Тема 14. Обработка информации

 

Не менее, а может быть и более важным, является этап подготовки для направления в МИД уже обработанной, осмысленной информации. Автором ее является уже сам дип. работник, либо группа сотрудников дип. представительства. Эта информация отливается в установленные, проверенные временем докладные формы. Самой простейшей из них является «Обзор печати»иногда называемый «Обзором текущих событий», «Хроникой событий» и т.д. Подготовку таких документов, как правило, поручают начинающим дип. работникам. Их задача: грамотно обработать получаемую дип. представительством прессу, выбрать самые значимые по важности сообщения, составить краткие аннотации по ним. По отношению работника к составлению этого документа можно легко определить, насколько точно и правильно работник отбирает и фильтрует поток информационных сообщений, насколько развито у него чувство актуальности и аналитическое мышление.

«Обзор печати», являющийся по существу летописью происходящих событий, оказывается весьма полезными для всех, кто обращается в МИД России за информационной поддержкой в связи с поездками различного рода делегаций или отдельных лиц за границу. Обзоры печати подчас заполняют информационный вакуум по тем малым странам, где не существует российских дипломатических или консульских учреждений.

При работе над «Обзором печати» сотрудник не дает своей оценки описываемым событиям, он ограничивается точным изложением их в интерпретации того или иного органа прессы. Краткость формулировок и емкость текста считаются главным достоинством «Обзора печати».

Не менее важной формой обработки полученных сведений является «Информация».Это короткий, лаконичный документ объемом не более 2—3 страниц, содержащий конкретную фактологи­ческую информацию по какому-либо частному вопросу. Темой для одной отдельной «Информации» может быть съезд влиятельной политической партии, изложение какого-либо важного закона, су­щественно меняющего политическую, экономическую или социальную обстановку в стране, какое-либо происшествие, получившее международное звучание, и т.д. В «Информации» обычно не содержится элементов глубокого анализа и долгосрочного прогноза. Она предназначена для оперативного использования в отделах, управлениях и департаментах Министерства иностранных дел. По­стоянно накапливаясь, такие «информации» создают хорошее досье по страноведческой проблематике.

Более крупным по объему (3—5 стр.) и содержанию документом является «Справка».В ней освещается широкоформатная тема, например, внешняя торговля страны пребывания за год, или пол­года, вопросы состояния отношений страны пребывания с третьи­ми странами, участие страны пребывания в работе международных организаций и т.п. В любом случае речь идет не об отдельном частном вопросе или событии, а о проблеме более широкого плана и ее развитии на протяжении длительного отрезка времени. В большинстве случаев справки пишутся на такие темы, которые на­прямую не затрагивают интересы России и не касаются двусторонних отношений. Они также служат для накопления страноведческого материала, банков данных для соответствующей анали­тической работы в будущем в диппредставительстве или в подразделениях Министерства иностранных дел.

В табели о рангах более высокое место, чем справка, хотя по своим размерам может и не превышать ее, занимает «Информационное письмо».Для информационного письма характерным являет­ся то, что оно касается крупных внутриполитических или внешнеполитических проблем страны пребывания. Если в стране прошли, например, парламентские выборы, или тем более выборы главы государства, то для освещения их хода и результатов вполне подойдет форма информационного письма. Рождение новой политической партии или движения, равно как и поражения и распад старых традиционных политических институтов — хороший повод для очередного «информационного письма» в Центр.

В этом документе вполне уместны не только краткий анализ освещаемой проблемы, но и прогнозные оценки. Информационные письма попадают в поле зрения руководителей управлений и департаментов, могут быть доложены руководству министерства. К ним может быть проявлен интерес со стороны структур исполнительной власти и законодателей особенно, если со страной пребывания налажено стабильное сотрудничество по их линии.

Важнейшей разновидностью информационного письма является «Политическое письмо».В течение года у посольства может возникнуть необходимость проинформировать Министерство ино­странных дел, Правительство РФ или Президента страны о какой-либо назревшей или внезапно возникшей крупной проблеме, которая непосредственно затрагивает интересы России, двусторонние отношения со страной пребывания. Автором политического письма чаще всего является глава дипломатического представительства, хотя он может поручить написать его текст одному из старших дипломатов или даже группе дипломатов.

В политическом письме не только излагается суть происшедших или происходящих событий, анализируются их причины, высказываются соображения относительно вероятного развития их в будущем, но и формулируются рекомендации, какие шаги надлежит предпринять российским властям для защиты интересов наших граждан, организаций или государства в целом. Например, если власти страны пребывания неоднократно допускают недружественные акты (захват, например, российских судов под надуманными предлогами, аресты имущества, принадлежащего российским гражданам или организациям, препятствия для консульского и дипломатического персонала), то возникает вопрос о соответствующей реакции, уровень и формат которой может стать темой «политического письма».

И наоборот, если общий фон двусторонних отношений характеризуется благожелательностью, диппредставительство в политическом письме может выдвинуть предложение об обмене визитами на уровне министров, руководителей правительства или глав государств, равно как и о проведении других акций, способствующих закреплению позитивной тенденции.

«Годовой отчет посольства» (представительства) — главный информационный документ.

Объем годового отчета может варьироваться в зависимости от мирового статуса страны пребывания и интенсивности отношений с ней РФ от 20 до 40 страниц.

Составляется он один раз в году (как правило, в январе, по ито­гам предыдущего года) и направляется за подписью руководителя диппредставительства в адрес руководства МИД. В составлении годового отчета принимает участие практически весь дипломатический состав, так как документ отражает полный спектр событий, имевших место в стране пребывания и в отношениях с ней РФ. В отчете как правило дается оценка внутриполитического положения, тенденций ее развития, краткая характеристика политических сил и их лидеров. Содержится тезис степени прочности и устойчивости существующей власти, правительства. Важным компонентом является раздел о социально-экономическом положении в стране пребывания с выявлением тенденций развития и прогнозом на обозримое время. Значительное место занимает раздел о внешней политике, составной частью которого являются двусторонние отношения между Россией и страной пребывания.

Правдиво составленный отчет является базовым документом, позволяющим ставить вопрос о внесении тех или иных корректив во внешнеполитическую линию России в отношении данной страны.

В практике дипломатической работы возникает необходимость вести записи бесед.Сотрудник дип. представительства часто может оказаться в положении переводчика на беседе высокопоставлен­ных лиц и на него ложится обязанность составить запись беседы. Достаточно часто возникают ситуации, при которых сотрудник посольства или центрального аппарата МИД должен сам записать свою беседу с иностранцем, ибо она происходила с глазу на глаз. Иногда, когда переговоры ведутся между делегациями, дипломатический работник может получить задачу ведения записи — как его основной обязанности.

Главным требованием к записи деловой беседы является уме­ние точно изложить основное содержание разговора, выделить квинтэссенцию разговора, сформулировать позиции собеседников, их аргументацию, логику рассуждений. Можно усилить запись, если соответствующим сюжетом удастся показать эмоциональное состояние партнера, его реакцию на ваши замечания. Особое внимание в записи беседы следует уделить точке зрения и высказываниям собеседника.

В практике встречаются две типовые ошибкипри записи бесед:

— первая, когда чересчур подробно записываются несущественные моменты (приветствия, комплименты и т.д.);

— вторая, когда слишком много внимания уделяется изложению своей собственной позиции.

 

Опыт показывает, что в такого рода документе достаточно указать: «В записи изложил точку зрения в соответствии с имеющимися указаниями или директивами».

В то же время в конце записи необходимо точно указать, по каким позициям достигнута договоренность, а по каким нет, какие обязательства взяли на себя стороны на будущее. По ходу беседы можно делать короткие пометки, особенно касающиеся цифр, имен, дат, составляющих иной раз несущую конструкцию беседы.

Запись беседы рекомендуется делать по горячим следам, пока в памяти свежи все обстоятельства и детали беседы. Стиль записи беседы должен быть деловой, спокойный, без злоупотребления прилагательными и эпитетами.Прямые закавыченные высказывания собеседника допускаются в очень ограниченном количестве и только в тех случаях, когда в них заключена основная мысль партнера.

В работе дип. представительств иногда возникают потребности в составлении политических портретов(характеристик) на видных государственных и общественных деятелей страны пребывания. Особый спрос на характеристики возникает, когда ожидается приезд высокопоставленной делегации из страны пребывания в Россию или наоборот, когда планируется визит российской делегации в страну пребывания. Работа над составлением характеристик носит перманентный характер в силу постепенной смены поколений политических деятелей, замены одной правительственной команды другой по причине проигрыша или выигрыша на выборах и т.д.

Кроме биографических сведений на интересующее лицо в политической характеристике должны присутствовать в первую очередь мировоззренческие позиции, политические взгляды и ценностные ориентации фигуранта, роль, место и влияние в политическом истэблишменте страны, сильные и уязвимые стороны его как политического или государственного деятеля, особенности характера. Если у объекта политической характеристики имеются печатные труды, они должны быть отмечены с кратким изложением их содержания.

Желательно отразить личностные особенности и склонности человека: его религиозные взгляды, семейное положение, увлече­ния (хобби) и даже вредные привычки, если таковые имеются, со­стояние здоровья, тип характера. Все это окажется полезным для правильной организации работы с этим человеком. Разумеется, все сведения должны быть абсолютно достоверными — любая ошибка в таком документе может обернуться неприятными последствиями.

Все перечисленные виды информационной продукции носят сложившийся исторический характер. Они исполняются на традиционных бумажных носителях и доставляются из зарубежных дип. представительств в МИД дип. курьерами в специальных дип. вализах.

Не менее важными для информационной работы диппредставительства являются каналы доставки информации. За последние десятилетия в связи с бурным развитием коммуникационных тех­нологий и техники обработки информации, в том числе ее шифрования, прочное место заняли шифртелеграммы. Эта форма связи привлекательна тем, что при абсолютной гарантии секретности, она обеспечивает доставку информации в кратчайшие сроки. Кроме того, ее пересылка обходится значительно дешевле, чем при курьерской связи.

К шифрпереписке допускаются только приобретшие определенный опыт дип. работники в зависимости от значимости тех полномочий, которыми они облечены, и вопросов, ко­торыми они занимаются в соответствии с распределением должностных обязанностей в загранпредставительстве. Составителем шифртелеграмм может быть любой допущенный к шифререписке дип. работник, но подписывает готовый текст либо глава дип. представительства, либо лицо официально его заменяющее. Текст телеграммы составляется от руки в соответ­ствующей рабочей тетради. В интересах безопасности и сохранения нужной конфиденциальности такого рода телеграммы пишутся в специально для этого отведенных помещениях. В них же производится ознакомление с шифртелеграммами, пришедшими из Центра.

Адресатом шифртелеграмм является руководство МИД России, по решению которого текст телеграммы может быть размножен и разослан (по утвержденным спискам) лицам, возглавляющим веду­щие правительственные структуры. В силу этого к содержанию шифртелеграмм предъявляются повышенные требования, главным из которых является важность и значимость затронутых проблем. Высокая плотность информации, краткость изложения и ясность языка должны носить истинно телеграфный характер. Тщательно выверяются цифры, имена, названия организации. Аббревиатуры должны быть расшифрованы, когда они впервые встречаются в тексте. Если тема затрагивается не в первый раз, то следует сослаться на номера телеграмм, в которых ранее говорилось об этом же.

Целесообразно в одной телеграмме затрагивать и развивать только одну информационную тему. Информация должна быть «моноблочной». Только в таком случае она может быть легко и правильно введена в автоматизированные банки данных любого ведомства с целью длительного хранения и использования. В шифртелеграммах не принято указывать точный источник информации. Делается это в интересах безопасности. Достаточно указать: «По сведениям из достоверного источника...» или, наоборот, указать: «По данным, впервые попавшим к нам и требующим дополнительной проверки...»

В ряде посольств РФ в крупных государствах установлены прямые узлы зашифрованной телефонной связи с МИД РФ. Этот канал используется для сверхэкстренного сообщения в Центр не терпящей отлагательства информации и получения соответствую­щих указаний. К сеансам такой связи следует тщательно готовить­ся: заранее обдумать все, требующие постановки вопросы, запастись информацией, на случай непредвиденных запросов со стороны Центра, четко отработать свою позицию по возникшей ситуа­ции.

Аналитическая работа в загранпредставительствах носит подчиненный характер по отношению к сбору и обработке текущей информации. Это объясняется тем, что в загранпредставительствах нет возможности накапливать и длительное время хранить большие массивы информации, являющиеся непременным условием для плодотворной аналитической работы. Коллектив дип. учреждений как правило невелик. Времени для длительной, кропотливой работы мало. Тем не менее аналитическая работа несмотря на ограниченные возможности постоянно ведется, никто кроме дип. представительства аккредитованного в данной стране не сможет выработать целостной концептуальной модели страны. В периоды, предшествующие визитам на высоком уровне, при со­ставлении годовых отчетов, при подготовке политических писем аналитическая работа переживает особые подъемы. Ее важность особенно заметна при ведении длительных международных переговоров на двусторонней или многосторонней основе. В этих условиях после каждого рабочего переговорного дня руководитель делегации вместе со своими помощниками проводит анализ промежуточных результатов переговоров.

Как правило, применяется методика «мозгового штурма», что позволяет в короткий промежуток времени получить профессионально высококачественный анализ ситуации, грамотно сформулировать позицию и оценить соответствующим образом сложившуюся в ходе переговоров ситуацию, наметить путь собственных дальнейших действий. К концу такого аналитического штурма его результаты излагаются в шифртелеграмме в Центр. В конце депеши как правило указывается: «Если к 10.00 утра следующего дня из Центра не поступит никаких указаний, мы будем действовать таким образом, о котором сообщили выше».

«Мозговые штурмы» чаще всего проводятся в периоды визитов высокопоставленных делегаций, по итогам или в ходе сессий Генеральной Ассамблеи ООН, других значительных событий.

Информационная работа дипломатических представительств не исчерпывается только сбором и направлением в Центр нужной и важной информации. Есть и другое ее измерение, которое можно назвать информационно-разъяснительной работой в стране пребывания.

За рубежом сохраняется высокий уровень интереса к России, поэтому для поднятия авторитета нашей страны и расширения круга ее друзей, улучшения атмосферы отношений между Россией и страной пребывания важно правильно построить информационно-разъяснительную работу. Для этого, прежде всего, необходимо иметь надежные каналы получения информации об обстановке на Родине, причем не только официальные, но и инициативные. Какое бы то ни было жесткое ограничение информационного обеспечения дипломатической работы неуместно. Спутниковое телевидение, радиопередачи, печатная продукция, встречи с представителями и даже друзьями из Москвы будут хорошим дополнением к тем ориентировкам, которые поступают из Министерства иностранных дел.

Дип. работники, опираясь на полученную информацию, доносят до общественности страны пребывания достоверную и нужную информацию о жизни нашей страны, целях и особенностях ее внешней и внутренней политики. Для этого используются многочисленные приемы, завтраки, обеды, коктейли и иные протокольные мероприятия. Специально организуются для этого всевозможные брифинги и пресс-конференции. Нередко послам и старшим дипломатам предоставляется возможность выступить по каналам местного радио и телевидения. Эти и многие другие формы информационно-разъяснительной работы содействуют расширению деловых контактов, пополняют ряды друзей и сто­ронников, резко увеличивают возможности для получения нужной Отечеству информации.

Итак, значимость работы дипломатических структур по сбору, обработке и использованию информации международного характера трудно переоценить.Причем не только с точки зрения функци­онирования самого внешнеполитического ведомства, но проектирования международных связей России в целом. Информационные характеристики дипломатической службы определяют эффективность и действенность международной деятельности государства, статус, роль и место МИД в системе государственного управления. Зависят они от многих факторов, но прежде всего от профессионализма дипломатических служащих, их ответственности и творческого отношения к делу.

