комиссию.

 

Рисунок 8. Этап проведения аттестации начальников операторского и агентского отделов процесса аттестации ООО «Лорейн».

После получения аттестационной комиссией пакета документов аттестуемого этап проведение аттестации менеджеров по продажам повторяет этап проведения аттестации начальников отделов:

¾ Изучение документов аттестационной комиссией;

¾ Заседания аттестационной комиссии;

¾ Собеседование с оцениваемым менеджером по продажам;

¾ Открытое голосование членов аттестационной комиссии;

¾ Занесение результатов голосования аттестационный лист и протокол заседания аттестационной комиссии

¾ Доведение результатов аттестации до менеджеров по продажам.

Схема этапа проведения аттестации начальников операторского и агентского отделов ООО «Лорейн» представлена на рисунке 9.

Рисунок 9. Этап проведения аттестации менеджеров по продажам операторского и агентского отделов процесса аттестации
ООО «Лорейн».

Таким образом, при аттестации, как начальников отделов, так и менеджеров по продажам имеет место оценка работника непосредственным руководителем (начальник отдела заполняет лист оценки деятельности менеджера по продажам; генеральный директор заполняют лист оценки деятельности начальника отдела). Преимуществами выставленной оценки в этом случае является:

¾ Непосредственный руководитель имеет наиболее точное представление о работе и работнике, поэтому выставляемая им оценка основывается на сопоставлении аттестуемого с «идеальным сотрудником»;

¾ Получение обратной связи – работник получает письменную оценку своей деятельности за период, поэтому может сопоставить самооценку своей деятельности и оценку этой деятельности руководителем.

Недостаток: приоритет в выставлении оценки получает деятельность по достижению целей отдела, а не организации в целом (в случае аттестации менеджеров по продажам).

Заполнение листа оценки деятельности начальника отдела менеджерами по продажам свидетельствует об оценке начальника отдела его подчиненными. Недостатки данного способа оценки:

¾ Подчиненные знают не все аспекты работы руководителя, так как он кроме схожих с менеджерами по продажам функций по обслуживанию клиентов выполняет функции по управлению отделом;

¾ Возможность потери авторитета у руководителя, так как при оценке начальника, руководители начинают чувствовать некоторое превосходство над ним;

¾ Подчиненные выставляют завышенные оценки из-за боязни репрессия.

Применение аттестационной комиссии для вынесения результата аттестации сотрудника делает оценку, выносимую группой руководителей (членами аттестационной комиссии) более взвешенной, чем оценка, выносимая одним руководителем.

Отметим, что оценка сотрудника аттестационной комиссией имеет две крайности: соответствует занимаемой должности или не соответствует занимаемой должности. Таким образом, аттестуемый не получает промежуточных значений, отражающих степень соответствия занимаемой должности. Выставление оценки соответствует занимаемой должности, фактически подразумевает под собой несколько степеней соответствия работника требованиям занимаемой должности:

¾ Превосходит требования занимаемой должности;

¾ В целом отвечает требованиям занимаемой должности, есть незначительные недостатки;

¾ Полностью отвечает требованиям занимаемой должности.

Этап подведения итогов аттестации персонала.По завершению заседания аттестационной комиссии, генеральный директор получает аттестационный листы, с решением аттестационной комиссии о соответствии работника занимаемой должности. На основании выставленной оценки аттестационной комиссией аттестуемому сотруднику, генеральный директор в случае:

¾ Не соответствия занимаемой должности издает приказ об уменьшении окладной части заработной платы сотрудника (-15% из оклада);

¾ Соответствия занимаемой должности не издает никаких внутренних нормативно-правовых документов.

Схема этапа последствия аттестации персонала ООО «Лорейн» представлена на рисунке 10.

Рисунок 10. Этап подведение итогов аттестации персонала
ООО «Лорейн».

Мы выявили, что худшим для работника в случае не соответствия занимаемой должности является снижение его оклада на 15%, причем возможностей повышения оклада у работников нет. Таким образом, вся аттестация получает демотивирующее влияние на персонал своими результатами, наилучшим из которых для аттестуемого является соответствие занимаемой должности и как следствие отсутствие приказа о снижении оклада.

Установленная цель аттестации – соответствие занимаемой должности, предполагает такое решение, как увольнение работника. Однако, увольнение работников по результатам аттестации в ООО «Лорейн» не производится.

Подведем итоги процесса аттестации персонала ООО «Лорейн». Разрабатываемый в существующем процессе аттестации персонала график проведения аттестации служит стимулом для подготовки аттестуемых к проведению аттестации и приведению своих знаний в соответствие требованиям занимаемой должности. Правильно осуществлен выбор должности менеджер по продажам для проведения аттестации. От профессионализма данной группы сотрудников напрямую зависит количество клиентов, удовлетворивших свою потребность в туристическом продукте ООО «Лорейн», а как следствие – прибыльность самой организации. Обметим, как положительную характеристику существующего процесса аттестационное собеседование, позволяющее аттестуемым работникам получить обратную связь от непосредственного начальника (в случае аттестации менеджеров по продажам) и от руководства компании. В ходе аттестационного собеседования работник может сопоставить свою деятельность за аттестационный период с ее оценкой начальством.

В результате анализа процесса аттестации персонала ООО «Лорейн» мы выявили полное отсутствие предварительного этапа аттестации, на котором должен производиться анализ ситуации, в которой действует организация и поставлена цель аттестации. Цель аттестации в ООО «Лорейн» закреплена в положении об аттестации, которое не менялось с 2001 года. Следовательно, процесс аттестации персонала всегда направлении на одну цель – выявление соответствия занимаемой должности, что не учитывает изменения внутренней и внешней среды организации. Таким образом, постоянная цель аттестации сделала весь процесс аттестации персонала статичным, неизменны:

¾ Должности сотрудников, которые подлежат аттестации;

¾ Листы оценки деятельности аттестуемых не претерпевают изменений, так как неизменная цель аттестации не меняет критериев, по которым необходимо проводить аттестацию персонала.

В организации не проводится пропаганда аттестации, не разъясняется смысл и цель аттестации, самое главное, не объясняется та польза, которую может принести аттестация персонала ее участникам и всей организации в целом. Поэтому не формируется заинтересованность у работников в успешном проведении аттестации.

На этапе подведения итогов не проводится работа по:

¾ Определению достижения целей аттестации, которая выявила бы что решения, принятые по результатам аттестации, не полностью соответствуют установленной цели аттестации, так как не производятся ни увольнения, ни перемещения работников, не прошедших аттестацию;

¾ Составлению плана действий, так как спектр действий генерального директора по результатам аттестации ограничивается только снижением оклада в отношении не прошедших аттестацию.