Использование расширенной фильтрации данных

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе должно быть не менее трех пустых строк сверху от списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора.

Диапазон условий содержит набор условий поиска, который можно использовать совместно с командой Расширенный фильтр. Диапазон условий состоит по крайней мере из одной строки подписей условий и одной строки собственно условий.

1. Выделите заголовки фильтруемых столб­цов списка и нажмите кнопку Копировать.

2. Выделите первую пустую строку диапазона условий отбора и нажмите кнопку Вставить.

3. Введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка.

4. Укажите ячейку в списке.

5. В меню Данные выберите команду Фильтр, а затем команду Расширенный фильтр(рис. 26.3).

6. Чтобы показать результат фильтрации, установите переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте.

7. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место. Перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.

8. Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

9. Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку свертывания диалогового окна.

10. Если присвоить диапазону имя Критерии, то ссылка на диапазон будет автоматически появляться в поле Диапазон условий. Можно также определить имя База_данных для диапазона фильтруемых данных и имя Извлечь для области вставки результатов. Ссылки на эти диапазоны будут появляться автоматически в полях Исходный диапазон и Поместить результат в диапазон.

11. Когда отобранные строки скопируются в другое место, можно указать столбцы, включаемые в копию. Перед фильтрованием скопируйте заголовки нужных столбцов в первую строку области вставки результатов. При фильтровании введите ссылку на скопированные заголовки столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Скопированные строки будут включать только столбцы, заголовки которых были скопированы.

Пример использования расширенного фильтра показан на рисунке 26.4 .

В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых на несколько столбцов, а также условия, создаваемые как результат выполнения формулы.

Несколько условий для одного столбца. При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки.

Одно условие для нескольких столбцов. Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора. Для наложения ограничений на значения в различных столбцах и отображения нужных строк, можно использовать команду Автофильтр из меню Данные.

Разные условия для разных столбцов. Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце или отвечающие другому условию – в другом столбце, введите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора.

Условия, создаваемые как результат выполнения формулы. В качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка условия; либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте заголовок, не являющийся заголовком столбца на листе.

Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать для ссылки на подпись столбца или на соответствующее поле в первой записи относительную ссылку. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными, а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.

При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо ссылки или имени диапазона в ячейке будет выведено значение ошибки #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.