И еще: анализ имеющихся в посольствах в других представительствах российских ведомств в стране пребывания, директивных источников планирования и внутриведомственных нормативных материалов показывает, что значительная часть информационно-справочных и отчетных материалов направляется в Центр с определенной периодичностью в течение каждого года.

Основываясь на этой закономерности, в целях совершенствования планирования и контроля за исполнением заданий и поручений Центра в посольстве рекомендуется иметь стандарт-план подготовки и направления в Центр информационных, отчетных и иных материалов. Стандарт-план, как свидетельствует опыт, значительно систематизирует и облегчает работу диппредставительства. План обязательно должен содержать следующие разделы: ежегодные отчетные документы; организационно-распорядительные документы (планы, положения о работе и т.п.); информационные материалы (политписьма, справки, информации, записи бесед, обзоры прессы и др.); консульские документы; бухгалтерские и хозяйственные документы; типовые материалы, направляемые в Центр по линии других российских учреждений. План должен содержать не только наименования основных документов с указанием директивных сроков их направления в Центр, но и ответственных лиц за их подготовку.

Стандарт-план должен быть органически увязанным со всеми с инициативными источниками планирования работы, прежде всего с личными творческими планами служащих. Такого рода планы должны составляться по единой форме и при участии руководителей посольства. Это позволяет ориентировать личные творческие планы на решение главных задач диппредставительства, на изучение и подготовку информационно-справочных материалов не по второстепенным, а прежде всего по наиболее актуальным, «горячим» проблемам.

Литература

1. Венская Конвенция о дипломатических сношениях от 18 апреля 1961 г. Ратифицирована Президиумом Верховного Совета СССР 11 февраля 1964 г. // Сборник материалов по консульским вопросам. Документы и нормативные акты. М., 1997. С. 194—212.

2. Венская Конвенция о консульских сношениях от 24 апреля 1963 г. Указ Президиума Верховного Совета СССР о присоединении к Конвенции принят 16 февраля 1989 г. // Сборник материалов по кон­сульским вопросам. Документы и нормативные акты. М., 1997. С. 213-251.

3. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации. Утверждено Президентом Российской Федерации 14 марта 1995 г. № 271 // Собрание законодательства РФ. 1995. № 42. Ст. 1033.

4. Положение о посольстве Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации 28 октября 1996 г. № 1497 // Собрание законодательства РФ. 1996. № 45. Ст. 5090.

5. Положение о Чрезвычайном и Полномочном После Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации 7 сентября 1999 г. № 1180// Собрание законодательства РФ 2000 № 01. Ст. 101.

9. Положение о консульском учреждении Российской Федерации Утверждено Указом Президента Российской Федерации 5 ноября 1998 г. № 1330 // Сборник материалов по консульским вопросам. До­кументы и нормативные акты. Том II. С. 5—10.

10. Артемов В.Л. Опыт политического анализа содержания прессы М., 2000.

11. Леонов Н.С. Информационно-аналитическая работа в загранучреждениях. М, 1996.

12. Зорин В.А. Основы дипломатической службы. М., 1977.

13. Попов В.И. Современная дипломатия: Теория и практика. Курс лекций. Часть 1: Дипломатия — наука и искусство. М., 2000.

 

[1] См.: Венская Конвенция о дипломатических сношениях от 18 апреля 1961 г. Ратифицирована Президиумом Верховного Совета СССР 11 февраля 1964 г. // Сборник материалов по консульским вопросам. Документы и норма­тивные акты. М., 1997. С. 195.

[2] См.: Путин В.В. Несмотря ни на какие проблемы и потери, потенциал нашей страны остается огромным. Выступление на Совещании послов и посто­янных представителей МИД России 12 июня 2002 г.

[3] См.: Указ Президента Российской Федерации от 14 марта 1995 г. № 271. Об утверждении «Положения о Министерстве иностранных дел Российской Федерации»

[4] См.: Указ Президента Российской Федерации от 28 октября 1996 г., № 1497. Об утверждении «Положения о Посольстве Российской Федерации»

[5] См.: Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно-практическое пособие / Отв. ред. Е.В.Охотский. М., 2001. С. 234.