экспертизы ценности документов

 

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (Приложение № 1), временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение № 2) и по личному составу (Приложение № 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложение № 4).

В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов (далее - ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (Приложение № 5). Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

Экспертно проверочная комиссия (далее - ЭПК) архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После утверждения организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2011 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Приложение № 1

 

(наименование организации)

Фонд №			УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ №
дел постоянного хранения	(наименование должности руководителя организации)
за		год
	(подпись)		(расшифровка подписи)
	Дата

 

Наз­ва­ние раз­де­ла (струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния ор­га­ни­за­ции)
№ п/п	Ин­декс де­ла	За­го­ло­вок де­ла	Край­ние да­ты	Кол-во лис­тов	При­ме­ча­ние

В данный раздел описи внесено ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

 

литерные номера: ___________________________

пропущенные номера: _______________________

 

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(расшифровка подписи)
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

 

УТВЕРЖДЕНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения	Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от		№			от		№

 

 

 

Приложение № 2

 

(наименование организации)

Фонд №

УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ №

дел временного (свыше 10 лет) хранения

(наименование должности руководителя организации)

за

год

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата

 

Наз­ва­ние раз­де­ла (струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния ор­га­ни­за­ции)
№ п/п	Ин­декс де­ла	За­го­ло­вок де­ла	Край­ние да­ты	Срок хра­не­ния	Кол-во лис­тов	При­ме­ча­ние

 

В данный раздел описи внесено ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

 

литерные номера:_____________________________

пропущенные номера: _________________________

 

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

 

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от

№

 

 

Приложение № 3

 

 

(наименование организации)

Фонд №			УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ №
дел по личному составу	(наименование должности руководителя организации)
за		год
	(подпись)		(расшифровка подписи)
	Дата

 

Наз­ва­ние раз­де­ла
№ п/п	Ин­декс де­ла	За­го­ло­вок де­ла	Край­ние да­ты	Кол-во лис­тов	При­ме­ча­ние

 

В данный раздел описи внесено ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

 

литерные номера: _____________________________

пропущенные номера: _________________________

 

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

 

Начальник службы кадров (инспектор по кадрам)
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

 

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации	Протокол ЭПК архивного учреждения
от		№			от		№

 

 

Приложение № 4

 

 

(наименование организации)

АКТ		УТВЕРЖДАЮ
	№
		(наименование должности руководителя организации)
(место составления)
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих	(подпись)		(расшифровка подписи)
хранению	Дата

 

На основании

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

 

 

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №

(название фонда)

 

№ п/п	За­го­ло­вок де­ла или груп­по­вой за­го­ло­вок до­ку­мен­тов	Край­ние да­ты	Но­ме­ра опи­сей	Ин­декс де­ла по но­мен­кла­ту­ре или № де­ла по опи­си	Кол-во ед. хр.	Сро­ки хра­не­ния и но­ме­ра ста­тей по пе­реч­ню	При­ме­ча­ние

 

Итого		ед. хр. за		годы
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК

 

(наименование архивного учреждения)

(протокол от

№

)

 

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от

№

 

Документы в количестве ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом		кг сданы в
			(наименование организации)

 

на переработку по приемо-сдаточной накладной от

№

 

Наименование должности работника, сдавшего документы
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

 

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

 

 

Приложение № 5

 

 

(название государственного архива)

 

(название организации)

Фонд № ____

Опись № ____

 

 

(название описи)

 

 

 

(крайние даты)

 

Приложение № 5

 

УТВЕРЖДАЮ

Протокол ЭПК

(название архива)

№

Фонд №

Опись №

За год

 

№ ед. уче­та

№ ед. хр.

За­го­ло­вок ед. уче­та

Да­та соз­да­ния

Объ­ем (Мбайт)

Кол-во за­пи­сей (для баз дан­ных)

Фор­мат дан­ных

Сос­тав тек­сто­вой соп­ро­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции

При­ме­ча­ние

В данный раздел описи включено

ед. учета с №

по №

;

(цифрами и прописью)

ед. хр. с №

по №

объемом

Мбайт.

(цифрами и прописью)

 

Всего в опись включено

ед. учета с №

по №

;

(цифрами и прописью)

ед. хр. с №

по №

объемом

Мбайт.

(цифрами и прописью)

 

(наименование должности составителя описи)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (ЦЭК) организации №

 

Председатель ЭК (ЦЭК) организации
	(должность, подпись, расшифровка подписи)

ЛИТЕРАТУРА

 

1. О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение»

2. А. Ю. Чмыхало «Архивное дело»

3. А.Д. Тельчаров «Архивоведение» (конспект лекция).- М.: «Приор-издат», 2005.- 71 с.

4. С.Ю.Малышева «Основы архивоведения»

5. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова «Архивоведение»

[1] Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации»