Принципы эффективного использования времени

Мы, качалось бы, теряем минуты, а незаметно проходит вся жизнь. И поэтому так важно уделять внимание в наше стремительно летящее время разумному использованию этого, так быстро ускользающего ресурса.
Отметим, что люди достаточно давно были озабочены управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.
Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.
Во втором поколении появились самые разные календари и деловые диевники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.
Третье поколение отражает более современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей.
Сегодня возникает уже четвертое, совсем иное поколение управления временем. Счал о понятным, что главная задача теперь — не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам следует не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, 80% всех результатов достигается нами в течение 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь на 20%.
Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в табл. 9. Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.
Таблица 9
Матрица управления временем

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с «горящим сроком» исполнения	Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные	3	4
Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности	Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение

 

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются двумя факторами: срочностью и важностью.
Срочное — это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас». А какие дела можно назвать важными?
Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши наи- важпейшие цели.
Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас: «Делай!» Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат.

Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то легко переходим к реагированию на срочное.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми «горячими» проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к неважным и несрочным делам (квадрат 4). Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.
Другие люди значительную часть времени тратят на срочные, но не важные дела (квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но в действительности срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.
Руководители эффективные держатся в стороне от дел, обозначенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или нет — прежде всего они неважные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квадрате 2.
Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.
Возможные последствия сосредоточения вашей деятельности в решении дел, обозначенных в каком-либо из квадратов, показаны в табл. 10.
Таблица 10
Последствия деятельности руководителя

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
Стресс Самосожжение Управление в условиях кризиса Постоянный пожар и «вечный бой»	Видение перспективы Баланс сил Дисциплинированность Контроль Малое количество кризисных ситуаций
Неважные	3	4
Концентрация на краткосрочном Управление в условиях кризиса Репутация хамелеона Представление о бессмысленности целей и планов Ощущение себя жертвой, не владеющей собой Слабые или разорванные отношения	Полная безответственность Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств Увольнение с работы

 

Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата 2, одновременно сокращая деятельность по выполнению дел, обозначенных во всех остальных квадратах [221, с. 16].
Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не' просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в плане личной деятельности [225, с. 12].

 

Как показывают многочисленные исследования, из каждых ста менеджеров только один имеет достаточно времени. Сегодня время — это не только деньги. Оно дороже денег. Время необратимо. Его нельзя умножить и накопить. Неисполь­зованное время уходит безвозвратно.

 

Перед каждой страной стоит проблема научиться экономить время деловых людей и руководителей.

 

Даже квалифицированные, опытные менеджеры порой допускают достаточно типичные ошибки: переносят принятие решения па потом, выполняют работу не до конца, стремятся делать все сразу или все сами, не умеют правильно разграничить функции между подчиненными, недооценивают значение планирования личной работы, не верят в возможность эффективной организации личного труда.

 

Зайверт называет тридцать самых главных причин потерь времени.

 

30 «ПОГЛОТИТЕЛЕЙ» ВРЕМЕНИ

 

1. Нечеткая постановка цели.

 

2. Отсутствие приоритетов в делах.

 

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

 

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их реше­ния.

 

5. Плохое планирование трудового дня.

 

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

 

7. Чрезмерное чтение корреспонденции.

 

8.Скверная система досье.

 

9.Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

 

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

 

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

 

12. Отрывающие отдела телефонные звонки.

 

13. Незапланированные посетители.

 

14. Неспособность сказать «Нет».

 

15. Неполная, запоздалая информация.

 

16. Отсутствие самодисциплины.

 

17. Неумение довести дело до конца.

 

18. Отвлечения (шум и др.).

 

19. Затяжные совещания.

 

20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

 

21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

 

22.Болтовня на частные темы.

 

23.Излишняя коммуникабельность.

 

24. Чрезмерность деловых записей.

 

25.Синдром «откладывания».

 

26.Желание знать все факты.

 

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

 

28.Спешка, нетерпение.

 

29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

 

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

 

Чтобы успевать делать больше в меньшее время требуется всего два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необ­ходимо следовать ряду правил:

 

• точно определить свою цель;

 

• составить план ее достижения;

 

• сосредоточиться на главном;

 

• придумывать себе стимулы;

 

• установить твердые сроки;

 

• научиться быть решительным;

 

• научиться говорить «нет»;

 

• не увязать в телефонных разговорах;

 

• приобрести привычку записывать все самое важное;

 

• ликвидировать досадные помехи;

 

• научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;

 

• не упускать из виду мелочи;

 

• приступать к делу сразу же;

 

• полнее использовать время;

 

• следить за использованием свободного времени;

 

• ежедневно контролировать выполнение намеченного;

 

• менять занятия;

 

• уважать свое время.

 

Соблюдая эти правила, вы окажетесь в том мире, где время перестанет быть вашим противником.

 

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать.

 

ЗАКОН ПАРЕТО В ПЛАНИРОВАНИИ ВРЕМЕНИ

 

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соот­ветствии с законом Парето, 80% всех результатов достигается нами в течение 20% по­траченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывает­ся, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь па 20%.

 

Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в табл. Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.