Справочная система документации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Бийский технологический институт (филиал)

федерального государственного бюджетного образовательного

учреждения высшего профессионального образования

«Алтайский государственный технический университет

Им. И.И. Ползунова»

 

 

 

 

Т.И. Макрушина

 

 

Справочная система документации

Методические рекомендации по выполнению практических работ

по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция»

для студентов, обучающихся по направлению подготовки

100800.62 «Товароведение» всех форм обучения

 

 

Бийск

Издательство Алтайского государственного технического

университета им. И.И. Ползунова

 

 

УДК 651.4/.9(075.8)

 

Макрушина, Т.И. Справочная система длкументации: методические рекомендации по выполнению практических работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» / Т.И. Макрушина; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск : Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2014. – с.

 

 

В методических рекомендациях по выполнению практических работ приведены практические примеры по составлению различных документов справочной системы документации с применением ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

Разработано в соответствии с Государственными образовательными стандартами ВПО для направления подготовки 100800.62 «Товароведение», на основе рабочей программы дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция».

Рецензент: доцент, к.х.н. БТИ АлтГТУ Г.В. Багров.

 

 

УДК 651.4/.9(075.8)

 

Рассмотрены и одобрены на заседании

кафедры общей химии и экспертизы товаров.

Протокол № от 2014 г.

 

© Т.И. Макрушина, 2014 © БТИ АлтГТУ, 2014…..

Содержание

Введение 1 Теоретическая часть
1.1 Классификация справочных документов
1.2 Докладная записка
1.3 Служебная записка
1.4 Объяснительная записка
1.5 Предложение. Представление. Заявление
1.6 Протокол
1.7 Акт
1.8 Справка. Перечень. Список. Заключение. Отзыв
1.9 Переписка
2 Практическая часть
2.1 Примерный перечень вопросов для допуска к работе
2.2 Содержание заданий
2.3 Примерный перечень вопросов на защиту работу
3. Техника безопасности
3.1 Требования техники безопасности в компьютерном классе
3.2 Требования к пользователям ПЭВМ
Литература

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Цель дисциплины − формирование теоретических знаний и приобретение практических навыков и умений в оформлении управленческих документов и в области нормативно-документального товародвижения.

В ходе изучения дисциплины будут освоены следующие компетенции:

ОК-1 − владением культурой мышления, способностью к восприятию информации, обобщению, анализу, постановке цели и выбору путей её достижения;

ОК-2 − умением логически верно, аргументированно и ясно строить устную и письменную речь;

ОК-4 − готовностью к кооперации с коллегами, работе в коллективе, способностью к осуществлению функ-ций руководителя подразделения предприятия;

ОК-5 − способностью понимать сущность и значение информации в развитии современного информационного общества;

ОК-6 − владением основными методами, способами и средствами получения, хранения, переработки информации, навыками работы с компьютером как средством управления информацией;

ПК-1 − осознанием социальной значимости своей будущей профессии, стремлением к саморазвитию и повышению квалификации;

ПК-3 − умением использовать нормативные и правовые документы в своей профессиональной деятельности;

ПК-4 − способностью использовать основные положения и методы социальных, гуманитарных и экономических наук при решении профессиональных задач;

ПК-20 − умением работать с товарно-сопроводительными документами, оформлять первичную документацию по учету торговых операций, проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей.

 

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Справочная система документации

Справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы (рисунок 1).

Рисунок – Справочная документация

Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

• во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

• в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер (не обязательно);

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер;

- место издания;

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

 

 

Формуляр-образец внешней докладной записки

 

Наименование министерства Наименование должности адресата сили ведомства включением наименования организации в дательном падеже НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И. О.Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 № 00-00 Место издания Заголовок к тексту, выраженный отглагольным существительным в предложном падеже, начинается предлога «О…» Машинописный текст докладной записки печатают через 1,5 интервала. Не следует текст начинать словами: "Довожу до Вашего сведения..." Текст состоит из двух частей. Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок. Оформляют приложение, если оно есть, после текста. Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз. 2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз. Наименование должности лица, подписавшего документ И.О.Фамилия В дело 00-00 Подпись И.О.ФамилияДата

Служебная записка

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.